Instinct Dog Training + Trello

Adotando uma abordagem personalizada para os melhores cuidados com cães em todo o país

Quando Brian Burton e Sarah Fraser, casados, começaram a Instinct Dog Training há mais de dez anos, a visão deles era oferecer ajuda e esperança para os cães e seus cuidadores por meio de cuidados de qualidade e treinamento de reforço positivo. De certa forma, eles acabariam fazendo o mesmo por seus funcionários e clientes — com a ajuda do Trello.

Embora Brian e Sarah estivessem em áreas diferentes na época, eles viram uma oportunidade de combinar as habilidades de gestão de projetos que ele tinha com a experiência em marketing e a paixão por cães que ela tinha em uma empresa com significado. Juntos, eles construíram não apenas uma franquia nacional bem-sucedida, mas também uma plataforma de operações impressionante toda desenvolvida no Trello, que economiza tempo, oferece visibilidade cristalina e garante a melhor experiência para seus clientes de quatro e duas pernas.

Uma solução construída para o longo prazo

O Trello vai ter um papel importante nessa escalabilidade. Ele vai ajudar não apenas a maximizar o potencial do time, mas também a escalar com o coração.

Desde que a Instinct foi fundada, ela se tornou uma franquia multimilionária Inc 5000, com várias sedes em Nova York, Nova Jersey, Califórnia e Oregon. O objetivo da empresa é expandir para 30 a 50 sedes, que vão atender milhares de cães e empregar centenas de funcionários.

Para atingir essas metas agressivas de crescimento, o time precisava de um sistema padronizado e fácil de usar para a gestão de operações. Brian e Sarah avaliaram mais de uma dúzia de ferramentas e, por fim, escolheram o Trello por causa de sua facilidade de uso e API aberta. Esses recursos permitiram que eles usassem o Zapier, uma ferramenta de automação simples que conecta aplicativos entre si, para integrar o Trello ao CRM, ao aplicativo de agendamento on-line, ao software de hospedagem para cães e ao e-mail da Instinct. Dessa forma, todos os sistemas deles poderiam trabalhar juntos como uma única plataforma de operações.

Um dia na vida dos bons garotos e garotas da Instinct

Até agora, esta plataforma economizou 10 a 20 horas por semana para o time de cuidados caninos, 20 a 25 horas por semana para o time de treinamento e 25 a 40 horas por semana para o time de atendimento ao cliente.

Quando Brian conectou todos os aplicativos da Instinct no Trello, ele começou a ver como esse novo sistema automatizado beneficiaria a todos, aliviando o fardo de muitas tarefas administrativas tediosas para liberar o tempo do time. Assim os times de cuidados caninos e treinamento de cães poderiam oferecer cuidados mais rápidos e consistentes; o Atendimento ao Cliente teria mais facilidade para oferecer um ótimo serviço aos donos de cães; e o time de liderança teria mais visibilidade.

Veja alguns destaques de um dia na vida de três funcionários: Molly no time de cuidados caninos, Aaron no time de treinamento de cães e Trish no time de atendimento ao cliente.

6h Molly chega às instalações e abre o Trello no celular para ver a lista gerada pela ferramenta com as tarefas de operações diárias. Conforme avança na lista, ela arrasta os cartões para a coluna "Concluído". Se uma tarefa não for necessária ou não for concluída de propósito, ela arrasta o cartão correspondente para a lista apropriada e deixa um comentário com mais informações. Assim, o gerente dela pode ter proatividade para resolver possíveis problemas, como falta de pessoal e lacunas de treinamento.

9h30 Aaron recebe Buddy, o boxer, para sua quinta aula de treinamento. Após a aula, a dona de Buddy recebe uma pesquisa automatizada e personalizada e seleciona a opção "SOS" para informar à Instinct que está com dificuldades. Como resultado, um cartão é criado pela ferramenta no quadro "Programas em risco" do Trello para que o diretor de comportamento e treinamento possa trabalhar com Aaron para ajudar Buddy a voltar ao caminho certo.

10h15 Trish começa a trabalhar em um lote de cartas de boas-vindas para novos clientes de treinamento. Depois que os cartões do Trello são criados pela ferramenta para cada novo cachorro, Trish delega um treinador para cada animal e arrasta os cartões para a lista "Treinamento". Essa ação aciona um e-mail para o dono com mais informações sobre o treinamento, uma biografia do treinador delegado e notas sobre o que esperar durante a primeira aula.

11h30 Duke, um golden retriever, e Roxy, uma dachshund, são deixados para hospedagem. Molly faz o check-in no sistema de hospedagem da Instinct, e um cartão do Trello é criado pela ferramenta para cada cachorro no quadro "Recreação em grupo". Quando a brincadeira começa, Molly abre o sistema de hospedagem para saber mais sobre as personalidades, as preferências e os amigos de Duke e Roxy nas instalações. Ela arrasta o cartão do Trello de Duke para Recreação em grupo 3, para que ele possa brincar com outros cães grandes e ativos, e o cartão de Roxy para a lista "Individual", já que ela não se dá bem com outros animais.

15h30 Bailey, uma husky na hospedagem, começa a tossir. Molly abre o quadro "Cão espirrando ou tossindo" para obter instruções sobre o que fazer: colocar Bailey em quarentena, medir a temperatura, ligar para a mamãe e marcar uma consulta no veterinário. Mais tarde naquela manhã, o veterinário libera Bailey para ficar, então Molly a traz de volta e avisa a mamãe que ela está bem.

16h30 Trish faz um inventário de suprimentos e adiciona alguns itens ao quadro "Suprimentos necessários". Ela também vê que Brian moveu alguns itens que ela solicitou para a lista "Aprovados" e que os suprimentos que seu colega de trabalho pediu estão agora na lista "Entregues".

17h30 A mãe de Bailey deve chegar em casa das férias hoje à noite. Molly verifica o Trello e vê que um cartão foi criado pela ferramenta, lembrando de dar banho em Bailey antes que mamãe a busque.

No final do dia, a plataforma de operações baseada no Trello da Instinct melhorou a vida para todas as pessoas e cães sob seu cuidado.

Pronto para brincar com os cachorros grandes

Para ter escalabilidade, é preciso ter visibilidade, responsabilidade e organização. O Trello proporcionou esses recursos para a gente.

Antes de Brian implementar esse sistema, ele notou que as tarefas estavam sendo deixadas de lado, com gargalos entre funcionários e liderança e inconsistências no cuidado canino. Esses desafios não eram críticos na época, mas ele sabia que ficariam piores à medida que a Instinct crescesse.

"Quando você tem uma empresa pequena, consegue dar conta da demanda com um time pequeno que faz tudo. Mas, para ter escalabilidade, é necessário visibilidade, responsabilidade e organização", afirma Brian. "O Trello proporcionou esses recursos para a gente".

À medida que a Instinct cresceu de uma sede para cinco, Brian e Sarah utilizaram o Trello para criar fluxos de trabalho e sistemas repetíveis, mas personalizáveis, que economizam tempo em trabalhos administrativos tediosos e mantêm o foco dos funcionários no atendimento e no serviço. "Até agora, esta plataforma economizou 10 a 20 horas por semana para o time de cuidados caninos, 20 a 25 horas por semana para o time de treinamento e 25 a 40 horas por semana para o time de atendimento ao cliente", ele calcula.

Embora as economias de custos já sejam enormes, elas vão ter crescimento exponencial à medida que a Instinct abrir mais dezenas de sedes nos próximos anos. Brian diz que o Trello, além de ajudar o time a ficar organizado à medida que cresce, também vai garantir que eles forneçam atendimento de qualidade e uma experiência pessoal.

"Quando você olha para o grande volume de trabalho que vem com o crescimento para cinco sedes, é incrível. É na linha de 250.000 passeios de cães por ano, 30.000 horas de brincadeiras e 125.000 refeições por ano", explica ele. "O Trello vai ter um papel importante nessa escalabilidade. Ele vai ajudar não apenas a maximizar o potencial do time, mas também a crescer com o coração".

Junte-se a mais de 2 milhões de times que usam o Trello para produzir mais.