BurgerFi + Trello

Hoe is het om deel uit te maken van 's werelds snelstgroeiende foodservice-segment? "Druk", zegt Steven Buckley, Chief Operating Officer bij BurgerFi. De fast-casual hamburgerfranchise heeft de afgelopen vijf jaar bijna 100 restaurants in de VS geopend: “We worden constant uitgedaagd om de beste te zijn. Ons doel is om niets minder dan de segmentleider te zijn.” Het bedrijf met het hoofdkantoor in Florida staat bekend om hun karakteristieke 'gemerkte' hamburgerbroodjes en uitstekende ingrediënten, en heeft doelbewust een bijzondere eetervaring gecreëerd via hun bedrijfsmerk en lokale franchisenemers.

Onze belangrijkste aandachtspunten in het bedrijf zijn continue innovatie en de toepassing van geavanceerde technologie met onze voedselproducten en servicemodi.

Als franchisebedrijf moeten de doelstellingen van BurgerFi op alle niveaus van het bedrijf worden gecommuniceerd en gedeeld, van senior leidinggevenden tot algemene managers van winkels. Het verspreiden van informatie binnen afdelingen en franchiselocaties is geen kleine opgave wanneer er meer dan 300 personen zijn die over het hele land met elkaar verbonden moeten worden. Om de groeiresultaten te bereiken waarnaar ze op zoek waren, moest BurgerFi al hun teamleden verenigen rond dezelfde prioriteiten.

Hoe Trello op het toneel verscheen

Toen Steven begin 2015 aan boord kwam, erkende hij de noodzaak van een communicatie- en organisatietool die in de hele organisatie kon worden ingevoerd en gebruikt. Het moest gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn, ongeacht locatie, digitale aanleg of apparaat. Hij had Trello in gebruik gezien toen hij voor een andere organisatie werkte, en was onder de indruk:

Wat ons in eerste instantie aantrok in Trello was het vermogen om doelen op hoog niveau te creëren en deze uit te rollen over systeembrede tactieken voor uitvoering, met volledige verantwoording op alle niveaus van de organisatie.

Steven presenteerde Trello aan BurgerFi als een middel voor samenwerking en projectmanagement en zag hoe het een eigen leven is gaan leiden in het bedrijf. Leden begonnen de mogelijkheden te verkennen voor initiatieven tussen verschillende departementen, zoals onboarding van franchisenemers, marketing voor onderpandbeheer en vastgoedontwikkeling.

In feite gebeurden er drie belangrijke dingen toen BurgerFi zijn organisatie verenigde rond een centrale tool:

1. Er was binnen de bedrijfscultuur een positieve verschuiving zichtbaar naar verantwoordelijkheid en eigendom van projecten.
2. Individuele inspanningen werden beter afgestemd op de hoogste prioriteiten van het bedrijf.
3. Communicatie tussen afdelingen en met franchisenemers werd eenvoudiger en gemakkelijker te beheren.

Trello is een geweldige tool voor samenwerking tussen afdelingen.

In de twee jaar dat Trello gebruikt wordt, is het volgens Steven een krachtige bron van informatie en beheer geworden voor personen op alle niveaus binnen hun organisatie. Met meer dan 150 borden die actief in gebruik zijn door meer dan 300 teamleden, zegt Steven dat Trello een eigen leven is gaan leiden binnen de bedrijfscultuur. Medewerkers en franchisenemers van BurgerFi gebruiken Trello regelmatig op allerlei manieren:

• Organiseren van de bedrijfsstructuur
• Vergaderingen houden
• Presentaties maken
• Agenda's erbij pakken
• Documenten toevoegen
• Social media beheren
• Marketingcampagnes ontwikkelen
• Nieuwe teamleden trainen
• Ontwikkeling van ideeën volgen
• Dagelijks restaurantbeheer
• Nieuwe bedrijfslocaties verkennen

En hoewel iedereen bij BurgerFi dezelfde voordelen ontleent aan Trello, heeft ieder team aangepaste workflows ontwikkeld om prioriteit te geven aan de doelen die essentieel zijn voor bedrijfsgroei.

De beste BurgerFi-teamborden

Op het gebied van Trello-borden heeft BurgerFi werknemers aangemoedigd om aangepaste workflows te ontwikkelen die op hun behoeften aansluiten. Om een gevoel van teamspirit te bevorderen te midden van deze diversiteit, heeft BurgerFi een aantal standaardachtergronden van het eigen merk voor de borden ontwikkeld waaruit werknemers kunnen kiezen. Het resultaat is een brede verzameling borden die voldoen aan de verschillende behoeften van ieder team om zo bij te dragen aan organisatorische doelen op het hoogste niveau. Hier zijn enkele van de beste Trello-workflows van BurgerFi:

Directory van het bedrijf

De workflow: het bord voor bedrijfsoverzicht van BurgerFi is een overzicht op het hoogste niveau van iedere afdeling en hun bijbehorende Trello-borden die momenteel in gebruik zijn bij het bedrijf.

Te gebruiken voor: de gehele organisatie

Tips voor het bouwen van borden: met behulp van lijsten wordt iedere afdeling in kaarten georganiseerd, inclusief teamleden en links naar borden die door dat team worden gebruikt. Medewerkers kunnen dit bord op ieder moment bekijken om de status van teams en hun topprojecten op hoog niveau te zien.

Franchisebeheer

De workflow: Er wordt een set franchiseborden verstrekt aan nieuwe bedrijfseigenaren zodat ze bekend kunnen worden met de bedrijfsdoelen, en er wordt hen een volledige reeks managementborden aangeboden voor het dagelijks beheer van hun restaurant.

Te gebruiken voor: verspreide teams

Tips voor het aanmaken van borden: Bewaar voorbeeldversies van borden zoals ‘Winkellogboeken’, ‘Klachten van klanten’ en ‘HR-management’ om het opzetten voor nieuwe eigenaren eenvoudig te maken.

Agenda voor teamvergaderingen

De workflow: Steven gebruikt een speciaal bord als agenda om zijn wekelijkse vergaderingen te organiseren. Lijsten en kaarten worden geordend op basis van de verschillende projecten en belangrijkste taken die ze binnen het hele bedrijf volgen.

Te gebruiken voor: managementteams

Tips voor het aanmaken van borden: vervaldatums zijn essentieel om toezeggingen op schema te houden. Toegewezen teamleden worden getagd in opmerkingen op projectkaarten, en eigenaarschap komt voort uit regelmatige check-ins dankzij wekelijkse vergaderingen.

Bedrijfsontwikkeling

De workflow: het vastgoedteam van BurgerFi beheert de ontwikkeling van nieuwe restaurantlocaties via Trello. Borden worden gebruikt om belangrijke documenten zoals beoordelingen, plannen, contracten en huurovereenkomsten te organiseren, evenals het begeleiden van vergaderingen van de locatiecommissie.

Te gebruiken voor: groeiteams

Tips voor het bouwen van borden: een integratie met de bouwsoftware van het vastgoedteam houdt processen gestroomlijnd. Documenten voor locatieontwikkeling worden georganiseerd op een manier die meerwaarde biedt aan het vergaderproces van hun locatiecommissie, zodat ze alle materialen bij de hand hebben voor eenvoudige referentie.

Feedback van klanten

De workflow: feedback van klanten over hun BurgerFi-ervaring wordt verzameld en doorgestuurd naar een specifiek bord voor verdere analyse en acties.

Te gebruiken voor: supportteams

Tips voor het bouwen van borden: E-mail naar bord is een nuttig hulpmiddel in het feedbackproces. Alle opmerkingen van klanten die per e-mail binnenkomen worden direct doorgestuurd naar het bord. De extensie CardCounter for Trello houdt het aantal inzendingen bij in elke fase van de respons.

Het geheime ingrediënt? Onboarden

Tegenwoordig maken alle teamleden van BurgerFi wel gebruik van Trello voor bepaalde aspecten van hun werk. Hoewel het een belangrijk middel is geworden voor samenwerking en projectmanagement, merkt Steven op dat de implementatie bijna zes maanden duurde om teamworkflows zo geoptimaliseerd en efficiënt te maken als ze nu zijn.

Het implementeren van Trello was een succes dankzij gedetailleerde training voor alle werknemers, ondersteund door toewijding aan het platform op senior niveau.

Om Trello optimaal te kunnen benutten is een van de belangrijkste stappen die ze hebben genomen het maken van aangepaste onboardingvideo's om nieuwe gebruikers te trainen. In de videoserie behandelen ze de basisprincipes voor het gebruik van Trello, en hoe er specifiek gebruik van wordt gemaakt bij BurgerFi.

Ze bieden ook onboardingsmiddelen en voorbeeldborden voor nieuwe franchise-eigenaren aan, zodat ze letterlijk hun volledige werkzaamheden met Trello kunnen uitvoeren. Zo kunnen ze samenwerken aan zaken als winkellogboeken, gezondheidsinspecties en voedselveiligheid, klachten (en complimenten!) van klanten, bedrijfswinkelbezoeken en human resources, waarbij zakelijke contacten gemakkelijk toegankelijk zijn via het opmerkingengedeelte op kaarten of via de teampagina.

We zetten ons in om Trello-training op te nemen als component van de onboarding- en trainingssystemen van BurgerFi voor alle werknemers en franchisenemers.

Echte groei is een collectieve mindset

Steven vertelt dat wanneer je door hun hoofdkantoor loopt, je overal Trello-borden op schermen ziet. “Ik weet niet hoe we zonder Trello ons werk zouden kunnen doen”, voegt hij toe.

Dat klinkt misschien overdreven, maar de cijfers zeggen wat anders. Nu de restaurantindustrie als geheel naar verwachting dit jaar $780 miljard aan inkomsten zal genereren via meer dan een miljoen foodservicelocaties in de VS, betekent dat "doen" wat BurgerFi doet, namelijk het opbouwen van een levendig, vooruitstrevend (en overheerlijk) bedrijf, dat de kracht vereist die voortkomt uit het verenigen van elk teamlid rond dezelfde groeidoelen.