Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley werd een enthousiaste #plantparent toen hij marketingmanager was bij een groot technologiebedrijf.

Het begon met een simpele zoektocht naar iets waar hij voor kon zorgen nadat hij van Boston naar Austin was verhuisd, waardoor hij zijn hond moest achterlaten (maak je geen zorgen, de hond woont nu bij Lawrence's vriendin). In zijn nieuwe huis in Austin kon hij geen huisdieren houden, dus stapte Lawrence over op planten. Een paar planten werd een boel planten, en een boel planten werd ... een oerwoud. 'Opeens had ik 40 planten in mijn appartement,' zegt hij.

Thuis genoot Lawrence van al zijn groene kinderen, en op zijn werk zag hij trends ontstaan in de sector die te maken had met zijn nieuwe passie: 'Ik zag dat er veel investeringen werden gedaan in online plantbedrijven en ik wist dat daar een grote kans voor het oprapen lag.'

Hij realiseerde zich ook dat online kwekerijen zich niet richtten op makkelijke planten: de planten die het goed doen in een omgeving met weinig licht en die niet veel water nodig hebben. En zo ontstond de missie van Desk Plants: iedereen, van beginnende planteneigenaar tot de grootste #plantaddict, zou moeten kunnen genieten van alles wat kamerplanten je kunnen bieden. Lawrence begon eind 2018 met Desk Plants en biedt een samengestelde selectie planten die praktisch niet dood te krijgen zijn.

Hij was razend enthousiast maar hij kreeg al snel te maken met de uitdagingen die komen kijken bij een klein bedrijf. Hij vond het vooral moeilijk om zijn team op de hoogte te houden van de meest actuele informatie over het bedrijf, of ze nu op kantoor, in een kas of op de markt werkten. Trello kwam naar voren als de oplossing voor dit groeiende probleem.

Georganiseerd werken (en blijven) met Trello

'We hebben Trello gekozen omdat het goed is ontworpen. Trello heeft een prachtig ontwerp, is intuïtief en sloeg echt de spijker op de kop met wat we moesten oplossen.'

'Ik geef het gelijk toe, ik heb geen gave voor organiseren,' zegt Lawrence. 'Het is voor mij een voortdurende uitdaging. En als het voor mij al lastig is, dan is het nog erger voor mijn team. Ze kunnen immers geen gedachtelezen.'

Lawrence en zijn team van werknemers en leveranciers werkten in Desk Plants met papieren notitieboekjes en whiteboards. 'We gebruikten methoden uit de steentijd. Alles was handgeschreven en er stond nergens iets centraal opgeslagen', zegt Lawrence. 'Dingen raakten regelmatig kwijt of werden weggegooid.' Dit inefficiënte systeem kon het bedrijf de das omdoen; als teamleden geen toegang hadden tot deze enige bron van waarheid, konden ze ook geen beslissingen nemen. Het vinden van een digitale oplossing om het primitieve notitiesysteem van Desk Plants te vervangen, werd een belangrijke prioriteit.

Lawrence was vaag bekend met Trello voordat hij zijn bedrijf begon, en hij dacht dat het ook zou kunnen werken voor zijn team. Daarom stelde hij deze oplossing voor aan zijn team, samen met twee andere digitale tools. Ze namen een middag de tijd om alle opties te verkennen en namen samen een beslissing. 'We hebben voor Trello gekozen omdat het goed is ontworpen. Trello heeft een prachtig ontwerp, is intuïtief en sloeg echt de spijker op de kop met wat we moesten oplossen

Om een centrale hub te maken, moest Lawrence eerst informatie uit zijn notitieboekjes halen en bepalen voor welke ondersteunende en kernfuncties Trello-borden nodig waren. 'Ik pakte vijf notitieboekjes die ik vaak gebruikte. Ze lagen in mijn kantoor, mijn rugtas, mijn auto en mijn thuiskantoor,' legt hij uit. 'Ik keek naar mijn gekrabbel en organiseerde de verschillende gebieden van Desk Plants waar we regelmatig mee te maken hadden.'

Lawrence maakte een Trello-bord om elk kerngebied te beheren:

• Evenementen
• Sales
• Marketing
• Kweekactiviteiten
• Klantenservice

Hij maakte ook een algemeen bord om nieuwe ideeën en projecten bij te houden die niet op de andere borden pasten. Zo kon iedereen in realtime zien welke taken werden uitgevoerd en welke waren voltooid, ongeacht waar ze werkten.

Virginia Stroup, de kweekkasmanager van Desk Plants, kijkt bijvoorbeeld regelmatig op Trello op haar telefoon omdat ze het grootste deel van haar dag niet achter haar computer zit. 'Het is erg belangrijk om iedereen op hetzelfde spoor te houden, ongeacht waar we zijn', zegt Lawrence. 'Alles is zoveel efficiënter geworden en dat is van enorme waarde geweest voor het bedrijf.'

Goed voor planten en je bedrijf: advies van een eigenaar van een klein bedrijf

'Onze bestellingen per uur zijn in de afgelopen zes weken met 30% toegenomen. En het lijkt me geen toeval dat dit gebeurd is nadat we onze activiteiten hebben gestroomlijnd met Trello.'

Klanten die een makkelijk te verzorgen plant bestellen bij Desk Plants ontvangen een kaartje met plantverzorgingstips bij hun bestelling. Desk Plants maakt deze kaartjes omdat er zoveel informatie over plantverzorging online staat, en klanten graag overzichtelijk advies willen over hoe ze de plant die zij hebben uitgekozen het beste kunnen verzorgen.

Lawrence heeft een duidelijk advies voor eigenaren van nieuwe kleine bedrijven. 'Trello is een van de tools die je vanaf dag één wilt gebruiken om georganiseerd te werken', zegt hij. 'Als je een bedrijf opzet, raak je gemakkelijk het overzicht kwijt. Trello helpt je om alle dingen die je wilt doen op een rijtje te zetten, terwijl je alle dingen die je moet doen één voor één afwerkt.'

In het geval van Desk Plants heeft deze eenvoudige strategie een duidelijk resultaat gehad. 'Onze bestellingen per uur zijn in de afgelopen zes weken met 30% toegenomen,' zegt Lawrence. 'En het lijkt me geen toeval dat dit gebeurd is nadat we onze activiteiten hebben gestroomlijnd met Trello.'