UNICEF + Trello

Za sprawą UNICEF podczas huraganu Irma w ciągu niecałych 30 godzin ponad 22 000 osób otrzymało informacje ratujące życie.

Wykorzystując platformę komunikacji i zaangażowania młodzieży o nazwie U-Report, Globalne Centrum Innowacji (GIC) UNICEF umożliwiło setkom społeczności przygotowanie się na katastrofalne w skutkach burze.

Od Bangkoku po Kopenhagę i od Panamy po Santiago, 3 z 17 globalnie rozmieszczonych członków zespołu pracowało przez całą dobę, korzystając z narzędzia U-Report i skalując je, aby w rekordowym czasie dotrzeć do 14 krajów dotkniętych klęską. Ponad połowa osób, którym udzielono pomocy, stwierdziła, że była to jedyna informacja na temat przygotowań i ochrony lokalnych społeczności, jaką w porę otrzymały.

Trello okazało się narzędziem, które pozwoliło zespołowi ds. innowacji UNICEF szybko zareagować na sytuację kryzysową.

Przejrzystość i wiele perspektyw oferowanych przez Trello pomaga nam zapewnić spójne wsparcie dla jednego kraju, gdzie może istnieć wiele projektów w różnych obszarach, w których uczestniczą i które wspierają różne osoby.

Krótkie i proste komunikaty przekazywane osobom mieszkającym w obszarze burz pomogły zapewnić bezpieczeństwo im i ich rodzinom. 89% ankietowanych odpowiedziało, że uznało informacje za przydatne, 80% podzieliło się nimi z co najmniej jedną osobą, a 57% — z co najmniej pięcioma.

Dla każdego dziecka

Myśląc o 70-letniej organizacji, można wyobrażać sobie instytucję sztywną i zbiurokratyzowaną, ale UNICEF łamie ten stereotyp. Organizacja nadal cieszy się zaufaniem i cechuje solidnością, która wiąże się z pomaganiem dzieciom w trudnej sytuacji od prawie stu lat, jednak w jej DNA jest także innowacyjność. Każde działanie na rzecz rozwoju i pomocy humanitarnej opiera się na chęci dokonania zmian w inny sposób, dostarczania za każdym razem lepszych usług i uczenia się na podstawie rezultatów.

Niezależnie od tego, czy chodzi o ręczne pompy umożliwiające szybsze czerpanie czystej wody pitnej, o procesy umożliwiające dokładne badanie skrajnie niedożywionych dzieci, czy też o przesuwanie granic możliwości nowych technologii w celu usprawnienia procesów — każdy zespół UNICEF kieruje się misją budowania lepszego świata dla każdego dziecka.

W kwestii wspomnianego przesuwania granic zespół odpowiedzialny za Globalne Centrum Innowacji (GIC) UNICEF jest szczególnie innowacyjny. Ocenia on i wdraża pomysły i technologie, które mogą być stosowane na poziomie krajowym lub międzynarodowym w celu poprawy jakości życia dzieci i ich rodzin w bardziej efektywny i trafny sposób. Pracownicy doświadczają także, co to znaczy być prawdziwie rozproszonym zespołem, którego praca jest możliwa za sprawą technologii.

Tanya Accone, starsza doradczyni ds. innowacji, która kieruje zespołem GIC UNICEF, współpracuje z 16 pełnoetatowymi i niepełnoetatowymi współpracownikami w 11 lokalizacjach, co umożliwia 24-godzinny cykl wsparcia w różnych strefach czasowych i asynchroniczną współpracę. Muszą oni wykonywać swoją pracę w sposób jak najbardziej efektywny, szczególnie w przypadku stosowania rozwiązań wspierających reagowanie w sytuacjach kryzysowych:

Nie możemy tracić czasu na wysyłanie rzeczy pocztą e-mail, a później na szukanie tych wiadomości i zastanawianie się, gdzie są dzisiejsze zadania do wykonania, kiedy chodzi o informacje ratujące życie i mające wpływ na jego jakość. Z Trello nasze rozmowy i realizacja zadań są płynne i efektywne.

W 2016 roku ten niewielki zespół pracowników zdalnych aktywnie współpracował z 89 ze 193 krajów wspieranych przez UNICEF w związku z rozpoczęciem nowych inicjatyw wspólnie z rządami i organizacjami. Oprócz pomocy tym państwom w przygotowaniu się na sytuacje kryzysowe miało to na celu również wprowadzenie nowych sposobów pracy, przyspieszających realizację inicjatyw w zakresie zdrowia, ochrony i edukacji dla dzieci wspieranych przez UNICEF i jego partnerów na całym świecie.

Praca zdalna w wersji ekstremalnej

Początkowo zespół GIC składał się jedynie z siedmiu osób, pracujących razem w biurze w Kampali, w Ugandzie. Jego członkowie zaczęli używać Trello w celu przechowywania wszystkich najważniejszych informacji w jednym miejscu. Zapewniło to całemu zespołowi przejrzystość, jakiej nie udałoby się osiągnąć, polegając na nieporęcznych wątkach mailowych i dokumentach zapisanych na lokalnych komputerach.

Trello pomaga naszemu zespołowi organizować wewnętrzne działania tak, abyśmy mogli być jak najbardziej skuteczni we wspieraniu innych, zarówno w czasie kryzysu, jak i podczas regularnej pracy na rzecz społeczeństwa.

W odpowiedzi na zapotrzebowanie na wsparcie ze strony różnych krajów zespół szybko osiągnął rozmiary, które uniemożliwiły skuteczną realizację jego zadań w ramach modelu opartego na pojedynczej lokalizacji. Zespół stał się mobilny — jego członkowie podróżowali, wspierając różne biura krajowe rozsiane po całym świecie. Kiedy zdecydowano się na rozproszenie zespołu po świecie w celu zwiększenia efektywności i wydajności, posiadanie jednego źródła rzetelnych informacji stało się jeszcze ważniejsze. W tej formule praca zdalna osiągnęła ekstremum możliwości, z 24-godzinnym asynchronicznym dniem pracy. Potrzebny stał się zestaw narzędzi umożliwiający współpracę, organizację i spojrzenie na działania ze wspólnej perspektywy niezależnie od długości i szerokości geograficznej.

Celem było zbudowanie nowej wirtualnej przestrzeni roboczej, która umożliwiłaby członkom zespołu działanie w dziewięciu strefach czasowych w sposób równie efektywny, jak w przypadku pracy z jednego miejsca. W 2016 roku, w ramach misji zwiększania innowacyjności metod pracy UNICEF, zespół rozpoczął systematyczną analizę szeregu różnych narzędzi do współpracy zespołowej w celu znalezienia idealnego zestawu technologii do „ekstremalnej pracy zdalnej”.

(Ponowny) wybór Trello

W ciągu 12 miesięcy zespół Tanyi ocenił i przetestował 17 różnych aplikacji do współpracy w zakresie zarządzania projektami, wideo, czatu i poczty elektronicznej. W ramach eksperymentu wykonywano przepływy pracy w czterech różnych narzędziach do współpracy nad projektami.

W końcu zespół zdecydował się na pakiet pięciu narzędzi do prowadzenia wirtualnego biura. Niezależnie od tego, że wcześniej korzystali z Trello, ponownie okazało się, że jest to dla nich najlepszy wybór w zakresie współpracy zespołowej z kilku ważnych powodów:

• Prosta struktura tablica-lista-karta była łatwa do opanowania dla członków zespołu, którzy nie przeszli szkolenia z zakresu zarządzania projektami;
• Elastyczny i przejrzysty charakter narzędzia oznacza, że każdy może uzyskać dostęp do potrzebnych informacji;
• W razie potrzeby można tworzyć nowe przepływy pracy, a tablice mogą być wykorzystywane nie tylko do śledzenia zadań;
• Wizualizacja pracy w połączeniu z funkcjami takimi jak etykiety i filtrowanie pomaga zespołowi spojrzeć na informacje w różnych (i wartościowych) kombinacjach — czy to w podziale na kraje, czy też globalnie, według działań lub rozwiązań.

Jesteśmy w stanie dostosować Trello do sposobu myślenia i zachowania naszej organizacji, zamiast próbować dopasować nasz zespół i nasze potrzeby, które zmieniają się codziennie, do ustalonej struktury.

Jak Trello pomaga zapewnić globalną perspektywę

Trello jest najważniejszym narzędziem koordynacji wewnętrznej dla zespołu GIC w UNICEF — stanowi podstawę współpracy między pracownikami.

W dowolnej chwili, współpracując z dowolną liczbą krajów, mogą śledzić informacje dotyczące każdej lokalizacji — w tym wszystkie punkty kontaktowe i ważne dokumenty — na dedykowanych tablicach Trello.

Często stoją na czele wielu inicjatyw jednocześnie w tym samym kraju, więc porządkują nazwy tablic według krajów i rozwiązań, które pomagają skalować. Podczas klęski związanej z huraganami na Karaibach skupili się na tablicy „Pilna reakcja na huragan Irma”, jednocześnie nie tracąc z pola widzenia innych lokalnych informacji.

Pamiętaliśmy również o wszystkich innych rozmowach, które prowadziliśmy z tymi 14 krajami na temat wszelkich innych istotnych działań, oraz o osobach kontaktowych i głównych obszarach pracy w poszczególnych krajach.

Jednocześnie, w innych częściach świata, zespół pracuje nad inicjatywami, takimi jak UPSHIFT — program inkubatora mający na celu zwiększanie przedsiębiorczości wśród młodzieży i innowacji społecznych. Program ten wspiera młodzież z grup najbardziej marginalizowanych, w tym osoby niepełnosprawne i przesiedlone, w 8 różnych krajach i regionach, aby mogły rozwijać się jako przedsiębiorcy i twórcy rozwiązań w swoich społecznościach. Podstawowa praca związana z zarządzaniem tymi 8 projektami i 20 krajami, które chcą wprowadzić UPSHIFT (cechującymi się zarówno podobnymi komponentami, jak i różnymi ekosystemami i etapami rozwoju), odbywa się w Trello.

Ale Trello jest tylko częścią tego procesu.

Ogólna perspektywa, jaką zapewnia Trello, umożliwia realizację programów, takich jak UPSHIFT. Inicjatywa ta pomogła między innymi Tuấnowi Nguyễnowi — niedowidzącemu studentowi z Wietnamu, który uruchomił stronę z ofertami pracy, aby wspierać całą społeczność profesjonalistów takich jak on.

Kolejnym przykładem jest Rina Shabani, szesnastolatka z Kosowa, która edukuje rówieśników na temat nierówności płci. Innowatorzy społeczni w Kosowie, tacy jak Rina, wprowadzili rozwiązania, które pomogły ponad 200 tys. osób.

GIC wspiera również indonezyjski oddział UNICEF i rząd Indonezji w zarządzaniu największą w historii tych organizacji kampanią szczepień ochronnych, mającą na celu zaszczepienie 70 milionów dzieci przeciwko zagrażającym życiu wirusom odry i różyczki.

Także w tym przypadku technologia jest podstawą do wprowadzenia tego rodzaju zmian na dużą skalę. RapidPro, narzędzie komunikacyjne typu open source, dostarcza w czasie rzeczywistym użytecznych informacji, których zebranie nie byłoby możliwe przy użyciu tradycyjnego, papierowego systemu, a ponadto dociera do ludzi za pośrednictwem ich własnych telefonów komórkowych, w tym przypadku poprzez SMS-y. Wnioski płynące z wdrożeń w Indonezji i Zambii zostaną wykorzystane w krajach zainteresowanych zastosowaniem RapidPro do wspierania celów dotyczących szczepień ochronnych.

Proces RapidPro jest tworzony przez zaledwie dwie osoby na potrzeby cyfryzacji opieki zdrowotnej w 15 krajach. Oparty na współpracy charakter Trello pomaga im zachować przejrzystość pracy, co oznacza, że nie muszą ciągle aktualizować informacji — członkowie zespołu mogą samodzielnie wyszukiwać potrzebne szczegóły. Pozwala to również zespołowi stanowić część sieci ekspertów w dziedzinie zdrowia oraz wspomagać tę sieć w celu usprawniania tej pracy w całej organizacji UNICEF.

Poprawa jakości życia dzieci: teraz i w przyszłości

Podstawową misją Globalnego Centrum Innowacji UNICEF jest przystosowanie pomysłu, który pomaga tysiącom ludzi w jednym miejscu, do pomocy milionom dzieci i rodzin w około 190 krajach świata, w których działa UNICEF.

W praktyce oznacza to, że zespół Tanyi działa w oparciu o zasady otwartego źródła i innowacje cyfrowe. Inaczej mówiąc, projekty UNICEF są tworzone tak, aby mogły być współdzielone i wykorzystywane przez innych, nie tylko przez ich organizację. Trello wyznaje tę samą zasadę produktywnej, rozwijającej się współpracy i dlatego jest idealnym narzędziem do tego celu.

Tworzymy wszystkie narzędzia tak, aby można je było łatwo skonfigurować, obsługiwać, dostosowywać i powielać, ponieważ zawsze pamiętamy, komu pomagają: dzieciom i ich rodzinom w najtrudniej dostępnych miejscach.

Jak zauważa Tanya, od najwyższego poziomu działalności humanitarnej po narzędzia takie jak Trello, wszyscy jesteśmy częścią większego, wspólnego ekosystemu, na który wpływają nasze działania na rzecz innych. A działania te są najbardziej skuteczne wtedy, gdy ewoluują i rozwijają się wraz z potrzebami społeczności, którym służą:

Chcemy być enzymami, a nie katalizatorami. Katalizatory przyspieszają reakcje chemiczne. Enzymy zwiększają tempo zmian jeszcze szybciej niż katalizatory, przekształcając to, na co działają, w coś nowego, a przy tym w wyniku tego procesu same ulegają zmianom i ewoluują.

Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że portfolio projektów GIC, podobnie jak tablice Trello, których używają do ich śledzenia, będą za rok wyglądały zupełnie inaczej. A to bardzo dobrze.

Chcielibyśmy spojrzeć wstecz i stwierdzić, że przyczyniliśmy się do osiągnięcia ogromnych pozytywnych rezultatów w pracy z dziećmi i na ich rzecz. Chcemy przekształcać innowacje w powszechne sposoby wykonywania pracy. Ogólnie rzecz biorąc, chcemy się rozwijać, wykorzystując nowe, optymalne sposoby wprowadzania korzystnych zmian w świecie.