Scan2Cad + Trello

Jak Scan2CAD wykorzystuje Trello do rozwoju przy zachowaniu prostoty, elastyczności i widoczności

W przypadku większości firm rozwój prowadzi do zwiększenia liczby pracowników, procesów, złożoności i problemów. Ale Scan2CAD, firma tworząca wiodące na świecie oprogramowanie do konwersji projektów architektonicznych i inżynieryjnych, opiera się temu trendowi dzięki Trello.

Scan2CAD zwiększa swoją skalę przy jednoczesnym upraszczaniu procesów. Podczas gdy inne organizacje decydują się zwiększać liczbę pracowników i powierzchnię biur, zespół Scan2CAD — choć baza klientów firmy liczy już ponad 90 000 pozycji — pozostaje niewielki (mniej niż 25 osób, wliczając wykonawców!) i rozproszony. Gdy inni w pośpiechu wprowadzają nowe produkty i wchodzą na nowe rynki, Scan2CAD skupia się na jednym produkcie dla dwóch głównych grup odbiorców.

I gdy inni wydłużają listę wykorzystywanych systemów i narzędzi, Scan2CAD stawia na Trello, używając go w kreatywny sposób, aby zaspokoić wszystkie swoje potrzeby związane z zarządzaniem projektami, sprzedażą i produktami.

Zniwelowanie luki między światem fizycznym a cyfrowym

Scan2CAD pomaga architektom i inżynierom wcielać w życie opracowywane projekty i produkty. Tworzone przez nich oprogramowanie ułatwia konwersję zeskanowanych planów i obrazów w tradycyjnych typach plików do formatów zgodnych z CAD i CAM do celów edycji i dokumentacji. Ta inteligentna technologia i związana z nią misja należały do priorytetów prezesa Luke'a Kennedy'ego, gdy przejmował firmę w 2010 roku.

Luke był nowym właścicielem, ale nie nowym pracownikiem firmy. Firma Scan2CAD została założona ponad 20 lat wcześniej przez jego ojca. Po jego przejściu na emeryturę została przejęta, ale kiedy po latach nabywca chciał skierować ją na inne tory, Luke skorzystał z okazji i nabył ją z powrotem, by kontynuować dziedzictwo ojca.

Gdy tylko Luke objął stanowisko dyrektora generalnego, dostrzegł możliwości uproszczenia korzystania z produktu, zwiększenia wydajności i poprawy widoczności. „Wiemy, że nasi klienci używają naszego systemu do jednego zadania — konwertowania plików — dlatego chciałem, aby ta jedna rzecz była dla nich jak najprostsza” — wyjaśnia. „Potem zacząłem się zastanawiać, jak możemy uprościć także naszą działalność.

Dążąc do usprawnień, Luke postanowił znaleźć jeden elastyczny system, który pomagałby dbać o bieżącą organizację pracy zespołu i rozwijał się wraz z nim w przyszłości. Otworzył więc swoją niezawodną osobistą tablicę Trello i przedstawił jej magiczne właściwości kolegom ze Scan2CAD.

Jedno narzędzie, niezliczone zastosowania

Gdyby nie Trello, prawdopodobnie korzystalibyśmy z 10 oddzielnych aplikacji… Oszczędzamy wiele godzin czasu i problemów, a także dużo pieniędzy.

Współpracując z każdym z zespołów, Luke dzielił się pomysłami dotyczącymi wykorzystania Trello do zarządzania różnymi zadaniami, od prostych list czynności do wykonania po złożone przepływy pracy. Z czasem pracownicy zaczęli wykorzystywać te pomysły. Ostatecznie cała firma wprowadziła Trello we wszystkich swoich kluczowych procesach (w tym sprzedaży, rekrutacji, tworzenia treści, rozwoju oprogramowania i śledzenia błędów) i skonsolidowała kilka narzędzi w jedno. „Gdyby nie Trello, prawdopodobnie korzystalibyśmy z 10 oddzielnych aplikacji” — mówi Luke. „Używając tylko jednego narzędzia, oszczędzamy wiele godzin czasu i problemów, a także dużo pieniędzy”.

Przykładowo zespół ds. tworzenia treści Scan2CAD używa Trello do analizowania pomysłów na artykuły pomocy i zasoby dla klientów. Tworzy nową kartę dla każdego tematu lub zadania, a następnie porządkuje karty według miesięcy i przypisuje autorów. Autor przesuwa swoje karty od wersji roboczej, przez edycję, aż do publikacji. Redaktorzy korzystają także z dodatku Power-Up Kloner kart i funkcji listy kontrolnej w Trello, aby nie pominąć żadnych zadań edycyjnych.

Zespół sprzedażowy Scan2CAD używa Trello w podobny sposób. Za każdym razem, gdy wymagane jest działanie w odniesieniu do potencjalnego lub istniejącego klienta, przedstawiciel handlowy tworzy kartę na tablicy Trello „Transakcje”, aby zapewnić płynność działań.

Programiści Scan2CAD dostosowali Trello do swoich potrzeb, zamiast dodawać kolejne narzędzie do zestawu. Chociaż używają skryptów do zautomatyzowanego testowania, wdrożenie nadal wymaga dużo ręcznej pracy. Aby nie narażać pracowników na niepotrzebny stres i mieć pewność, że każde zadanie zostanie wykonane, zespół programistów tworzy karty Trello dla każdego wydania, a następnie używa funkcji listy kontrolnej do automatycznego wypełniania list kontrolnych dla wdrażania i publikowania.

Programiści korzystają z Trello także w celu śledzenia i usuwania błędów. Tworzą karty dla każdego błędu, przypisują konkretnych użytkowników do pracy nad nim (co również zmniejsza zakłócenia dla reszty zespołu) i komunikują się na temat problemu za pomocą komentarzy na kartach. Luke podkreśla, że ten przepływ pracy jest tak przydatny dla zespołu, że stał się niezbędny. „Bez niego nie przygotowalibyśmy ani jednego wydania” — stwierdza. „A ponieważ przypisujemy ludzi tylko do tych kart, które są im potrzebne, mogą koncentrować się wyłącznie na tym, za co odpowiadają. Istnieje równowaga między przejrzystością a [nie]przytłaczaniem ludzi”.

Prosty, elastyczny system, który pomaga ożywić dane i spełniać marzenia

Trello jest naszym pojedynczym „źródłem rzetelnych informacji”.

Dla Scan2CAD Trello okazało się wystarczająco elastyczne, aby dopasować się do wszystkich krytycznych przepływów pracy — od bardzo liniowych procesów (takich jak tworzenie treści) do tych bardziej iteracyjnych (takich jak śledzenie błędów).

Dzięki Trello firma poprawiła również widoczność i współpracę w swoim ogólnoświatowym, w pełni zdalnym zespole. Luke stwierdza: „Trello jest naszym jedynym źródłem rzetelnych informacji. Każdy członek zespołu, w tym nowi pracownicy, może zajrzeć do Trello i uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebuje”.

Luke przypisuje szerokie wykorzystanie i sukces Trello w Scan2CAD intuicyjnemu interfejsowi i elastyczności narzędzia. Bez względu na poziom znajomości technologii pracownicy mogą szybko nauczyć się korzystać z niego bez szkolenia i dostosować tablice do swoich konkretnych potrzeb. Jak twierdzi, „Trello jest równie elastyczne, jak arkusz kalkulacyjny, ale daje większe możliwości. W najprostszej formie można z niego korzystać jak z wypunktowanej listy, ale można też używać go jako kompletnej aplikacji zintegrowanej z innymi systemami, pozwalającej kierować całymi obszarami działalności firmy”.

W miarę jak firma Scan2CAD rozwinęła swoje Trello z jednej osobistej tablicy do systemu obejmującego całą firmę, Luke i jego zespół zaczęli polegać na tym systemie, aby wcielać w życie swoje pomysły. „Trello stało się dla nas formatem pliku. Nie da się go porównać z innymi aplikacjami” — mówi Luke. „Używamy Trello, ponieważ pozwala ożywić nasze dane. Lista punktowana zmienia się w rzeczywiste zadania, które są przypisane do prawdziwych ludzi, z terminami i połączeniami z innymi naszymi aplikacjami. Potencjał tego rozwiązania jest ogromny”.