Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley to wielki miłośnik roślin, którego zamiłowanie narodziło się w trakcie pracy w charakterze dyrektora reklamowego w dużej firmie technologicznej.

Zaczęło się od prostego pragnienia posiadania czegoś, o co mógłby dbać, gdy w związku z przeniesieniem przez pracodawcę z Bostonu do Austin musiał opuścić swojego ukochanego psa (bez obaw — przygarnęła go jego dziewczyna). Tryb życia, jaki prowadził w Austin, nie pozwalał na posiadanie zwierzęcia, więc Lawrence przerzucił się na rośliny. Z czasem kilka roślin zamieniło się w mnóstwo roślin, a mnóstwo roślin... w dżunglę. „Zanim się spostrzegłem, miałem w mieszkaniu 40 roślin” — wspomina.

W domu Lawrence oddawał się z radością pielęgnacji roślin, a w pracy obserwował trendy w branży związanej z jego nowo odkrytą pasją: „Zauważyłem, że pojawia się sporo inwestycji związanych z działalnością firm internetowych z sektora hodowli roślin i byłem przekonany, że w tym rynku tkwi duży potencjał”.

Zwrócił również uwagę, że szkółki roślin prowadzące działalność internetową nie koncentrują się na hodowli wytrzymałych roślin — takich, które byłyby odporne na niedobory światła i dłuższe przerwy w podlewaniu. Tak narodziła się misja, którą obecnie realizuje firma Desk Plants: każdy — od początkującego domowego ogrodnika po tych, których pasja ta pochłonęła bez reszty — powinien mieć możliwość czerpania korzyści z przebywania w otoczeniu roślin. Lawrence założył firmę Desk Plants pod koniec 2018 roku. W ofercie znalazły się uważnie wyselekcjonowane rośliny, których praktycznie nie da się zabić.

Pomimo ogromnego entuzjazmu Lawrence szybko zaplątał się w gąszczu wyzwań związanych z prowadzeniem małej firmy. Szczególną trudność sprawiało mu dostarczanie najnowszych informacji na temat działalności wszystkim członkom zespołu, bez względu na to, czy byli w biurze, szklarni czy na bazarze. Rozwiązaniem tego narastającego problemu okazało się Trello.

Porządkowanie (i utrzymanie porządku) za pomocą Trello

Wybraliśmy Trello, ponieważ jest dobrze — i pięknie — zaprojektowane, intuicyjne i było strzałem w dziesiątkę, jeśli chodzi o kwestie, które potrzebowaliśmy rozwiązać.

„Nie będę ukrywał, zdecydowanie nie stanąłem w kolejce po talent organizacyjny” — przyznaje Lawrence. „To dla mnie ciągłe wyzwanie. A jeśli mnie sprawia to trudność, członkowie mojego zespołu mają jeszcze gorzej, bo nie potrafią czytać mi w myślach”.

Lawrence wraz z zespołem pracowników i podwykonawców zarządzali działalnością Desk Plants za pomocą papierowych notatników i tablic ścieralnych. „Korzystaliśmy z naprawdę prehistorycznych narzędzi. Każde słowo było zapisane ręcznie, a o żadnej centralnej bazie nie było mowy” — wspomina Lawrence. „Często coś ginęło albo było nieopatrznie zmazywane”. Bywało, że przez mało wydajny system firma stawała w miejscu. Bez dostępu do jednego źródła rzetelnych informacji członkowie zespołu nie mogli podejmować decyzji. Znalezienie cyfrowego rozwiązania, które mogłoby zastąpić prymitywny system zeszytowy funkcjonujący w Desk Plants, stało się priorytetem.

Przed otwarciem własnej działalności Lawrence miał pewną styczność z Trello i doszedł do wniosku, że rozwiązanie to mogłoby się sprawdzić w jego zespole. Przedstawił je więc jego członkom wraz z dwoma innymi narzędziami cyfrowymi. Poświęcili popołudnie na zapoznanie się z każdą opcją i wspólnie podjęli decyzję. „Wybraliśmy Trello, ponieważ jest dobrze — i pięknie — zaprojektowane, intuicyjne i było strzałem w dziesiątkę, jeśli chodzi o kwestie, które potrzebowaliśmy rozwiązać”.

Aby utworzyć centrum informacji, Lawrence musiał najpierw wydobyć wiedzę zapisaną w zeszytach i określić, jakie podstawowe i pomocnicze funkcje w firmie potrzebują tablic Trello. „Zebrałem pięć najczęściej używanych zeszytów z biura, plecaka, samochodu i domowego biura” — wyjaśnia. „Przeczytałem wszystkie bazgroły i uporządkowałem różne obszary działalności Desk Plants, w których regularnie rozwiązywaliśmy problemy”.

Lawrence opracował tablice Trello do zarządzania każdym z podstawowych obszarów, wśród których wyróżnił:

• Wydarzenia
• Sprzedaż
• Marketing
• Działalność szkółki
• Obsługę klienta

Utworzył również tablicę ogólną do zamieszczania nowych pomysłów i projektów, które nie są związane z innymi obszarami. Dzięki temu każdy może w czasie rzeczywistym śledzić, jakie zadania są w toku i które prace ukończono, niezależnie od miejsca, w którym pracuje.

Na przykład Virginia Stroup, kierownik szklarni Desk Plants, regularnie korzysta z Trello w swoim telefonie, ponieważ większość dnia spędza z dala od komputera. „Bardzo ważne jest, aby wszyscy byli na bieżąco, niezależnie od tego, gdzie się znajdują” — zauważa Lawrence. „To narzędzie wyeliminowało tak wiele nieefektywnych rozwiązań, że stanowi ogromną wartość dla firmy”.

Od pielęgnacji roślin do pielęgnacji firmy: rada od właściciela małego przedsiębiorstwa

W ciągu ostatnich sześciu tygodni udało nam się zwiększyć liczbę zamówień na godzinę o 30%. To nie przypadek, że odnotowaliśmy wzrost po usprawnieniu naszej działalności przy użyciu Trello.

Klienci, którzy zamawiają wytrzymałe rośliny doniczkowe od Desk Plants otrzymują wraz z przesyłką kartę pielęgnacji rośliny. Firma Desk Plants dołącza te karty, ponieważ ilość informacji na temat pielęgnacji rośliny dostępnych w sieci bywa przytłaczająca, a klienci pragną prostych porad na temat pielęgnacji rośliny, którą wybrali na towarzysza.

Lawrence ma przy tym prostą radę także dla nowych właścicieli małych firm. „Trello jest jednym z narzędzi, które pomogą Ci w organizacji pracy już od pierwszego dnia” — twierdzi. „Gdy zakładasz firmę, łatwo się zagubić w gąszczu spraw. Trello pomaga w monitorowaniu wszystkich kwestii, którymi chcesz się zajmować, gdy starasz się przebrnąć przez gąszcz tych spraw, którymi zająć się musisz”.

W przypadku Desk Plants ta prosta strategia przełożyła się na realne wyniki. „W ciągu ostatnich sześciu tygodni udało nam się zwiększyć liczbę zamówień na godzinę o 30%” — twierdzi Lawrence. „To nie przypadek, że odnotowaliśmy wzrost po usprawnieniu naszej działalności przy użyciu Trello”.