Instinct Dog Training + Trello

Een aanpak op maat voor geweldige hondenverzorging door het hele land

Toen het getrouwde stel Brian en Sarah Fraser Instinct Dog Training meer dan tien jaar geleden oprichtten, was het hun visie om hulp en hoop te bieden aan honden en hun baasjes met behulp van verzorging en training van hoge kwaliteit via positieve bekrachtiging. In zekere zin doen ze, met behulp van Trello, nu uiteindelijk hetzelfde voor hun personeel en klanten.

Hoewel Brian en Sarah destijds allebei in een ander vakgebied werkten, zagen ze toch de kans om zijn projectmanagementvaardigheden en haar marketingachtergrond en passie voor honden te laten samenkomen in een zinvol bedrijf. Ze bouwden samen niet alleen een succesvolle franchise op die door de hele Verenigde Staten zit, maar hebben ze nu ook een indrukwekkend bedrijfsplatform gemaakt dat volledig is gebaseerd op Trello. Het platform zorgt ervoor dat ze tijd besparen, duidelijk inzicht krijgen en dat zowel de viervoetige als de tweebenige klanten geen kat in de zak vinden.

Een oplossing ontworpen voor de lange termijn

Trello zal een grote rol spelen in onze schaalbaarheid. Het helpt ons niet alleen om het potentieel van ons team te maximaliseren, maar ook om ons hart voor de zaak te behouden tijdens het opschalen.

Sinds Instinct is opgericht, is het uitgegroeid tot een miljoenenbedrijf op de Inc 5000 lijst en heeft het bedrijf meerdere filialen in New York, New Jersey, Californië en Oregon. Het doel van het bedrijf is om uit te breiden naar 30 tot 50 filialen, waarmee ze duizenden honden met behulp van honderden medewerkers zouden kunnen helpen.

Om deze ambitieuze doelen te bereiken, had het team een eenvoudig te gebruiken, gestandaardiseerd systeem nodig voor operationeel beheer. Brian en Sarah hebben meer dan twaalf tools overwogen voordat ze uiteindelijk voor Trello kozen vanwege het gebruiksgemak en de open API. Voor hen betekent dit dat ze Zapier kunnen gebruiken, een eenvoudige automatiseringstool die apps met elkaar koppelt om Trello te integreren met de CRM, online planningsapp, de hondenoppas-software en e-mail van Instinct. Op die manier kunnen al hun systemen samenwerken op één bedrijfsplatform.

Een dag in het leven van de brave jongens en meisjes van Instinct

Tot nu toe heeft het platform het hondenverzorgingsteam 10 tot 20 uur per week bespaard, het trainingsteam 20 tot 25 uur per week en het klantenserviceteam 25 tot 40 uur per week.

Toen Brian alle apps van Instinct in Trello aan elkaar koppelde, zag hij in hoe dit nieuwe geautomatiseerde systeem iedereen ten goede zou komen, door de vele saaie administratieve taken te verlichten en zo tijd van het team vrij te maken. Het helpt de hondenverzorgings- en hondentrainingsteams om snellere, consistentere verzorging te leveren, maakt het voor klantenservice eenvoudiger om hondenbezitters geweldige service te leveren en de zichtbaarheid voor het managementteam vergroten.

Hier zijn enkele hoogtepunten van een dag uit het leven van drie werknemers: Molly van het hondenverzorgingsteam, Aaron van het hondentrainingsteam en Trish van het klantenserviceteam.

06.00 uur Molly komt aan op locatie en opent Trello op haar telefoon om een automatisch gegenereerde lijst met taken voor de dag te bekijken. Terwijl ze de lijst afwerkt, sleept ze kaarten naar de kolom 'Voltooid'. Als een taak niet vereist is of bewust niet is voltooid, sleept ze de bijbehorende kaart naar de bijbehorende lijst en laat ze een opmerking achter met meer details. Op die manier kan haar manager potentiële problemen proactief oplossen, zoals onderbezetting of een lacune in de training.

09.30 uur Aaron verwelkomt Buddy de boxer, hij is er voor zijn vijfde training. Aan het einde van de les vult het baasje van Buddy een geautomatiseerde persoonlijke enquête in en selecteert ze de optie SOS om aan Instinct aan te geven dat ze het moeilijk heeft. Hierdoor wordt er automatisch een kaart aangemaakt in het Trello-bord, onder Training in gevaar, zodat het hoofd van de afdeling Gedrag en training met Aaron aan de slag kan om Buddy's snuit weer de goede richting in te krijgen.

10.15 uur Trish begint met het schrijven van een aantal welkomstbrieven aan nieuwe klanten die voor de training komen. Er wordt voor iedere nieuwe hond automatisch een Trello-kaart aangemaakt. Daarna wijst Trish aan iedere pup een trainer toe en sleept ze de kaarten naar de lijst Training. Deze actie stuurt een e-mail naar de eigenaar met meer informatie over de training, een beschrijving van de trainer en wat ze kunnen verwachten tijdens de eerste les.

11.30 uur Duke, een golden retriever, en Roxy, een teckel, worden afgezet. Molly checkt ze in het oppassysteem van Instinct in en er wordt voor beide honden automatisch een Trello-kaart aangemaakt in het bord 'Speelgroep'. Wanneer de speeltijd begint, opent Molly het oppassysteem om meer te weten te komen over de persoonlijkheden en voorkeuren van Duke en Roxy en welke honden in dit filiaal hun vriendjes zijn. Ze sleept de Trello-kaart van Duke naar speelgroep 3, zodat hij met andere grote, actieve pups kan spelen en ze sleept Roxy's kaart naar de lijst 'Individueel', omdat ze niet goed met andere honden kan spelen.

15.30 uur Bailey, een husky waar ze op passen, begint te hoesten. Molly opent het bord 'Hond niest of hoest' voor aanwijzingen over wat er moet gebeuren: Bailey in quarantaine plaatsen, haar temperatuur opnemen, het baasje bellen en een afspraak bij de dierenarts maken. Later die ochtend geeft de dierenarts aan dat Bailey mag blijven, dus Molly brengt haar terug en laat het baasje weten dat ze in orde is.

16.30 uur Trish inventariseert de voorraad en voegt wat spullen toe aan het bord 'Benodigdheden'. Ze ziet ook dat Brian enkele dingen waar ze om had gevraagd op de lijst 'Goedgekeurd' heeft gezet en dat de spullen die haar collega heeft besteld nu in de lijst 'Ontvangen' staan.

17.30 uur Bailey's baasje komt volgens de planning vanavond thuis van vakantie. Molly bekijkt haar Trello en ziet dat er automatisch een kaart is aangemaakt om haar eraan te herinneren dat ze Bailey in bad moet doen voordat het baasje haar ophaalt.

Uiteindelijk heeft het op Trello gebaseerde bedrijfsplatform het leven van elke persoon en pup bij Instinct beter gemaakt.

Klaar om met de grote honden mee te spelen

Als je schaalt, heb je zichtbaarheid, verantwoording en beheer nodig. Trello bood ons dat.

Voordat Brian dit systeem implementeerde, merkte hij dat sommige taken tussen wal en schip vielen, en ontdekte knelpunten tussen werknemers en management en inconsistenties bij de hondenverzorging. Deze uitdagingen waren op dat moment niet kritiek, maar hij wist dat ze groter zouden worden naarmate Instinct groeide.

“Als klein bedrijf kun je wegkomen met een klein team dat alles doet. Maar zodra je opschaalt, is er zichtbaarheid, verantwoording en beheer nodig”, zegt hij. “Trello bood ons dat.”

Terwijl Instinct van één filiaal groeide naar vijf, schakelden Brian en Sarah Trello in om herhaalbare, maar aanpasbare workflows en systemen te creëren om tijd te besparen op saai administratief werk, en om werknemers gefocust te houden op verzorging en service. “Tot nu toe heeft dit platform het hondenverzorgingsteam 10 tot 20 uur per week bespaard, het trainingsteam 20 tot 25 uur per week en het klantenserviceteam 25 tot 40 uur per week”, vertelt hij.

Hoewel de kostenbesparing nu al enorm is, zal die exponentieel toenemen wanneer Instinct in de komende jaren tientallen extra filialen opent. Brian vertelt dat Trello niet alleen zal helpen het team geordend te blijven werken naarmate ze verder groeien, maar er ook voor zal zorgen dat ze verzorging en een persoonlijke ervaring van hoge kwaliteit blijven leveren.

“Als je kijkt naar de enorme hoeveelheid werk die we verzetten nu we naar vijf filialen groeien, is het best indrukwekkend. Dan hebben we het over 250.000 wandelingen, 30.000 uur speeltijd en 125.000 maaltijden per jaar”, legt hij uit. “Trello zal een grote rol spelen in onze schaalbaarheid. Het zal ons niet alleen helpen om het potentieel van ons team te maximaliseren, maar ook om ons hart voor de zaak te behouden tijdens het opschalen.”

Sluit je aan bij de meer dan 2.000.000 teams wereldwijd die Trello gebruiken om meer werk gedaan te krijgen.