SwagUp + Trello

Nieuwe bedrijfsideeën worden geen succes zonder een solide supportsysteem. Het hebben van systemen en workflows die achter de schermen hun ding doen, kan het vermogen van een bedrijf om van de grond te komen enorm vergroten. Vooral bij start-ups, om zich beter aan te passen naarmate er zich meer innovatiemogelijkheden aandienen.

Toen Michael Martocci zijn ondernemende zinnen zette op de promotionele producten (oftewel swag) sector en SwagUp oprichtte (uiteraard vanuit de garage van zijn moeder in New Jersey), was hij van plan een swagleverancier voor start-ups op te bouwen. Maar als ondernemer was hij voortdurend op zoek naar nieuwe ideeën en mogelijkheden om te innoveren, en Trello maakte dat mogelijk.

SwagUp vindt zijn niche

Hoewel swag veel meer is geworden dan alleen mokken en waterflessen met een merk erop, denk aan gigantische Jenga-blokken en hoverboards (jazeker, hoverboards), zijn de opties voor industriepraktijken en leveranciers jarenlang ongewijzigd gebleven. "Er zijn 20 of 30 bedrijven die voor de helft van de inkomsten zorgen. De andere helft is verdeeld over zo'n 30.000 bedrijven", zegt Michael.

Deze fragmentatie zorgt op zijn zachtst gezegd voor een onaangename klantervaring. Sommige klanten moeten met meerdere leveranciers samenwerken om de producten te krijgen die ze nodig hebben, waardoor het bestelproces tijdrovend en onnodig ingewikkeld wordt en het persoonlijk contact verdwijnt. Anderen besteden het bestelproces uit aan marketingbureaus, wat minder pijnlijk maar wel duurder is.

De gebreken in dit systeem werden duidelijk voor Michael toen een bedrijf hem benaderde en vroeg om een 'swagpakket'. Dit is een verzameling voorwerpen met een merk erop, om uit te delen aan nieuwe medewerkers. Het is een erg moeizaam proces om zo'n pakket voor elkaar te krijgen, en we beseften ons dat als er één klant is die onze hulp op deze manier nodig had, dat er ook anderen moesten zijn", zegt hij.

Dit besef bracht Michael ertoe zijn zakelijke aanpak te heroverwegen en uiteindelijk van koers te veranderen. In plaats van het omslachtige bestaande model zou SwagUp de klantervaring stroomlijnen met het aanbieden van makkelijke bestellingen en moeiteloze e-commerce ervaringen, naast ontwerpdiensten en kitassemblage. Ze zouden ook opslag, bestellingen en verzending op zich nemen. In wezen zou SwagUp de logistieke lasten dragen die normaalgesproken voor de klant waren, en alles op alles zetten voor een naadloze ervaring.

Om deze ambitieuze draai uit te voeren, moest Michael snel een systeem ontwikkelen dat de logistieke en zakelijke workflows kon beheren die nodig zijn om zijn innovatieve idee werkelijkheid te maken.

End-to-end bedrijfsworkflows bouwen

Zodra je een Trello-bord opent, begrijp je hoe het werkt. Er is niet echt een leercurve.

"Ik vertel altijd dat ik dit bedrijf ben begonnen met Wix, Typeform en Trello. Dit zijn drie kant-en-klare tools die eenvoudig toegankelijk en tot op zekere hoogte gratis zijn", zegt Michael.

De eerste workflow die Michael ontwikkelde, was een verkooppipelinesysteem om de gehele klantencyclus te beheren, van het indienen van bestellingen tot swag-levering. Hij koos voor Trello op basis van de visuele lay-out en het procesgedreven ontwerp. Hij wist ook dat het gemakkelijk zou zijn om zijn werknemers te trainen voor Trello, wat een sleutelfactor zou zijn om zijn nieuwe initiatief snel op gang te brengen. "Zodra je een Trello-bord opent, begrijp je hoe het werkt", zegt Michael. "Er is niet echt een leercurve."

Michael automatiseerde aspecten van zijn verkooppipeline met Zapier om nog meer tijd te besparen. Wanneer een klant een bestelling indiende op de website van SwagUp, automatiseerde Zapier een Trello-kaart, die op zijn beurt SwagUp waarschuwde. De kaart werd toegewezen aan een ontwerper en vervolgens doorgegeven aan accountbeheer, enzovoort. Terwijl de kaarten over het Trello-bord bewogen, kon het team zien waar iedere klant zich in het proces bevond en wat het volgende was dat moest gebeuren.

Toen Michael eenmaal zag hoe goed Trello zijn verkoopproces ondersteunde, verhuisde hij extra workflows van zijn team naar het platform. Hij maakte een operations-bord om inkoop- en leveranciersbestellingen te beheren. Bij het leveren van swag (merchandise) komt veel kijken, en Trello diende als een centrale locatie om alle details te controleren en te beheren. "We hielden alles op dat bord bij: de datum waarop we een item nodig hadden, de kleuren.. alles", zegt Michael

We hadden checklists in onze kaarten om er zeker van te zijn dat we alle informatie hadden verzameld die ons bestelteam nodig had om hun werk te kunnen doen.

Vanuit het operations-bord werden bestellingen verstuurd naar leveranciers, wat leidde tot een verwerkingsworkflow. Leveranciers gaven op Trello-kaarten aan of ze een bestelling hadden geaccepteerd en wanneer de bestelling was verzonden. Toen de verwerkingsworkflow van SwagUp robuuster werd, begon Michael de waarde van Power-Ups in te zien. Deze voegen meer functionaliteit en integraties met andere belangrijke bedrijfstools toe aan elk Trello-bord.

SwagUp werkte zes maanden lang met een gratis versie van Trello, maar Michael kreeg steeds meer de behoefte om de functionaliteit uit te breiden, vooral om verzendingsinformatie aan de kaarten toe te kunnen voegen. De pakkettentracker Power-Up koppelt volgnummers van zendingen direct aan de Trello-kaarten en biedt up-to-date voortgang en leverdata rechstreeks in Trello. "Iedere dag hebben we honderden pakketten die komen en gaan. Het is handig om naar een kaart te kunnen kijken om te zien of een pakket al gearriveerd is, en erachter te komen waar het zich bevindt", zegt hij.

SwagUp bouwt hun swag op

Ik heb geen idee hoe we het anders voor elkaar hadden kunnen krijgen. We hadden het nooit gered zonder Trello.

In iets meer dan twee jaar is een innovatief bedrijfsidee een innovatief bedrijf geworden, en Michael geeft aan dat Trello essentiële rol heeft gespeeld in deze transformatie. En de investering van het bedrijf in een nieuwe klantervaring binnen een statische industrie levert resultaten op: SwagUp heeft nu 800 klanten, nadert zijn tweeduizendste bestelling en voorziet dat de bruto jaaromzet in 2019 tussen de 8 en 9 miljoen dollar zal liggen.

"Ik heb geen idee hoe we het anders voor elkaar hadden kunnen krijgen. We hadden het nooit gered zonder Trello", zegt Michael. "Het heeft niet alleen ons proces gestroomlijnd en iedereen helpen begrijpen wat hun rol is, maar we hebben ook belangrijke stappen van het proces geautomatiseerd. Zo konden we veel sneller uitgroeien tot een miljoenenbedrijf, met een team van tien."