McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works is opgericht in 1925 en heeft een rijke geschiedenis van vakmanschap en innovatie. De ontwerper, fabrikant en installateur van HVAC-plaatwerk heeft over de loop van hun 92-jarig bestaan een ongelooflijke groei doorgemaakt. Wat ooit begon als een klein familiebedrijf is nu actief in meerdere staten, met McCorvey-familieleden van de vierde generatie en honderden toegewijde werknemers. Met fabrieken in Houston, Orlando en Dallas is het productiebedrijf een fantastisch voorbeeld van hoe je een stabiel, succesvol bedrijf op kunt schalen.

McCorvey Sheet Metal werkt daarnaast ook al jarenlang met papier, tenminste, met papieren archiefsystemen. Het bedrijf maakte tot niet zolang geleden gebruik van een analoog administratief systeem dat bestond uit handgeschreven tickets die zowel intern als voor externe partnerbedrijven werden gebruikt. Technisch coördinator Chris Mondeau had al snel door dat deze traditie in het familiebedrijf niet succesvol mee kon groeien met de rest van het bedrijf:

Papieren raakten verloren en mensen wisten niet meer waar dingen zich bevonden in het fabricage- en kantoorproces.

Het doel was om de overstap te maken naar een papierloos systeem dat makkelijk te leren en, nog belangrijker, makkelijk te onderhouden was door alle betrokkenen.

Een centrale hub opzetten

Chris ging op zoek naar een planningsprogramma dat voor iedere fase van het fabricatieproces het aantal taken kon visualiseren. De grootste behoefte was echter een softwaresysteem waar mensen eenvoudig mee om konden gaan op ieder moment van het proces, ongeacht technische bekwaamheid. Hij was op zoek naar een programma dat als digitale hub kon dienen, waar de huidige bestanden en processen van McCorvey medewerkers in bijvoorbeeld Word en Dropbox samengebracht konden worden. Op een technischer gebied, beschikking tot een open API voor integraties zou helpen in het toekomstbestendig maken van een centrale organisatietool, naarmate er meer teamspecifieke digitale tools worden geïntroduceerd in de workflow van het bedrijf.

Tijdens de onderzoeksfase werden er verschillende teamgerichte tools uitgeprobeerd, waaronder Trello, Mavenlink, Wrike en CRM-software... Trello werd de beste 'papiervervanger' om een paar redenen:

1. De eenvoudige samenwerkingsfuncties werden snel opgepikt door gebruikers in het bedrijf.
2. Het volgen van opdrachten op één bord gedurende het hele productieproces bleek eenvoudig en effectief.
3. De visuele aard van de workflows voelde intuïtief aan voor werknemers.

Als eerste, een Trello-veldtest

Trello werd gelanceerd tijdens een testfase met 15 gebruikers in het fabricageproces. Het team merkte een onmiddellijke verbetering van de kwaliteitsborging: werknemers in het veld konden nu in realtime de status van projecten in de werkplaats bekijken en controleren of alle vereiste informatie was verstrekt. De klap op de vuurpijl? Het was niet meer nodig om continu te bellen of te e-mailen naar de werkplaats voor check-ins en kleine vragen.

Trello werkt goed voor onze teams omdat het zo flexibel is. Als je ontevreden bent over hoe een proces op het bord werkt, kun je dat wijzigen. Trello sluit perfect aan bij onze dagelijkse bezigheden.

Binnen het bedrijf zagen meer teams wat de impact was van het samenbrengen van teams in een digitale samenwerkingshub:

• Toen vicepresident Charlie McCorvey de impact zag die Trello had in het werkplaatsproces, besloot hij om het schattingsteam ook samen te brengen in een digitale workflow. Door opdrachten in de pipeline visueel te volgen, merkten ze gelijk dat er minder taken links bleven liggen. Ze konden ook zien wanneer opdrachten langer duurden dan verwacht, en wie er hulp nodig had om zijn opdracht te kunnen voltooien.
• Het fabricageteam begon met het bijhouden van een logboek van problemen die optraden in het productieproces. Fabricagerapporten waren vanaf dat moment voor het grootste deel papierloos.

Werknemers vinden het handig dat ze dankzij de transparantie van Trello-borden alle informatie kunnen vinden en bekijken die ze nodig hebben. Als er bijvoorbeeld een probleem optreedt met het ontwerp, kunnen ze een opmerking achterlaten voor de ontwerper op de kaart van de taak, en ondertussen andere werkzaamheden voortzetten.

Trello-cultuur realiseren binnen het bedrijf

Een van de manieren waarop Chris ervoor heeft gezorgd dat Trello dagelijks wordt gebruikt binnen het bedrijf, is door het in kioskmodus te installeren op apparaten in alle werkplaatsen en kantoren. Zo kunnen werknemers overal en altijd inloggen om Trello te gebruiken. Met de mobiele app kunnen teamleden ook onderweg dezelfde toegang krijgen.

De jongens in de werkplaatsen en kantoren zijn groot fan van Trello.

Naast de basistraining in Trello (die vaak een halve dag duurt) werkt Chris een week lang samen met verschillende McCorvey-teams en helpt ze om borden te maken op basis van hun processen. Chris houdt de standaardset van “Te doen”, “In behandeling” en “Voltooid” lijsten aan als uitgangsbasis, geïnspireerd door Kanban. Hij controleert het team en helpt ze bij de verdere ontwikkeling van de workflow met behulp van meer aangepaste lijstlay-outs, labels en Power-Ups.

Een van zijn belangrijkste tips is om de beschikbare Trello-sjablonen te benutten om ideeën en aanpasbare borden te vinden, zodat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Regelmatige check-ins met teams zijn ook belangrijk. Chris zorgt ervoor dat hij voortdurend beschikbaar is om workflows te vereenvoudigen als borden en lijsten te lang of onhandig worden.

Beste McCorvey-teamborden

Dit zijn een paar van de beste Trello-workflows van McCorvey Sheet Metal:

Brainstormen met het team

De workflow: Om de creativiteit binnen het bedrijf te stimuleren is er een centraal brainstormbord gemaakt waar medewerkers kaarten kunnen aanmaken met ideeën voor verbetering of nieuwe processen. Het bord wordt iedere paar weken gezamenlijk beoordeeld, de beste ideeën worden dan geselecteerd en uitgevoerd.

Te gebruiken voor: de gehele organisatie

Tips voor het maken van borden: gebruik de Power-Up Stemmen om voor ieder idee feedback te crowdsourcen.

Distributie van workloads over meerdere locaties

De workflow: Een gezamenlijk bord tussen de faciliteiten in Houston en Florida brengt de fabricageworkflow in kaart. Werkplaatsmanagers gebruiken de borden om de workload van de teams te verdelen tussen de twee locaties, afhankelijk van de backlog.

Gebruik het voor: teammanagers

Tips voor het maken van borden: gebruik labels om visueel aan te geven welke opdrachten naar welke locaties gaan. E-mail-naar-bord maakt het voor schatters eenvoudig om e-mailverzoeken van klanten door te sturen naar de borden en om opdrachten in de pipeline te krijgen.

Hogere doelen

McCorvey heeft intern geprofiteerd van de samenwerking en transparantie die Trello aan hun dagelijkse operaties heeft toegevoegd, maar dankzij hun digitale transformatie zijn ze ook een marktleider in hun sector geworden.

Trello hielp ze om op te vallen tussen 14 andere bedrijven tijdens het bieden op een groot project voor medische faciliteiten. Als deel van hun presentatie maakte McCorvey een gemeenschappelijk bord waar beide partijen konden communiceren en het fabricageproces in realtime konden volgen. De transparante samenwerking die ze met zich meebrachten maakte indruk op de klant. Zoals Chris zegt, “Transparantie is altijd een belangrijke verkoopfactor. Het gebruik van Trello geeft aan dat we zeker willen zijn dat de opdracht goed wordt uitgevoerd.”

Een nieuw tijdperk van papierloze productiviteit

Toen Chris Mondeau op zoek ging naar een programma dat kon helpen bij het organiseren van productieprocessen, had hij geen idee van de impact die het zou hebben op het bedrijf als geheel. Trello bleek de katalysator te zijn die de teams ertoe zette om echt papierloos te gaan werken:

McCorvey is een bedrijf dat 60 tot 70 jaar met papier gewerkt heeft en dat in een dag volledig gedigitaliseerd is, dankzij Trello. Dit heeft enorme invloed gehad en het was eigenlijk een onbedoeld resultaat, maar we vinden het fantastisch.

De oorspronkelijke doelen van Chris toen hij Trello in het bedrijf opnam (verbeterde samenwerking, transparantie en communicatie tussen teams) zijn allemaal bereikt met tastbare resultaten, waardoor alle kantoren, werkplaatsen en werklocaties in Florida en Texas met elkaar verbonden blijven. Een digitale hub die met hun organisatie meeschaalt is voor McCorvey Sheet Metal Works een grote stap voorwaarts om het bedrijf de komende 100 jaar succesvol door te laten groeien.