SwagUp + Trello

Nowe pomysły biznesowe na nic się zdają bez solidnego systemu wsparcia. Dysponowanie systemami i przepływami pracy działającymi w tle może znacząco zwiększyć szansę firmy na pomyślne rozpoczęcie działalności oraz — zwłaszcza w przypadku startupów — do adaptacji w miarę pojawiania się możliwości wprowadzania innowacji.

Kiedy Michael Martocci postawił na branżę produktów promocyjnych (tzw. „swag”) i założył SwagUp (rzecz jasna w garażu swojej mamy w New Jersey), jego zamiarem było stworzenie dostawcy produktów promocyjnych dla startupów. Jednak jako przedsiębiorca stale szukał nowych pomysłów i możliwości wprowadzania innowacji, co stało się możliwe dzięki Trello.

SwagUp znajduje swoją niszę

Choć produkty promocyjne wyszły już daleko poza markowe kubki i butelki z wodą — weźmy na przykład gigantyczne klocki Jenga i hoverboardy (tak, hoverboardy) — praktyki branżowe i opcje dostawców pozostają niezmienne od lat. „Jest 20 lub 30 firm, które generują połowę przychodów, a druga połowa dzieli się między jakieś 30 000 firm” — mówi Michael.

Taka fragmentacja powoduje, że doświadczenie klienta jest co najmniej niezadowalające. Niektórzy klienci muszą współpracować z wieloma sprzedawcami, aby zdobyć potrzebne produkty, co sprawia, że proces zamawiania jest czasochłonny, nadmiernie skomplikowany i nieskoordynowany. Inni decydują się na zatrudnienie agencji marketingowych do zarządzania procesem zamawiania, co jest mniej uciążliwe, ale droższe.

Michael uświadomił sobie realia tego wadliwego systemu, gdy pewna firma zwróciła się do niego z zapytaniem o „pakiet swagu” — zbiór opatrzonych symbolami marki przedmiotów, które można rozdawać nowym pracownikom. „Przygotowanie pakietu jest bardzo pracochłonne, dlatego pomyśleliśmy, że skoro jeden klient potrzebuje takiego rozwiązania, znajdą się też inni chętni” — mówi.

Uświadomienie sobie tego faktu skłoniło Michaela do ponownego przemyślenia własnego podejścia do biznesu i ostatecznie do zmiany kursu. Zamiast dostosowywać się do kłopotliwego istniejącego modelu, firma SwagUp postanowiła poprawić doświadczenie klientów, oferując możliwość łatwego zamawiania i bezproblemową obsługę e-commerce, jak również usługi projektowania i kompletowania zestawów. Startup miał się zająć także magazynowaniem, realizacją zamówień i wysyłką. SwagUp miał wziąć na barki cały ciężar logistyczny, który tradycyjnie spoczywał na klientach, odnosząc sukces dzięki zaoferowaniu bezproblemowej obsługi.

Aby zrealizować ten ambitny plan, Michael musiał szybko opracować system, który pozwoliłby na zarządzanie logistyką i niezbędnymi przepływami pracy.

Tworzenie kompleksowych przepływów pracy w firmie

Gdy tylko przejdziesz do tablicy Trello, od razu rozumiesz, jak działa. To naprawdę bardzo proste.

„Mówię wszystkim, że założyłem tę firmę przy użyciu Wix, Typeform i Trello. To trzy gotowe narzędzia, które są łatwo dostępne i, w pewnym zakresie, darmowe” — mówi Michael.

Pierwszym przepływem pracy opracowanym przez Michaela był system pipeline'u sprzedaży do zarządzania całym cyklem życia klienta, od złożenia zamówienia do dostarczenia produktu promocyjnego. Wybrał Trello ze względu na jego układ wizualny i zorientowanie na proces. Wiedział również, że przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi Trello będzie łatwe, co było kluczowym czynnikiem dla szybkiego uruchomienia nowej inicjatywy. „Gdy tylko przejdziesz do tablicy Trello, od razu rozumiesz, jak działa” — stwierdza Michael. „To proste jak drut”.

Aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, Michael zautomatyzował aspekty systemu sprzedaży przy pomocy Zapier. Po złożeniu przez klienta zamówienia na stronie SwagUp Zapier automatyzuje kartę Trello, która z kolei powiadamia SwagUp. Karta zostaje przydzielona projektantowi, następnie przekazana do działu zarządzania kontem i tak dalej. W miarę przemieszczania się kart po tablicy Trello zespół może wizualizować, na jakim etapie procesu znajduje się każdy klient i co musi się wydarzyć w następnej kolejności.

Gdy Michael zobaczył, jak dobrze Trello wspiera proces sprzedaży, przeniósł na platformę dodatkowe przepływy pracy zespołu. Zbudował tablicę operacyjną do zarządzania zamówieniami zaopatrzeniowymi i zleceniami dostawców. Realizację zamówień na produkty promocyjne trudno skoordynować pod kątem szczegółów, a Trello służy jako centralna lokalizacja do monitorowania i zarządzania tymi szczegółami. „Śledziliśmy wszystko na tej tablicy — termin dostarczenia artykułu, kolory — wszystko” — mówi Michael.

Na naszych kartach mieliśmy listy kontrolne, dzięki którym mogliśmy się upewnić, że mamy wszystkie informacje potrzebne zespołowi zamawiającemu do wykonania pracy.

Z tablicy operacyjnej zlecenia zamówień były wysyłane do dostawców, co uruchamiało przepływ pracy realizacji. Sprzedawcy wskazywali na kartach Trello, czy zaakceptowali zamówienie i kiedy zostało ono wysłane. Potem, gdy przepływ pracy realizacji zamówień SwagUp stał się bardziej wydajny, Michael zaczął dostrzegać zalety dodatków Power-Up, dodających do każdej tablicy Trello więcej funkcji i integracji z innymi kluczowymi narzędziami biznesowymi.

Przez sześć miesięcy firma SwagUp korzystała z darmowej wersji Trello, ale Michael bardzo chciał zwiększyć funkcjonalność systemu. Szczególnie zależało mu na umieszczeniu na kartach informacji o wysyłce. Dodatek Power-Up Śledzenie przesyłek dołącza numery monitorowania przesyłek bezpośrednio do kart Trello, umożliwiając śledzenie na bieżąco postępów i dat dostawy bezpośrednio w Trello. „Codziennie przyjmujemy i wysyłamy setki paczek. Dzięki temu można spojrzeć na kartę i sprawdzić, czy paczka dotarła, czy nie, i zorientować się, gdzie jest” — mówi.

SwagUp zyskuje narzędzie do rozwoju

Nie wiem, jak inaczej moglibyśmy to osiągnąć. Nie przetrwalibyśmy bez Trello.

W ciągu niewiele ponad dwóch lat innowacyjny pomysł na biznes przekształcił się w innowacyjną firmę, a Michael przypisuje Trello istotną rolę w tej transformacji. Inwestycja firmy w nową jakość doświadczenia klienta w statycznej branży przynosi rezultaty: SwagUp pozyskał 800 klientów, wkrótce zrealizuje dwutysięczne zamówienie i przewiduje, że jego roczny przychód brutto wyniesie w 2019 roku od 8 do 9 milionów dolarów.

„Nie wiem, jak inaczej moglibyśmy to osiągnąć. Bez Trello nie przetrwalibyśmy” — mówi Michael. „Dzięki systemowi nie tylko udało nam się ujednolicić nasz proces i pomóc każdemu w zrozumieniu swojej roli, ale również mogliśmy zautomatyzować najważniejsze etapy procesu, co pozwoliło nam w szybki sposób zwiększyć wartość firmy o wiele milionów z zespołem liczącym 10 osób”.