Skip to main content
Prijzen

Maak kennis met Trello

Met Trello krijgt je team het werk makkelijk gedaan. Trello helpt je alles georganiseerd te houden, ongeacht het project, de workflow of het type team. Het is heel eenvoudig: je meldt je aan, je maakt een bord aan en je bent klaar voor de start. Laat die productiviteit maar komen!

DoSomething.org + Trello

Op grote schaal voor sociale verandering zorgen

Sector

Non-profit

% van het bedrijf dat Trello gebruikt

100%

Persoonlijkheid bedrijf

Herkenbaar, empathisch, positief, inspirerend

Leden

5,5 miljoen

Bij het concept 'support' denkt men onvermijdelijk aan mensen die elkaar helpen. En dat is precies waar het team van DoSomething.org zich op richt.

DoSomething.org is een internationale organisatie die gericht is op sociale verandering door jongeren tussen de 13 en de 25 ertoe te stimuleren deel te nemen aan positieve en gezonde activiteiten. Het maakt niet alleen een verschil voor de jeugd, maar de organisatie wil ook het eenvoudiger maken om anderen te helpen.

Het proces waarmee ze jongeren proberen te betrekken bij deze belangrijke sociale handelingen 'zowel on- als offline', draait helemaal om DoSomething.org en de ervaringen die de gebruikers met de meer dan 290 open campagnes op hun website hebben ('campagnes' zijn de beschikbare initiatieven waarvoor ze zich kunnen inzetten).

Campagnes kunnen slechts vijf minuten online tijd van een vrijwilliger in beslag nemen. Maar ze vergen maandenlange toewijding van lokale communities.

Aangezien deze vrijwilligers (ook wel 'leden' genoemd) hun tijd en energie steken in goede doelen, is het belangrijk dat ze zo probleemloos mogelijk kunnen deelnemen. En Hannah Ghidey, User Insights Manager, richt zich helemaal op leden helpen de campagnes zo soepel mogelijk te navigeren en erbij betrokken te zijn:

Jongeren staan voorop bij alles wat we doen. Ons doel is om sociale verandering voor hen zo toegankelijk en boeiend mogelijk te maken.

Bij sociale verandering is geen ruimte voor frustratie over technische problemen. Hannah en haar team hebben daarom gekozen voor samenwerkingstools en automatisering waardoor hun gebruikers en vrijwilligers sneller geholpen worden door hun supportteam.

Tools inzetten voor het goede doel

Teams die draaien om hun leden, werken bij DoSomething.org aan campagnes op basis van hun eigen categorie, bijvoorbeeld milieu, onderwijs, gezondheid, armoede of iets anders. Aangezien ze een persoonlijke interactie met hun leden willen behouden, maakt het kleine team Ledensupport bij DoSomething.org gebruik van automatiseringen zodat ze minder tijd kwijt zijn aan het verwerken, taggen en volgen van gebruikerstrends die problemen met de gebruikerservaring kunnen veroorzaken.

Ons motto is 'Fight For The User' (kom op voor de gebruiker), dus het is een essentieel onderdeel van het besluitvormingsproces voor al onze teams om feedback van jongeren te verzamelen

Er zijn twee tools, Trello en Zendesk, die ze in het bijzonder hebben geholpen om meer dan 1100 tickets per maand af te handelen zonder dat daar aanzienlijk meer personeel aan te pas kwam. Zo hielden ze meer kapitaal over voor campagnes en konden vervolgens meer mensen helpen.

Maar niet alleen hun support- en campagneteams profiteren van de samenwerkingsfunctionaliteiten van Trello. Ook de marketing-, product- en engineeringteams maken er gebruik van om hun projecten en planningen in bij te houden. Een aantal teams is ook begonnen hun werk op een agile manier in te delen en ondervonden dat Trello goed werkt om taken als kaarten te ordenen in hun backloglijsten, sprintqueues en meer.

En dankzij de integratie tussen Trello en Zendesk kunnen op leden gerichte teams en mensen die achter de schermen werken, communiceren over de gebruikerservaring van DoSomething.org en die verbeteren op responsieve, bijna realtime manier:

  • Met de Zendesk Power-Up for Trello kunnen Trello-gebruikers Zendesk-tickets direct vanuit Trello-kaarten bijvoegen en openen.

  • Met de Trello App for Zendesk kunnen Zendesk-gebruikers tickets als kaarten naar Trello versturen (of aan bestaande kaarten toevoegen) met een Trello-widget op het Zendesk-dashboard.

Door de workflow die beide kanten op werkt, kunnen teams issues over de gebruikerservaring bespreken en ticketnummers uitwisselen zonder van app te veranderen, zegt Hannah:

Trello en Zendesk zijn essentieel geweest in hoe we problemen en mogelijke kansen identificeren. Door de processen voor het volgen van hulpaanvragen te automatiseren, kan ons supportteam betere service leveren door zich op de individuele ervaring te richten bij het beantwoorden van tickets. Daarna beoordelen ze de backlog aan Trello-kaarten samen met belanghebbenden om thema's in en verbeteringen aan de gebruikerservaring te bespreken.

Trello en Zendesk combineren

FRUGs zijn een voorbeeld van hoe integraties tijd en teamwork kunnen besparen. Tickets voor Functieaanvragen, Updates en buGs worden vanuit Zendesk aan Trello-kaarten toegevoegd op het FRUGsbord, inclusief link naar de bijbehorende issue. Als deze tickets naar de lijst Inbox worden verplaatst, stuurt de Slack Power-Up automatisch een bericht naar het engineeringteam dat er een nieuwe issue is aangemaakt. Ze kunnen dan de kaart bekijken en hebben meteen alle informatie die ze nodig hebben om ermee aan de slag te gaan.

Een afbeelding met een Trello-kaart van DoSomething.org

In het verleden werden thema's van hulpaanvragen handmatig bijgehouden door supportmedewerkers waardoor issues vaak in silo's of in de supportinbox verdwenen. Hierdoor liepen we belangrijke inzichten over de behoeften van onze gebruikers mis. Met de integratie van Zendesk en Trello kunnen we nu op een proactievere en multifunctionele wijze tegemoetkomen aan de behoeften van gebruikers.

In een ander scenario waarbij een gebruiker een hulpaanvraag indient via Zendesk omdat diegene moeite heeft met het doorlopen van het campagneproces, wordt dat ticket getagd met 'verwarring'. Hierdoor kunnen teamleden gerelateerde tickets in groepen "bekijken". Zendesk-weergaven zijn eigenlijk tickets die gegroepeerd zijn volgens bepaalde parameters, in dit geval de aangepaste tag 'verwarring'. Met behulp van Power-Up kan deze weergave worden toegevoegd aan een kaart op het bord van het productteam.

Het productteam kan daarna de kaart aan hun wekelijkse agenda toevoegen ter beoordeling en de issues bespreken die bij deze gebruikerservaring horen. Omdat alle gerelateerde tickets worden gegroepeerd in de weergave hebben ze een goed overzicht van hoeveel gebruikers moeite hebben met elk thema. Als de kaart geprioriteerd wordt, dan verplaatst deze van het backlogbord voor ontwikkeling naar de sprintworkflow. Hannah vertelt dat ze enorme voordelen uit deze workflow hebben gehaald:

Het was belangrijk om te letten op thema's in de tickets. Door Zendesk-weergaven in Trello te automatiseren en ordenen, hebben belanghebbenden de scope van hun probleem kunnen definiëren en potentiële oplossingen kunnen bespreken die in de productroadmap kunnen worden opgenomen, en dat alleen maar door aan de Trello-kaarten te refereren.

Een afbeelding met het Shared Product + Support Trello-bord van DoSomething.org

DoSomething.org gedeeld product + Support Trello-bord

Hoe zagen deze workflows eruit voordat het zo mooi geautomatiseerd werd? Tickets die in Zendesk getagd waren, werden handmatig geanalyseerd en maandelijks verzameld in een verslag dat aan het productteam werd gegeven. Daarin stonden de meestvoorkomende vragen en aanbevelingen. Door de twee programma's te integreren, worden oplossingen nu veel sneller gevonden. Hannah en haar team kunnen UX-issues inzien en meteen aanpakken terwijl de campagne loopt, in plaats van te wachten op de maandelijkse beoordelingsperiode.

Het Zendesk/Trello-bord noemen we tegenwoordig het 'frustraties naar oplossingen'-bord.

Van goed naar geweldig met gebruikersonderzoek

Support houdt niet op bij dringende aanvragen beantwoorden. Continu gebruikersonderzoek en doorlopende bruikbaarheidstesten die door Hannah en haar team worden uitgevoerd, helpen DoSomething.org de algemene gebruikerservaringen te herhalen en verbeteren.

Door Trello te gebruiken om veelgebruikte thema's bij te houden voor support en gebruikersonderzoek, kunnen we de kloof overbruggen tussen twee van onze grootste bronnen voor gebruikersfeedback.

De eerste stap in elke onderzoeksronde is het aanmaken van een of meerdere Trello-borden. Op het eerste bord worden de interviewaanvragen beheerd. Het bord, dat toegankelijk is voor het hele team, bevat ook alle benodigde materialen voor het opzetten van de interviews, inclusief de juridische afstandsverklaringen en interviewscripts. Elke deelnemer heeft een eigen kaart waarop hun vereiste informatie wordt vermeld. Kaarten verplaatsen tussen lijsten naarmate de deelnemers worden gecontacteerd en hun gesprekken worden ingepland.

Een afbeelding met het Trello-bord voor interviews van DoSomething.org

Het team van Hannah werkt de naam van het interviewbord bij naar 'VOLTOOID' wanneer de interviewbatch compleet is..

Een tweede bord bevat het onderzoek en de resultaten die gebruikt kunnen worden bij verbeteringen aan functies. Dit proces houdt in dat alles op één plek staat en dat zowel de support- als de productteams een goed overzicht hebben van de voortgang van het onderzoek en de uitkomsten.

Trello ligt aan de basis van elk gebruikersonderzoek dat we uitvoeren en maakt de inzichten voor iedereen in de organisatie toegankelijk.

De agile aanpak voor actie ondernemen

Bij DoSomething.org houdt voorgaan in een 'wereldwijde beweging voor het goede doel' niet alleen maar in dat ze de campagnes inzetten die ze aanbieden om sociale verandering te bewerkstelligen. Het zit hem ook in de algehele ervaring die ze hun leden leveren via hun website, het proces om vrijwilliger te worden en doordat ze gebruikersonderzoek en -support prioriteren.

Door de teamoverschrijdende communicatiekanalen open te houden met behulp van eenvoudige processen en integraties met hun belangrijkste tools, zelf met een lean team, laat DoSomething.org zien dat alle kleine beetjes helpen om verschil te maken.

Sluit je aan bij de meer dan 2.000.000 teams wereldwijd die Trello gebruiken om meer werk gedaan te krijgen.

  • Coinbase-logo
  • Logo John Deere
  • Logo Grand Hyatt
  • Visa-logo
  • Logo Zoom
NU VERKRIJGBAAR

Gratis proefperiode van 14 dagen voor Premium!

Krijg toegang tot een onbeperkt aantal borden, Trello-weergaven, en grenzeloze automation, plus nog veel meer.