BurgerFi + Trello

Jak to jest działać w najszybciej rozwijającym się segmencie usług gastronomicznych na świecie? „Mamy mnóstwo pracy”, mówi Steven Buckley, dyrektor ds. operacyjnych w BurgerFi. W ciągu ostatnich pięciu lat franczyzowa sieć restauracji serwujących burgery otworzyła w Stanach Zjednoczonych prawie 100 lokali: „Ciągle wyznaczamy sobie cele, aby być najlepszymi w naszym segmencie — nie poprzestaniemy, dopóki nie zostaniemy liderami”. Firma z Florydy, znana z charakterystycznych bułek z wypalonym logo i wykwintnych składników, tworzy atrakcyjną sieć restauracji w oparciu o swoją markę korporacyjną i lokalnych właścicieli franczyzy.

Naszym głównym celem jest ciągłe wprowadzanie innowacji i stosowanie najnowocześniejszych technologii w naszych produktach spożywczych i usługach.

Ponieważ BurgerFi jest firmą franczyzową, jej cele i zadania muszą być komunikowane i angażowane na wszystkich poziomach, od kierownictwa wyższego szczebla po dyrektorów sklepów. Przekazywanie informacji między działami i lokalizacjami franczyzy to nie lada wyczyn, gdy trzeba połączyć ponad 300 osób na terenie całego kraju. Aby osiągnąć oczekiwane wyniki wzrostu, BurgerFi musiało zjednoczyć wszystkich członków swojego zespołu wokół tych samych priorytetów.

Jak Trello pojawiło się w menu

Kiedy Steven dołączył do zespołu na początku 2015 roku, dostrzegł potrzebę posiadania narzędzia do komunikacji i organizacji, które zostałoby przyjęte w całej firmie. Musiało być przyjazne dla użytkownika i dostępne dla wszystkich bez względu na lokalizację, kompetencje cyfrowe czy urządzenie. Widział Trello, kiedy pracował w innej organizacji, i narzędzie spodobało mu się:

Po raz pierwszy zainteresowaliśmy się Trello ze względu na możliwość tworzenia celów wysokiego poziomu i przenoszenia ich na taktyki systemowe w celu wprowadzenia ich w życie, z pełną odpowiedzialnością na wszystkich poziomach organizacji.

Steven przedstawił Trello firmie BurgerFi jako narzędzie do współpracy i zarządzania projektami. Od tego czasu zaobserwował jednak, że zaczęło ono żyć w organizacji własnym życiem — członkowie zaczęli odkrywać jego możliwości w inicjatywach międzywydziałowych, takich jak przyjmowanie franczyzobiorców, zarządzanie materiałami marketingowymi i rozwój nieruchomości.

Kiedy BurgerFi zjednoczyło swoją organizację wokół centralnego narzędzia, wydarzyły się trzy główne rzeczy:

1. W kulturze firmy nastąpiła pozytywna zmiana w kierunku odpowiedzialności i współodpowiedzialności za projekty.
2. Indywidualne działania zaczęły lepiej współgrać z głównymi priorytetami firmy.
3. Komunikacja między działami oraz z franczyzobiorcami stała się prostsza i łatwiejsza w zarządzaniu.

Trello to niesamowite narzędzie do współpracy między działami.

Steven twierdzi, że w ciągu dwóch lat użytkowania Trello stało się potężnym źródłem informacji i kontroli dla osób na wszystkich poziomach organizacji. Przy ponad 150 tablicach aktywnie używanych przez ponad 300 członków zespołu Trello stanowi teraz trwałą część kultury firmy. Pracownicy BurgerFi i franczyzobiorcy regularnie używają Trello na różne sposoby:

• Organizowanie struktury firmy
• Przeprowadzanie spotkań
• Tworzenie prezentacji
• Realizacja planów spotkań
• Załącz dokumentację
• Zarządzanie mediami społecznościowymi
• Opracowywanie kampanii marketingowych
• Szkolenie nowych członków zespołu
• Śledzenie rozwoju koncepcji
• Codzienne zarządzanie restauracją
• Pozyskiwanie nowych lokalizacji biznesowych

I chociaż wszyscy pracownicy BurgerFi odnoszą podobne korzyści z używania Trello, każdy zespół opracował własne przepływy pracy, aby nadać priorytety celom, które są kluczowe dla rozwoju firmy.

Najlepsze tablice zespołów BurgerFi

Jeśli chodzi o tablice Trello, BurgerFi zachęca pracowników do tworzenia własnych przepływów pracy, które odpowiadają ich potrzebom. Aby pomóc w rozwijaniu ducha zespołowego pomimo tej różnorodności, firma opracowała kilka standardowych teł tablic opatrzonych marką BurgerFi, spośród których mogą wybierać pracownicy. W efekcie powstała różnorodna kolekcja tablic, które odpowiadają na różne potrzeby każdego zespołu, aby przyczynić się do realizacji celów organizacyjnych na najwyższym poziomie. Oto kilka najciekawszych przepływów pracy Trello w firmie BurgerFi:

Katalog firmy

Przepływ pracy: tablica katalogu firmy BurgerFi pozwala zobaczyć w ogólnym ujęciu wszystkie działy i odpowiadające im tablice Trello, które są aktualnie używane w firmie.

Przeznaczenie: cała organizacja

Porady dotyczące tworzenia tablic: Listy porządkują każdy dział według kart, włącznie z członkami zespołu i łączami do tablic używanych przez dany zespół. Na tej tablicy pracownicy mogą w dowolnym momencie zobaczyć w ogólnym ujęciu status zespołów i ich najważniejszych projektów.

Zarządzanie franczyzą

Przepływ pracy: każdy nowy franczyzobiorca otrzymuje zestaw tablic dotyczących franczyzy, które pomagają mu zapoznać się z celami firmy, oraz pełen zestaw tablic zarządzających do codziennego prowadzenia restauracji.

Przeznaczenie: rozproszone zespoły

Wskazówki dotyczące tworzenia tablic: przechowuj przykładowe wersje tablic, takich jak „Dzienniki lokali”, „Reklamacje klientów” i „Zarządzanie zasobami ludzkimi”, aby ułatwić konfigurację nowym właścicielom.

Plan spotkania zespołowego

Przepływ pracy: Steven wykorzystuje dedykowaną tablicę jako plan dla cotygodniowych spotkań. Listy i karty są uporządkowane według różnych projektów i zadań najwyższego poziomu, które monitorowane są w całej firmie.

Przeznaczenie: zespoły kierownicze

Wskazówki dotyczące tworzenia tablic: terminy są kluczowe dla realizacji zobowiązań. Przydzieleni członkowie zespołu są oznaczani w komentarzach na kartach projektu i rozliczani podczas rutynowych spotkań kontrolnych dzięki powtarzającym się cotygodniowym spotkaniom.

Rozwój biznesu

Przepływ pracy: Zespół ds. nieruchomości BurgerFi zarządza rozwojem nowych lokalizacji restauracji poprzez Trello. Tablice służą do porządkowania ważnych dokumentów, takich jak oceny, plany, umowy i dzierżawy, a także do prowadzenia spotkań komitetów ds. nieruchomości.

Przeznaczenie: zespoły ds. rozwoju

Porady dotyczące tworzenia tablic: Integracja z oprogramowaniem budowlanym zespołu ds. nieruchomości pozwala na usprawnienie procesów. Dokumenty dotyczące rozwoju obiektów są porządkowane w kolejności, która uzupełnia proces spotkań komitetu ds. nieruchomości, tak aby wszystkie materiały były łatwo dostępne.

Opinie klientów

Przepływ pracy: opinie klientów na temat wrażeń z wizyty w lokalu BurgerFi są zbierane i przesyłane na specjalną tablicę w celu dalszej analizy i podjęcia działań.

Przeznaczenie: zespoły wsparcia

Wskazówki dotyczące tworzenia tablic: Funkcja „Utwórz kartę z e-maila” to pomocne narzędzie w procesie przekazywania opinii: wszelkie komentarze klientów, które przychodzą za pośrednictwem poczty elektronicznej, są przekazywane bezpośrednio na tablicę. Rozszerzenie CardCounter for Trello pomaga śledzić liczbę zgłoszeń na poszczególnych etapach odpowiedzi.

Tajemny składnik? Onboarding

Dziś nie ma w BurgerFi członka zespołu, który nie korzystałby z Trello w jakimś aspekcie swojej pracy. Chociaż rozwiązanie jest dziś w firmie głównym narzędziem współpracy i zarządzania projektami, Steven zaznacza, że zoptymalizowanie przepływów pracy w zespołach w celu doprowadzenia ich wydajności do obecnego poziomu zajęło niemal pół roku.

Wdrożenie Trello zakończyło się sukcesem dzięki szczegółowym szkoleniom dla wszystkich pracowników, którym towarzyszyło zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla w rozwój platformy.

Jednym z najważniejszych kroków, jakie podjęła firma, aby w pełni wykorzystać potencjał Trello, było stworzenie niestandardowych filmów instruktażowych, które pomagają szkolić nowych użytkowników. W serii wideo pracownicy BurgerFi omawiają podstawy korzystania z Trello jako narzędzia, a także sposób, w jaki używają go w firmie.

Zapewniają również zasoby szkoleniowe i przykładowe tablice nowym właścicielom franczyz, dzięki czemu mogą oni dosłownie prowadzić całą swoją działalność za pomocą Trello. Narzędzie umożliwia im współpracę przy zarządzaniu dziennikami lokali, inspekcjami sanitarnymi i bezpieczeństwem żywności, skargami (i pochwałami!) klientów, wizytacjami i zasobami ludzkimi. Co więcej, w sekcji komentarzy na kartach lub za pośrednictwem strony zespołu franczyzobiorcy mogą z łatwością komunikować się z osobami kontaktowymi w centrali.

Prowadzimy szkolenia dotyczące Trello w ramach systemu wprowadzającego i szkoleniowego BurgerFi dla wszystkich pracowników korporacyjnych i franczyzobiorców.

Prawdziwy rozwój to wspólne nastawienie

Steven opowiada, że w siedzibie firmy wszędzie dookoła widać ekrany z otwartymi tablicami Trello. „Nie wiem, jak poradzilibyśmy sobie bez tego narzędzia” — dodaje.

Może się to wydawać przesadą, ale liczby nie kłamią. W obliczu spodziewanych w tym roku 780 miliardów dolarów przychodu całej branży restauracyjnej przy ponad milionie lokali gastronomicznych w USA, osiągnięcie tego, co BurgerFi — czyli rozwinięcie prężnej, myślącej przyszłościowo (i pysznej!) firmy — wymaga siły, która płynie z koncentracji każdego członka zespołu na tych samych celach rozwojowych.