BurgerFi + Trello

Como é fazer parte do segmento de serviço de alimentação que mais cresce no mundo? “Bem agitado”, diz Steven Buckley, diretor de operações da BurgerFi. A franquia de hamburgueria rápida casual abriu quase 100 restaurantes nos Estados Unidos nos últimos cinco anos: “A gente sempre tem o desafio de ser o 'melhor da categoria', e o objetivo é liderar o segmento, nada menos”. Conhecida pelos pães de hambúrguer “com a assinatura da marca” e ingredientes gourmet exclusivos, a empresa com sede na Flórida tem criado uma experiência gastronômica interessante com a promoção da marca corporativa e a ajuda dos proprietários de franquias locais.

Os principais pontos focais da empresa são a inovação contínua e a aplicação de tecnologia de ponta aos produtos alimentícios e modos de serviço.

Como a BurgerFi é uma empresa de franquias, as metas e os objetivos precisam ser comunicados e ter engajamento em todos os níveis da empresa, desde os executivos seniores até os gerentes gerais das lojas. Trocar informações entre os departamentos e os locais de franquia não é pouca coisa quando é preciso conectar mais de 300 pessoas no país inteiro. Para alcançar os resultados de crescimento que buscava, a BurgerFi precisava unir todos os membros do time em torno das mesmas prioridades.

Como o Trello entrou no cardápio

Quando Steven entrou na empresa no início de 2015, ele identificou a necessidade de adotar e usar uma ferramenta de comunicação e organização na empresa toda. A ferramenta precisava ser intuitiva e acessível, sejam quais forem a localização, a aptidão digital ou o dispositivo. Ele já tinha visto o Trello em uso quando trabalhava em outra empresa e gostou do que viu:

O interesse pelo Trello surgiu devido à capacidade de criar e distribuir metas gerais para serem executadas pelas táticas do sistema, com total senso de responsabilidade em todos os níveis da empresa.

Depois de apresentar o Trello à BurgerFi como um veículo de colaboração e gestão de projetos, Steven observou a solução ganhar vida própria na empresa, conforme os membros começaram a explorar os recursos para iniciativas interdepartamentais, como integração de franqueados, gestão de marketing colateral e desenvolvimento imobiliário.

Na verdade, aconteceram três coisas importantes quando a BurgerFi adotou uma ferramenta central para unir a empresa:

1. A cultura da empresa passou por uma mudança positiva, aumentando a responsabilidade e o compromisso com os projetos.
2. As ações individuais começaram a ficar mais alinhadas com as prioridades mais importantes da empresa.
3. A comunicação entre os departamentos e com os franqueados ficou mais simples e fácil de gerenciar.

O Trello é uma ferramenta incrível para colaboração entre departamentos.

Em dois anos de uso, o Trello se tornou uma fonte poderosa de informações e controle para pessoas em todos os níveis da empresa, de acordo com Steven. Com mais de 150 quadros usados o tempo todo por mais de 300 membros do time, o Trello ganhou vida própria dentro da cultura da empresa, segundo Steven. Os funcionários e franqueados da BurgerFi usam o Trello de todas as formas possíveis para:

• Organizar a estrutura da empresa
• Realizar reuniões
• Fazer apresentações
• Cumprir agendas
• Anexar documentação
• Gerenciar mídias sociais
• Desenvolver campanhas de marketing
• Treinar novos membros do time
• Acompanhar o desenvolvimento de ideias
• Gerenciar o dia a dia do restaurante
• Explorar novos pontos comerciais

E embora todos na BurgerFi tenham obtido esses mesmos benefícios usando o Trello, cada time desenvolveu fluxos de trabalho personalizados para priorizar as metas fundamentais para o crescimento da empresa.

Principais quadros do time da BurgerFi

Em relação aos quadros do Trello, a BurgerFi incentiva os funcionários a desenvolver fluxos de trabalho personalizados que atendam às suas necessidades. Para ajudar a promover o espírito de equipe em meio a essa diversidade, eles desenvolveram alguns planos de fundo padronizados com a marca da BurgerFi que os funcionários podem escolher para os quadros. O resultado é uma ampla coleção de quadros que atendem às diferentes necessidades de cada time para contribuir com as metas organizacionais mais importantes. Aqui estão alguns dos principais fluxos de trabalho da BurgerFi no Trello:

Diretório da empresa

O fluxo de trabalho: o quadro de diretório da empresa da BurgerFi é uma visão geral de cada departamento e dos quadros do Trello correspondentes que a empresa usa no momento.

Usado para: toda a empresa

Dicas de criação de quadro: as listas organizam cada departamento por cartão, incluindo os membros do time e links para os quadros que esse time usa. Os funcionários podem consultar esse quadro a qualquer momento para ver o status geral dos times e os principais projetos.

Gestão de franquia

O fluxo de trabalho: cada novo proprietário de franquia recebe um conjunto de quadros de franquia como uma ajuda para agregar as metas corporativas e um conjunto completo de quadros de administração para as operações diárias do restaurante.

Usado para: times distribuídos

Dicas de criação de quadro: guarde versões de exemplo de quadros como “Registros da loja”, “Reclamações do cliente” e “Gerenciamento de RH” para facilitar a configuração para os novos proprietários.

Agenda de reuniões do time

O fluxo de trabalho: Steven usa um quadro dedicado como agenda para realizar reuniões semanais. As listas e os cartões são organizados pelos vários projetos e tarefas mais importantes que eles estão acompanhando na empresa.

Usado para: times executivos

Dicas de criação de quadro: as datas de entrega são fundamentais para que os compromissos sejam cumpridos. Os membros do time atribuídos são marcados nos comentários nos cartões do projeto, e o senso de propriedade é adquirido nas verificações de rotina, graças às reuniões semanais recorrentes.

Desenvolvimento de negócios

O fluxo de trabalho: o time do setor imobiliário da BurgerFi gerencia o desenvolvimento de novos locais para restaurantes usando o Trello. Os quadros são usados para organizar documentos importantes, como avaliações, planos, contratos e aluguéis, bem como para orientar as reuniões do conselho de locais.

Usado para: times de crescimento

Dicas de criação de quadro: uma integração com o software de construção do time do setor imobiliário proporciona a simplificação dos processos. Os documentos de desenvolvimento de locais são organizados em uma ordem que complementa o processo de reunião do conselho de locais, disponibilizando todos os materiais para facilitar a consulta.

Feedback do cliente

O fluxo de trabalho: o feedback dos clientes sobre a experiência na BurgerFi é coletado e encaminhado a um quadro específico para análise e ação adicionais.

Usado para: times de suporte

Dicas de criação de quadro: o e-mail para quadro é uma ferramenta útil para o processo de feedback. Todos os comentários dos clientes que chegam por e-mail são encaminhados para o quadro. A extensão Trello Card Counter ajuda a acompanhar o número de envios em cada estágio da resposta.

O ingrediente secreto? Integração

Hoje, não há um membro do time na BurgerFi que não esteja usando o Trello para algum aspecto do trabalho. Embora ele tenha passado a ser um importante veículo para colaboração e gestão de projetos, Steven observa que a implementação levou quase seis meses para que os fluxos de trabalho do time atingissem o grau de otimização e eficiência atual.

A implementação do Trello foi um sucesso graças ao treinamento detalhado para todos os funcionários, reforçado pelo compromisso do nível sênior com a plataforma.

Para usar todo o potencial do Trello, uma das etapas mais importantes que eles tomaram foi a criação de vídeos de integração personalizados para treinar novos usuários. A série de vídeos aborda o básico de como usar o Trello enquanto ferramenta e como ele é usado na BurgerFi.

Eles também oferecem recursos de integração e quadros de exemplo aos novos proprietários de franquia, para que eles possam executar todas as operações com o Trello, colaborando em coisas como registros de loja, inspeções de saúde e segurança alimentar, reclamações de clientes (e elogios!), visitas a lojas corporativas e recursos humanos, tudo com os contatos corporativos bem acessíveis na seção de comentários nos cartões ou na página do time.

A gente tem o comprometimento de incluir o treinamento e a assimilação do Trello como um componente dos sistemas de integração e treinamento da BurgerFi para todos os funcionários corporativos e franqueados.

O crescimento real é uma mentalidade coletiva

Steven diz que se você andar pela sede deles, vai ver os quadros do Trello em telas por tudo. “Não sei como a gente faria o que faz sem o Trello”, acrescenta.

Pode parecer exagero, mas os números da concorrência mostram o contrário. Com uma expectativa de que o setor de restaurantes como um todo supere US$ 780 bilhões em receita este ano com mais de um milhão de locais de serviços de alimentação nos EUA, “fazer” o que a BurgerFi faz, ou seja, criar um ambiente vibrante, com visão de futuro (e delicioso!), exige contar com o poder que vem da união de cada membro do time em torno das mesmas metas de crescimento.