McCorvey + Trello

Założona w 1925 r. firma McCorvey Sheet Metal Works ma bogatą historię w dziedzinie rzemiosła i innowacji. Przedsiębiorstwo zajmuje się projektowaniem, wytwarzaniem i montażem blach na potrzeby instalacji ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji, a w ciągu ponad 92-letniej działalności odnotowało niesamowity wzrost. Z lokalnego sklepu rodzinnego przekształciło się w działającą w kilku stanach korporację, w której obecnie pracuje już czwarte pokolenie rodziny McCorvey, wspomagane przez setki oddanych pracowników. To przedsiębiorstwo produkcyjne z zakładami w Houston, Orlando i Dallas jest sztandarowym przykładem udanego skalowania stabilnej, dobrze prosperującej działalności.

W historii firmy McCorvey Sheet Metal dużą rolę odegrał też papier — a właściwie archiwa pełne papierowych dokumentów. Jeszcze kilka lat temu firma korzystała z analogowego systemu administracyjnego, który składał się z pisanych odręcznie zgłoszeń. Wykorzystywano je nie tylko wewnątrz organizacji — były też wysyłane do firm partnerskich. Koordynator techniczny, Chris Mondeau, szybko zauważył, że była to jedyna tradycja rodzinnej firmy, której nie dało się skutecznie przeskalować wraz z resztą działalności:

Papierowe dokumenty ginęły, a ludzie nie byli w stanie śledzić, na jakim etapie procesu wytwarzania lub obsługi administracyjnej znajdowały się poszczególne pozycje.

Celem było przeniesienie działań operacyjnych do systemu pozwalającego wyeliminować papierowe dokumenty, łatwego do opanowania, a co ważniejsze, łatwego do prowadzenia dla wszystkich uczestników procesu.

Tworzenie centrum zarządzania

Chris zaczął szukać programu umożliwiającego wizualizację liczby zadań do wykonania na każdym etapie procesu produkcji. Najważniejsze było jednak to, aby oprogramowanie było łatwe w obsłudze dla użytkowników na każdym etapie procesu, niezależnie od poziomu ich kompetencji technicznych. Zależało mu na programie, który pełniłby funkcję centrum cyfrowego łączącego pliki i procesy, nad którymi pracownicy firmy McCorvey pracowali już w innych programach, takich jak Word czy Dropbox. Od strony bardziej technicznej otwarty interfejs API zapewniający możliwość integracji (jak w Trello) zapewniłby centralnemu narzędziu organizacji właściwe przygotowanie na przyszłość i wprowadzanie do przepływu pracy firmy narzędzi cyfrowych przystosowanych bardziej do działalności poszczególnych zespołów.

Na etapie rozpoznania przetestowano różne narzędzia przeznaczone dla zespołów, w tym Trello, Mavenlink, Wrike i oprogramowanie CRM. Trello okazało się najlepszym „zamiennikiem papieru” z kilku powodów:

1. Użytkownicy w firmie błyskawicznie opanowali proste funkcje ułatwiające współpracę.
2. Monitorowanie zadań wchodzących w skład całego procesu produkcyjnego w jednym widoku tablicy było proste i skuteczne.
3. Wizualny sposób przedstawiania przepływów pracy wydawał się pracownikom intuicyjny.

Na początek test bojowy Trello

W fazie testowej Trello wdrożono wśród 15 użytkowników zajmujących się procesem wytwarzania. Zespół zauważył natychmiastową poprawę w dziedzinie zapewniania jakości: pracownicy w terenie mogli teraz w czasie rzeczywistym śledzić stan projektów realizowanych przez warsztat i sprawdzać, czy podane zostały wszystkie wymagane informacje. Dodatkowa korzyść? Nie musieli już stale dzwonić ani pisać e-maili do warsztatu w celach kontrolnych lub z prostymi pytaniami.

Trello jest doskonałym rozwiązaniem dla naszych zespołów ze względu na swój organiczny charakter. Jeśli nie odpowiada Ci sposób realizacji procesu na tablicy, możesz go zmienić. Trello idealnie wpasowuje się w nasze codzienne zadania.

Zalety zebrania zespołów we wspólnym cyfrowym centrum współpracy zaczęło dostrzegać coraz więcej zespołów w firmie:

• Gdy wiceprezes, Charlie McCorvey, dostrzegł wpływ Trello na procesy warsztatowe, zdecydował się na wdrożenie cyfrowego przepływu pracy w zespole odpowiedzialnym za kosztorysowanie. Dzięki możliwości wizualnego śledzenia zadań w pipelinie zmniejszyła się liczba zadań, jakie pozostawały do wykonania. Pracownicy widzieli również, jeśli realizacja zadań trwała dłużej niż się spodziewano, co pozwalało stwierdzić, kto potrzebuje pomocy.
• Zespół produkcyjny zaczął tworzyć rejestr historyczny zgłoszeń, jakie pojawiały się w procesie wytwarzania. Od tego momentu raporty produkcyjne w większości przyjęły formę cyfrową.

Pracownikom spodobała się możliwość wyszukiwania i przeglądania potrzebnych informacji dzięki przejrzystym tablicom Trello. Jeśli na przykład pojawi się problem dotyczący projektu, na karcie zadania można pozostawić uwagi dla projektanta, a w międzyczasie kontynuować pracę.

Budowanie kultury Trello w firmie

Jednym z zastosowanych przez Chrisa sposobów wdrażania Trello w codziennej działalności firmy było zainstalowanie aplikacji na specjalnych kioskach rozmieszczonych w każdym warsztacie i biurze, aby pracownicy mogli się zalogować i skorzystać z Trello zawsze i wszędzie. Z kolei aplikacje mobilne zapewniają członkom zespołu pracującym w terenie taki sam poziom dostępu bez względu na miejsce.

Załogi warsztatów oraz zespoły pracujące w biurach także zaczęły wykorzystywać Trello.

Oprócz podstawowego szkolenia z obsługi Trello (które zajmuje zazwyczaj pół dnia), Chris dołącza na tydzień do różnych zespołów w firmie McCorvey, pomagając ich członkom w tworzeniu tablic dostosowanych do ich procesów. Zaczyna od podstawowych, inspirowanych metodyką Kanban list czynności do wykonania, w toku i zrealizowanych, a następnie monitoruje przepływ pracy zespołu i pomaga jego członkom go rozwijać z wykorzystaniem bardziej niestandardowych układów list, etykiet i dodatków Power-Up.

Jedną z najważniejszych porad, jakich udziela, jest korzystanie z katalogu szablonów Trello w celu zaczerpnięcia pomysłów oraz znalezienia przykładowych tablic, które można dostosowywać, aby nie musieć zaczynać od zera. Równie ważne są regularne spotkania kontrolne z zespołami. Jeśli tablice i listy robią się zbyt długie lub nieporęczne, Chris na bieżąco oferuje swoją pomoc w upraszczaniu przepływów pracy.

Najlepsze tablice zespołów McCorvey

Poniżej prezentujemy kilka najlepszych przepływów pracy wdrożonych w Trello przez firmę McCorvey Sheet Metal:

Zespołowa burza mózgów

Przepływ pracy: aby promować twórczą postawę w firmie, dostępna na poziomie centralnym tablica burzy mózgów zachęca pracowników do tworzenia kart z pomysłami na udoskonalenie istniejących procesów lub wypróbowanie nowych. Zawartość tablicy jest sprawdzana zbiorowo co kilka tygodni. Wybiera się najlepsze pomysły i wdraża je w praktyce.

Przeznaczenie: cała organizacja.

Wskazówki dotyczące tworzenia tablic: wykorzystaj dodatek Power-Up Głosowanie, aby przez crowdsourcing zbierać opinie na temat każdego pomysłu.

Rozkład obciążenia pracą w wielu lokalizacjach

Przepływ pracy: tablica prowadzona wspólnie przez zakłady w Houston i na Florydzie, zawierająca wizualizację przepływu pracy produkcyjnej. Kierownicy warsztatów wykorzystują tablicę do planowania rozkładu obciążenia pracą między obiema lokalizacjami, biorąc pod uwagę backlog.

Przeznaczenie: kierownicy zespołów.

Wskazówki dotyczące tworzenia tablic: za pomocą etykiet oznacz wizualnie, które zadania mają trafić do poszczególnych lokalizacji. Funkcja tworzenia karty z e-maila ułatwia kosztorysantom zamieszczanie na tablicy zapytań od klientów przesyłanych pocztą elektroniczną i włączanie zadań do pipeline'u.

Mierząc wyżej

Współpraca i przejrzystość w realizacji codziennych zadań, jakie zapewniło firmie McCorvey wdrożenie rozwiązania Trello, z pewnością przyniosły jej wiele korzyści na poziomie wewnętrznym, jednak dzięki przeprowadzonej transformacji cyfrowej firma ta stała się również liderem w swojej branży.

W trakcie przetargu na realizację projektu dla dużej placówki medycznej Trello pomogło im wyróżnić się spośród 14 firm, które do niego przystąpiły. W ramach swojej prezentacji firma założyła wspólną tablicę, za pośrednictwem której obydwie strony mogły się komunikować i śledzić proces wytwarzania w czasie rzeczywistym. Otwarta współpraca, jaką zaproponowała firma, wywarła duże wrażenie na kliencie. Jak zauważył Chris: „Przejrzystość zawsze dobrze się sprzedaje. Wykorzystanie Trello było dla klienta wyraźnym sygnałem, że chcemy mieć pewność, iż zadanie zostanie wykonane właściwie”.

Nowa era produktywności bez papieru

Gdy Chris Mondeau zaczął szukać programu, który pomógłby mu uporządkować procesy produkcyjne, nie do końca zdawał sobie sprawę, jaki wpływ jego decyzja faktycznie wywrze na firmę jako całość. Jak się okazało, Trello stało się katalizatorem, który doprowadził do całkowitego wyeliminowania dokumentów papierowych w zespołach:

Firma McCorvey korzystała z papierowych dokumentów przez 60-70 lat. W ciągu dnia przeszła jednak całkowitą transformację cyfrową dzięki Trello. Ta niezwykle ważna zmiana nie była planowana, a jednak dziś nie wyobrażamy sobie pracy bez nowych narzędzi.

Wszystkie początkowe cele, które Chris miał na uwadze, wprowadzając w firmie system Trello — zwiększenie stopnia współpracy, przejrzystości i usprawnienie komunikacji w zespołach — udało się osiągnąć, uzyskując wymierne rezultaty i usprawniając łączność między biurami, sklepami i miejscami realizacji prac na Florydzie i w Teksasie. Dysponowanie cyfrowym centrum, które skaluje się wraz z organizacją, jest dla firmy McCorvey Sheet Metal Works ogromnym krokiem naprzód w kierunku kolejnego stulecia udanego rozwoju.