Palace Law + Trello

Als je je een advocaat aan het werk voorstelt, wat komt er dan in je op?

Traditioneel denk je aan een starre professionele werkcultuur met pakken en stropdassen, lange dagen op kantoor en heel veel mappen en papierwerk.

De advocatuur, zoals deze is ontworpen en al tientallen jaren bestond, was gebouwd op een op papier gebaseerd systeem.

Volgens Jordan Couch, een advocaat bij Palace Law, werd het ook ingericht met de nadruk op de mensen die het beroep uitoefenen, in plaats van degenen die erdoor worden bediend. "Het is een branche die, in sommige opzichten, tegen de belangen van de klant in gaat", zegt Jordan. "Denk maar eens aan het factureerbare uurmodel. Daarin wordt je belemmerd door het succes voor je cliënt, want hoe sneller en efficiënter je werkt, hoe minder je verdient. Dat is problematisch voor de cliënt."

Tijdens zijn rechtenstudie raakte Jordan geïnspireerd door zijn professoren om als advocaat nieuwe en verschillende manieren te overwegen. Nadat hij was afgestudeerd ging hij op zoek naar een firma die zijn ideeën deelde. Zijn zoektocht leidde hem naar Patrick Palace, oprichter van Palace Law. Allebei geloofden ze dat het beroep cliënten beter van dienst zou moeten zijn zonder daarvoor meer te vragen. "We wilden op een efficiëntere manier een betere service aan meer mensen aanbieden", zegt Jordan. "Dat streven vormde de basis voor alle veranderingen die we hebben aangebracht en zullen blijven aanbrengen."

Palace Law besloot dat het doel, een betere service voor cliënten, te bereiken was via het creëren en implementeren van een digitaal systeem dat als vervanging kon dienen voor de papieren structuur die de werkdagen van veel juridische professionals bepaalde.

Start van de digitale reis

"Een workflow kunnen visualiseren is erg belangrijk voor advocaten, maar onze workflows kunnen lastig te herkennen en te begrijpen zijn", zegt Jordan. "Daarom stapten we over naar Trello."

Toen Palace Law begon aan zijn digitale transformatie richtte de praktijk zich op twee belangrijke uitdagingen.

De eerste bestond uit het beschikbaar stellen van advocaten voor cliënten buiten het kantoor. Om dit voor elkaar te krijgen moest de firma een manier vinden om alle informatie die verspreid lag over bureaus en in kasten (al die papieren bestanden) overal toegankelijk te maken. Palace Law heeft Clio Legal Trends Report geïmplementeerd als praktijkbeheersysteem in de cloud, waarna het de digitale dossierruimte van het bedrijf werd. Alle bestanden en communicaties werden daar vastgelegd en opgeslagen.

De tweede uitdaging was om ervoor te zorgen dat advocaten bij hun casusopdrachten en taken konden komen in een digitale omgeving. "Een workflow kunnen visualiseren is erg belangrijk voor advocaten, maar onze workflows kunnen moeilijk te zien en te begrijpen zijn", zegt Jordan. "Daarom stapten we over naar Trello." Palace Law heeft Trello geïmplementeerd als workflowsysteem in de cloud, en met behulp van Zapier werd het geïntegreerd met Clio, waardoor het personeel van Palace Law toegang kreeg tot de informatie die ze nodig hadden voor verschillende processen. Palace Law koos ook voor Trello vanwege de integratiemogelijkheden; Slack en Google Drive zijn nu ook deel van het digitale ecosysteem van de firma.

Nadat deze papierloze omgeving was ingevoerd, heeft de firma al zijn workflows nagelopen en bijgewerkt voor het nieuwe digitale systeem. In het oude systeem, bijvoorbeeld, moest er iemand een stapel casusmappen naar een advocaat toe dragen om deze fysiek op het bureau te stapelen. De stapel mappen verhoogde de werklast van de advocaat zó dat ze voortdurend aan kantoor gekluisterd was. Zonder deze mappen kon ze haar werk niet gedaan krijgen.

Trello heeft deze operationele structuur volledig getransformeerd. Nu representeren Trello-kaarten de casusmappen. Die kaarten worden toegewezen aan de Trello-borden van advocaten, en zij kunnen Trello-functies gebruiken om prioriteiten te stellen in hun werk. In het oude model moest een advocaat handmatig in een casusmap aangeven wanneer deze opnieuw beoordeeld moest worden. Nu ontvangen ze een herinnering in Trello dat het tijd is om een casus opnieuw te bekijken.

Palace Law digitaliseerde zijn workflow voor post- en klantcommunicatie, evenals het intakeproces van cliënten, en beheert zelfs casussen in geschillen met de hulp van Trello.

"Trello gaf ons iets tastbaars", zegt Jordan. "Omdat we geen fysiek document meer op ons bureau hadden, hadden we een manier nodig om elke casusmap in te kunnen zien; om te weten waar we aan moesten werken, om de prioriteiten te begrijpen, om de bestanden te zien die aan een cliënt zijn gekoppeld."

Deze verandering stelde advocaten in staat om vanuit huis te werken of bij hun bronnen te kunnen wanneer ze een klant buiten het kantoor ontmoeten, en heeft geleid tot minder stress en ieders leven makkelijker gemaakt. Zo gebruikt Jordan bijvoorbeeld de Trello mobiele app om zijn e-mail te checken en deadlines te bekijken. "De mobiele app is een belangrijk hulpmiddel in het overzien wat er gebeurt en wat er aan komt", zeg Jordan.

200 vellen papier per dag besparen

"Mensen zijn over het algemeen meer tevreden nu we Trello gebruiken. Het heeft ons leven een stuk makkelijker gemaakt", zegt Jordan.

Vandaag de dag heeft het team van Palace Law vertrouwen in het digitale systeem, maar papierloos gaan was intimiderend. "Toen we begonnen maakten maar heel weinig mensen hier gebruik van, dat maakte het een beetje spannend", zegt Jordan. "Er was geen bewezen model voor."

Hoewel de mensen van Palace Law nerveus waren over de transformatie, waren ze over het algemeen enthousiast. "Creatief, innovatief en flexibel zijn maakt onderdeel uit van onze cultuur. We zijn altijd op zoek naar manieren om dingen beter te doen voor onze cliënten", zegt Jordan.

Het systeem heeft enkele opmerkelijke resultaten opgeleverd. In slechts 9 maanden verhoogde Palace Law zijn inkomsten met 76%. De firma heeft ook een indrukwekkende Net Promoter Score (NPS) van 70 behaald. Volgens het Clio Legal Trends rapport is de landelijke gemiddelde NPS voor advocatenkantoren 25. De firma heeft zijn papiergebruik ook drastisch verminderd. Gemiddeld besparen ze 200 vel per dag.

Als extra bonus heeft de transformatie ook invloed gehad op de manier waarop mensen over hun werk denken. "Mensen zijn over het algemeen meer tevreden nu we Trello gebruiken. Het heeft ons leven een stuk makkelijker gemaakt", zegt Jordan. "Mensen ervaren minder stress. Het is lastig om overzicht te houden op een stapel papier op je bureau. Het kijken naar Trello-kaarten met labels en vervaldatums heeft gezorgd voor minder stress en het gemakkelijker gemaakt om de belangrijke prioriteiten in onze workflows te identificeren."