Palace Law + Trello

Kiedy wyobrażasz sobie prawnika w pracy, co przychodzi Ci do głowy?

Zazwyczaj profesja ta kojarzy się ze sztywną kulturą zawodową, długimi godzinami pracy, mnóstwem teczek z dokumentami i papierkową robotą.

Zawód prawnika, w formie, w jakiej powstał i funkcjonował przez dziesięciolecia, został zbudowany na systemie dokumentów papierowych.

Jak twierdzi Jordan Couch, prawnik w Palace Law, cechą tego zawodu jest również koncentracja na ludziach go wykonujących, a nie na klientach. „To branża, która w pewnym zakresie działa wbrew najlepszym interesom klienta” — mówi Jordan. „Weźmy na przykład godzinny model rozliczania. Sukces klienta jest dla ciebie stratą, bo im szybciej i wydajniej pracujesz, tym mniej zarabiasz. To problem dla klienta”.

Na studiach prawniczych profesorowie zainspirowali Jordana do zastanowienia się nad nowymi i odmiennymi sposobami praktykowania zawodu prawnika. Po ukończeniu studiów poszukał więc kancelarii o podobnych poglądach. Tak trafił do Patricka Palace'a, założyciela Palace Law. Obaj uważali, że zawód prawniczy powinien lepiej służyć klientom bez zwiększania opłat. „Chcieliśmy w bardziej przystępny sposób zapewnić lepszą obsługę większej liczbie ludzi” — tłumaczy Jordan. „Ten cel stał się podstawą wszystkich zmian, których dokonaliśmy i które nadal wprowadzamy”.

Szefowie Palace Law uznali, że poprawa obsługi klientów będzie możliwa dzięki stworzeniu i wdrożeniu systemu cyfrowego w miejsce struktury opartej na dokumentach papierowych, która jest podstawą pracy wielu prawników.

Rozpoczęcie cyfrowej podróży

„Możliwość wizualizowania przepływu pracy jest bardzo istotna dla prawników, tymczasem przeglądanie i zrozumienie naszych przepływów pracy może być trudne” — mówi Jordan. „Dlatego postanowiliśmy przyjrzeć się Trello”.

Kiedy kancelaria Palace Law rozpoczęła transformację cyfrową, skupiła się na dwóch kluczowych wyzwaniach.

Pierwsze polegało na tym, aby prawnicy byli dostępni dla klientów również poza biurem. W tym celu kancelaria musiała znaleźć sposób na umożliwienie dostępu do wszystkich informacji w formie papierowej, rozproszonych na różnych biurkach i półkach, z dowolnego miejsca. Szefowie Palace Law postanowili wdrożyć rozwiązanie Clio Legal Trends Report jako chmurowy system zarządzania praktykami, który stał się cyfrowym magazynem dokumentów kancelarii. Zapisywano w nim wszystkie wiadomości i pliki.

Drugie wyzwanie dotyczyło udzielenia prawnikom dostępu do przypisanych im spraw i zadań w środowisku cyfrowym. „Możliwość wizualizowania przepływu pracy jest bardzo istotna dla prawników, tymczasem przeglądanie i zrozumienie naszych przepływów pracy może być trudne” — mówi Jordan. „Dlatego postanowiliśmy przyjrzeć się Trello”. Kancelaria Palace Law wdrożyła Trello jako chmurowy system zarządzania przepływami pracy, a przy użyciu rozwiązania Zapier zintegrowała go z Clio, co zapewniło pracownikom Palace Law dostęp do informacji potrzebnych w różnych procesach. Za wyborem Trello przemawiały także możliwości integracji — do cyfrowego ekosystemu kancelarii należą również Slack i Dysk Google.

Po wyeliminowaniu dokumentów papierowych kancelaria dokonała przeglądu wszystkich swoich przepływów pracy i zaktualizowała je pod kątem nowego systemu cyfrowego. Na przykład w ramach starego systemu ktoś musiał przynieść stertę kartotek spraw prawnikowi i położyć je na jego biurku. Stos papierów zwiększał obciążenie prawnika pracą i nie pozwalał mu wyjść z biura. Bez tych dokumentów nie był w stanie wykonać swojej pracy.

Trello całkowicie zmieniło tę strukturę operacyjną. Teraz kartoteka sprawy jest reprezentowana przez kartę Trello. Karty te są przypisywane w Trello do tablic prawników, którzy używają funkcji Trello do określania priorytetów swojej pracy. W starym modelu prawnik ręcznie oznaczał kartotekę sprawy, wskazując, kiedy trzeba ją ponownie przejrzeć. Teraz o konieczności powrotu do sprawy informuje go przypomnienie w Trello.

Kancelaria Palace Law zdigitalizowała swój przepływ pracy dotyczący komunikacji pocztowej i z klientami oraz proces przyjmowania klientów, a Trello służy jej nawet do zarządzania sprawami w sporach sądowych.

„Trello dało nam wymierne korzyści” — mówi Jordan. „Ponieważ nie mieliśmy już fizycznych dokumentów na biurku, potrzebowaliśmy sposobu na wgląd w każdą kartotekę sprawy — aby wiedzieć, nad czym pracować, zrozumieć priorytety i zobaczyć dokumenty powiązane z danym klientem”.

Dzięki tej zmianie prawnicy mogą pracować z domu lub mieć zasoby pod ręką w czasie spotkania z klientem poza siedzibą, co zmniejsza ich stres i ułatwia wszystkim życie. Na przykład Jordan używa aplikacji mobilnej Trello do sprawdzania poczty i przeglądania terminów. „Aplikacja mobilna jest doskonałym narzędziem do sprawdzania bieżących i planowanych zadań” — mówi Jordan.

Oszczędność 200 arkuszy papieru dziennie

„Pracownicy są ogółem bardziej zadowoleni, odkąd zaczęliśmy używać Trello. To narzędzie bardzo ułatwia nam życie” — mówi Jordan.

Dzisiaj zespół Palace Law jest przekonany do swojego cyfrowego systemu, ale odejście od papierów było trudne. „Kiedy zaczynaliśmy, takie rozwiązanie było rzadkością, przez co trochę się tego obawialiśmy” — mówi Jordan. „Brakowało sprawdzonego modelu”.

Chociaż pracownicy Palace Law obawiali się transformacji, chętnie wzięli w niej udział. „Elementem naszej kultury jest kreatywność, innowacyjność i zdolność do adaptacji. Zawsze staramy się działać lepiej dla naszych klientów” — mówi Jordan.

System przyniósł niezwykłe rezultaty. W ciągu zaledwie 9 miesięcy przychody Palace Law zwiększyły się o 76%. Kancelaria osiągnęła również imponujący wskaźnik Net Promoter Score (NPS) wynoszący 70. Według raportu Clio Legal Trends ogólnokrajowy średni wskaźnik NPS dla kancelarii prawniczych wynosi 25. Innym osiągnięciem kancelarii jest znaczne ograniczenie zużycia papieru. Średnio firma oszczędza 200 arkuszy papieru dziennie.

Dodatkową korzyścią jest to, że transformacja wpłynęła również na samopoczucie pracowników. „Pracownicy są ogółem bardziej zadowoleni, odkąd zaczęliśmy używać Trello. To narzędzie bardzo ułatwia nam życie” — mówi Jordan. „Przyczynia się do zmniejszenia stresu wśród pracowników. Trudno jest zapanować nad dużą ilością papierów na biurku. Możliwość przeglądania kart Trello z etykietami i terminami pozwoliła nam obniżyć poziom stresu i ułatwiła identyfikację ważnych priorytetów w przepływach pracy”.