SwagUp + Trello

Nye forretningsideer lykkes ikke uten et solid støttesystem. Når en bedrift har systemer og arbeidsflyter som virker i kulissene, kan dette hjelpe bedriften betydelig – spesielt bedrifter i oppstarten – med å tilpasse seg når det dukker opp muligheter til innovasjon.

Da entrepenøren Michael Martocci rettet blikket mot markedsføringsprodukter (også kalt «swag») og grunnla SwagUp (fra mammas garasje i New Jersey, så klart), ville han skape en swagleverandør for nyetableringer. Men som entreprenør var han hele tiden på utkikk etter nye ideer og muligheter til innovasjon, og Trello gjorde det mulig.

SwagUp finner sin nisje

Selv om swag har utviklet seg til noe mer enn kopper og vannflasker med logo på – tenk bare på Jenga-klosser og hoverboards (ja, hoverboards) – har praksisen i bransjen og leverandøralternativet vært uforandret i mange år. «Det er 20 eller 30 selskaper som står for halvparten av omsetningen, og den andre halvdelen er fordelt på 30 000 selskaper», sier Michael.

Denne fragmenteringen skaper en ubehagelig kundeopplevelse, for å si det mildt. Noen kunder må jobbe med flere leverandører for å få produktene de trenger. Det gjør at bestillingsprosessen tar tid og blir for komplisert og uoversiktlig. Andre velger å overlate administrasjon av bestillingsprosessen til markedsføringsbyråer, som er lettere, men dyrere.

Svakhetene i dette systemet ble tydelige for Michael da et selskap kontaktet ham og ba om en «swag pack» – en samling av merkeartikler – for å dele ut til nyansatte. «Det innebærer mye arbeid å få i stand en pakke. Siden én kunde trengte hjelp til dette, tenkte vi at det sikkert var flere der ute», forteller han.

Dette fikk Michael til å revurdere forretningsideen sin og etter hvert endre kurs. I stedet for å ta i bruk den omstendelige modellen som allerede fantes, skulle SwagUp strømlinjeforme opplevelsen for kundene ved å tilby enkel bestilling og problemfri e-handel, i tillegg til designtjenester og utforming av pakker. De håndterer også oppbevaring, levering og forsendelse. Det betyr at SwagUp tar seg av det logistiske arbeidet som kundene tidligere ville gjort, noe som gjør den sømløse opplevelsen enda mer verdifull.

For å klare den ambisiøse omstillingen måtte Michael utvikle et system som kunne håndtere logistikken og forretningsarbeidsflytene som var nødvendige for å virkeliggjøre den innovative ideen.

Bygge forretningsarbeidsflyter fra start til slutt

Når du går inn på en Trello-tavle, forstår du umiddelbart hvordan den fungerer. Det finnes egentlig ingen læringskurve.

«Jeg forteller mennesker at jeg startet dette selskapet med Wix, Typeform og Trello. Disse tre verktøyene er klare til bruk, lett tilgjengelige og til en viss grad gratis», sier Michael.

Den første arbeidsflyten Michael utviklet, var en salgspipeline for å administrere hele kundelivssyklusen, fra innsending av bestilling til levering av swag. Han valgte Trello på grunn av den visuelle utformingen og det prosessdrevne designet. Han visste også et det kom til å bli lett å lære opp de ansatte på Trello – en nøkkelfaktor i å komme raskt i gang med det nye initiativet. «Når du går inn på en Trello-tavle, forstår du umiddelbart hvordan den fungerer», sier Michael. «Det finnes egentlig ingen læringskurve.»

Michael automatiserte deler av salgspipelinen ved hjelp av Zapier for å spare enda mer tid. Hver gang en kunde sendt inn en bestilling på SwagUps nettsted, automatiserte Zapier et Trello-kort, som igjen varslet SwagUp. Kortet ble tilordnet en designer, deretter sendt vider til kontoadministrasjon, og så videre. Etter hvert som kortene ble flyttet over Trello-tavlen, kunne teamet visualisere hvor hver kunde var i prosessen og hva som var neste steg.

Da Michael så hvor godt Trello støttet salgsprosessen, flyttet han flere teamarbeidsflyter til plattformen. Han opprettet en driftstavle for å administrere innkjøp og leverandørbestillinger. Bestillingene deres er detaljerte, og Trello fungerte som et sentralt sted for å overvåke og administrere disse detaljene. «Vi holdt oversikt over alt på den tavlen – datoen vi trengte en vare, fargen – alt sammen», forteller Michael.

Vi hadde sjekklister på kortene våre for å sikre at vi hadde all informasjonen bestillingsteamet vårt trengte for å gjøre jobben.

Fra driftstavlen ble bestillingsforespørseler sendt til leverandører, noe som utløste en leveringsarbeidsflyt. På Trello-kortene indikerte leverandørene om de hadde akseptert en bestilling og når den var sendt. Etter hvert som SwagUps leveringsarbeidsflyt ble mer robust, begynte Michael å se verdien av Power-Ups – som legger til mer funksjonalitet og integrasjoner med andre viktige forretningsverktøy på en hvilken som helst Trello-tavle.

I seks måneder brukte SwagUp en gratis versjon av Trello, men Michael ble ivrig etter å bygge ut funksjonaliteten, spesielt for å inkludere fraktinformasjon på kortene. Power-Up-en Pakkesporer legger til sporingsnumre fra forsendelser rett på Trello-kort. Dette sørger for oppdatert informasjon og leveringsdatoer rett i Trello. «Vi sender og mottar hundrevis av pakker hver dag. Det er nyttig å se på et kort og se om pakken har kommet frem eller ikke og forstå hvor den er», forteller han.

SwagUp gjør det stort

Jeg tror ikke vi kunne ha gjort det på noen annen måte. Vi hadde ikke overlevd uten Trello.

På litt over to år har en innovativ forretningsidé blitt til en innovativ forretning, og Michael takker Trello for å ha spilt en avgjørende rolle i den forvandlingen. Og selskapets investering i en ny kundeopplevelse i en statisk bransje gir resultater: SwagUp har fått 800 kunder, nærmer seg 2000 bestillinger og forventer en bruttoomsetning på mellom 8 og 9 millioner dollar i 2019.

«Jeg tror ikke vi kunne ha gjort det på noen annen måte. Vi hadde ikke overlevd uten Trello», sier Michael. «Ikke bare slo det sammen prosessene våre og hjalp alle med å forstå rollene sine, men vi klarte å automatisere essensielle deler av prosessen, slik at vi kunne bevege oss mye raskere og vokse til et selskap verdt flere millioner dollar med et team på ti personer.»