Scan2Cad + Trello

Hoe Scan2CAD Trello gebruikt om te groeien met eenvoud, flexibiliteit en zichtbaarheid

Voor de meeste bedrijven leidt groei tot meer personeel, meer processen, meer complexiteit en meer problemen. Maar Scan2CAD, 's werelds meest toonaangevende conversiesoftware voor architectonische en technische ontwerpen, trotseert deze trend met behulp van Trello.

Scan2CAD zet zich in om te schalen en tegelijkertijd te vereenvoudigen. Terwijl andere organisaties impulsief personeel hebben aangenomen en ruimte hebben toegevoegd naarmate hun klantenbestand groeide tot over de 90.000, blijft het team van Scan2CAD klein (minder dan 25 mensen, met inbegrip van aannemers!) en verspreid. Terwijl andere bedrijven zich misschien haasten om nieuwe producten en markten te introduceren, blijft Scan2CAD zich richten op één product voor twee kerndoelgroepen.

En terwijl anderen misschien op meer systemen en tools vertrouwen, vertrouwt Scan2CAD volledig op Trello en gebruikt Trello om aan al de behoeften op het gebied van projectbeheer, verkoop en productbeheer te voldoen.

De kloof tussen fysiek en digitaal overbruggen

Scan2CAD helpt architecten en ingenieurs bij het realiseren van hun projecten en producten. De software van Scan2CAD maakt het eenvoudig om gescande blauwdrukken en afbeeldingen in traditionele bestandstypen om te zetten naar CAD- (computerondersteunde tekening) en CAM-geschikte (computerondersteunde productie) bestanden voor bewerkings- en documentatiedoeleinden. Deze slimme technologie en de onderliggende missie ervan stonden centraal voor CEO Luke Kennedy toen hij het bedrijf in 2010 overnam.

Luke had nog geen ervaring met de rol van eigenaar, maar wel met het bedrijf. Zijn vader had Scan2CAD meer dan 20 jaar eerder opgericht. Het bedrijf werd overgenomen nadat hij met pensioen ging, maar toen de overnemende partij jaren later met het bedrijf een andere richting op wilde gaan, greep Luke de kans om het bedrijf terug te krijgen en de nalatenschap van zijn vader voort te zetten.

Zodra Luke de rol van CEO op zich nam, zag hij kansen om te vereenvoudigen, de productiviteit te verhogen en de zichtbaarheid te verbeteren. "We weten dat onze klanten ons voor één ding gebruiken – bestanden converteren – dus ik wilde het hen zo eenvoudig mogelijk maken om dat ene ding te doen", legt hij uit. "Toen begon ik te denken: 'Hoe kunnen we ook ons bedrijf vereenvoudigen?"

In de geest van stroomlijnen ging Luke op zoek naar één flexibel systeem waarmee zijn team in het heden georganiseerd zou blijven en in de toekomst zou groeien. Dus opende hij zijn vertrouwde persoonlijke Trellobord en introduceerde hij de magie daarvan aan zijn collega's van Scan2CAD.

Eén tool, eindeloos veel gebruiksmogelijkheden

Als Trello er niet was geweest, zouden we waarschijnlijk afhankelijk zijn van tien afzonderlijke apps ... We hebben er veel tijd, ongemak en geld mee bespaard.

Terwijl Luke met elk team coördineerde, deelde hij ideeën over manieren waarop ze Trello konden gebruiken om alles te beheren, van simpele takenlijsten tot complexe workflows. Naar verloop van tijd namen medewerkers deze ideeën over en pasten ze toe. Uiteindelijk heeft het hele bedrijf Trello in gebruik genomen voor alle kritieke processen (met inbegrip van verkoop en recruitment, ideeën over content en de creatie daarvan, softwareontwikkeling en bugtracking) en verschillende tools in één geconsolideerd. "Als Trello er niet was geweest, zouden we waarschijnlijk afhankelijk zijn van tien afzonderlijke apps", aldus Luke. "Door er maar één te gebruiken, hebben we veel tijd, ongemak en geld bespaard."

Het contentteam van Scan2CAD gebruikt Trello bijvoorbeeld om te brainstormen over ideeën voor hulpartikelen en klantresources. Voor elk onderwerp en elke levering maken ze een nieuwe kaart aan. Vervolgens ordenen ze de kaarten op maand en wijzen ze auteurs toe. De auteurs verplaatsen gedurende het proces hun kaarten van 'Concept' naar 'Bewerken' en 'Uitbrengen'. Ook redacteuren vertrouwen op de Power-Up Kaartherhaler en de checklistfunctie van Trello om ervoor te zorgen dat er geen bewerkingstaken worden overgeslagen.

Het Salesteam van Scan2CAD gebruikt Trello op een vergelijkbare manier. Wanneer er voor een nieuwe lead of bestaande klant actie moet worden ondernomen, maakt de verkoopmedewerker een kaart aan op het Trellobord 'Deals" om ervoor te zorgen dat dit gebeurt.

De ontwikkelaars van Scan2CAD hebben Trello ook aan hun behoeften aangepast, in plaats van een andere tool aan de mix toe te voegen. Hoewel ze scripts gebruiken voor geautomatiseerde tests, vereist implementatie nog steeds veel handmatige invoer. Om de mentale belasting te verminderen en ervoor te zorgen dat elke taak wordt voltooid, maakt het ontwikkelingsteam voor elke release Trellokaarten aan. Vervolgens gebruikt het de checklistfunctie om checklists automatisch in te vullen voor implementatie en lancering.

Ontwikkelaars vertrouwen ook op Trello om bugs op te sporen en fixen. Ze maken voor elke bug kaarten aan, wijzen specifieke gebruikers toe om eraan te werken (wat ook ruis voor de rest van het team vermindert) en communiceren over de issue via opmerkingen op de kaart. Luke meldt dat deze workflow heel erg nuttig is geweest voor het team; hun succes bouwt er nu op voort. "Zonder de workflow zouden we geen release uitbrengen", aldus Luke. "En omdat we mensen alleen toewijzen aan kaarten waar ze vanaf moeten weten, kunnen ze gefocust blijven en precies weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Er is een balans tussen transparantie en het [niet] overweldigen van mensen."

Een eenvoudig, flexibel systeem dat data en dromen tot leven brengt

Trello is onze enige 'bron van waarheid'.

Van zeer lineaire processen (zoals het opstellen van content) tot processen die zich meer herhalen (zoals bugtracking), Scan2CAD heeft ontdekt dat Trello flexibel genoeg is om in al hun kritieke workflows te passen.

Met de hulp van Trello heeft het bedrijf ook de zichtbaarheid en samenwerking verbeterd in hun wereldwijde, volledig externe team. Luke legt uit: "Het is onze 'enige bron van waarheid'. Iedereen in het team, met inbegrip van nieuwe werknemers die worden ingewerkt, kan in Trello kijken en heeft toegang tot alles wat diegene nodig heeft."

Luke schrijft de brede implementatie van en het succes met Trello toe aan het intuïtieve ontwerp en de flexibiliteit ervan. Ongeacht iemands technische voorkennis, kan diegene het gebruik ervan snel en zonder training leren en borden aanpassen aan diens specifieke behoeften. Hij zegt: "Trello is net zo flexibel als een spreadsheet, maar krachtiger. Het kan worden gebruikt als een zeer eenvoudige puntsgewijze lijst, of als een complete app die met andere systemen is geïntegreerd om hele delen van uw bedrijf aan te sturen."

Aangezien Scan2CAD Trello van één persoonlijk bord naar een bedrijfsbreed systeem heeft uitgebreid, zijn Luke en zijn team erop gaan vertrouwen voor het realiseren van hun ideeën. "Trello is voor ons een bestandstype geworden. Het valt niet echt te vergelijken met andere apps", vertelt Luke. "We gebruiken Trello omdat onze gegevens heel concreet worden. Een lijst met actiepunten wordt omgezet in taken, die worden toegewezen aan echte mensen met vervaldatums en koppelingen met onze andere apps. De kracht daarvan is fantastisch."