McCorvey + Trello

Fundada em 1925, a McCorvey Sheet Metal Works tem uma rica história de maestria e inovação. A detalhadora, fabricante e instaladora de chapas metálicas de HVAC teve um crescimento incrível ao longo de 92 anos de história, partindo de uma oficina familiar a uma empresa presente em mais de um estado que conta com membros da família McCorvey da quarta geração e centenas de funcionários dedicados. Com instalações em Houston, Orlando e Dallas, a empresa de manufatura é um exemplo de destaque de como escalar uma empresa estável e bem-sucedida.

A McCorvey Sheet Metal também tem um histórico estabelecido com papel, ou seja, arquivamento de documentos em papel. Até poucos anos atrás, a empresa usava um sistema administrativo analógico que consistia em usar dentro da empresa tickets manuscritos que eram enviados às empresas parceiras. Chris Mondeau, coordenador de tecnologia, logo observou que essa era uma tradição da empresa familiar que não conseguiria acompanhar a escalabilidade da empresa como um todo:

Os papéis acabavam se perdendo e as pessoas não conseguiam acompanhar onde os itens estavam no processo de fabricação ou de escritório.

O objetivo era transportar as operações para um sistema sem papel que fosse fácil de aprender e, o mais importante, fácil de manter por todos os envolvidos.

Criação de hub central

Chris começou a procurar um programa de agendamento em que pudesse visualizar a quantidade de tarefas em mãos em cada estágio do processo de fabricação. A maior necessidade, no entanto, era um sistema de software que fosse fácil para as pessoas usarem em qualquer ponto do processo e com qualquer nível de habilidade técnica. Ele queria um programa que fosse um hub digital que reunisse arquivos e processos nos quais funcionários da McCorvey já estavam trabalhando em programas como Word e Dropbox. Na parte mais técnica, ter uma API aberta para integrações (como o Trello tem) ajudaria a garantir a adoção de uma ferramenta de organização central pronta para o futuro, à medida que mais ferramentas digitais específicas do time são introduzidas no fluxo de trabalho da empresa.

Durante a fase de pesquisa, diversas ferramentas orientadas para times foram testadas, incluindo Trello, Mavenlink, Wrike e software de CRM... O Trello foi o principal “substituto do papel” por alguns motivos:

1. Os recursos colaborativos e simples foram adotados pelos usuários da empresa com rapidez.
2. O acompanhamento de tarefas em todo o processo de produção em uma visualização de quadro foi simples e eficaz.
3. A natureza visual do fluxo de trabalho pareceu intuitiva para os funcionários.

Primeiro, um teste de campo do Trello

O Trello foi lançado em uma fase de teste com 15 usuários durante processo de fabricação. O time viu um aumento imediato na garantia de qualidade: os funcionários em campo agora podiam ver o status dos projetos na oficina em tempo real e verificar se todas as informações necessárias tinham sido oferecidas. A vantagem? Os usuários não precisavam mais telefonar ou enviar e-mails repetidas vezes para a oficina para fazer consultas e pequenas perguntas.

O Trello é bom para os times, pois ele tem um funcionamento muito orgânico. Se você não gosta do funcionamento do processo no quadro, pode fazer alterações nele. O Trello se encaixa muito bem com as tarefas do dia a dia.

Mais times dentro da empresa começaram a ver o impacto de trazer os times para um hub digital colaborativo:

• Quando o vice-presidente, Charlie McCorvey, observou o impacto que o Trello estava fazendo no processo das oficinas, ele trouxe o time de estimativa para um fluxo de trabalho digital. Com o rastreamento visual dos trabalhos no pipeline, os funcionários viram uma redução no número dos que estavam por fazer. Eles também podiam ver quando os trabalhos estavam demorando mais do que o esperado e quem precisava de ajuda para concluir um deles.
• O time de fabricação começou a criar um histórico de registro com todos os problemas que surgiam durante o processo de fabricação. Esses relatórios foram feitos quase sem papel depois disso.

No geral, os funcionários gostam de poder encontrar e acessar as informações de que precisam graças à natureza transparente dos quadros do Trello. Por exemplo, se houver problemas no detalhamento, é possível deixar comentários para o detalhador no cartão de tarefas e outras atividades podem ser continuadas nesse ínterim.

Criação da cultura do Trello na empresa

Uma das maneiras pelas quais Chris incorporou o Trello no uso diário da empresa é a instalação em dispositivos no modo quiosque localizados em cada oficina e cada escritório para que os funcionários possam fazer login e usar o Trello em qualquer lugar e a qualquer momento. Os aplicativos móveis também permitem que membros do time em campo tenham o mesmo acesso em qualquer lugar.

O pessoal da oficina e do escritório está usando o Trello a todo vapor.

Além do treinamento básico do Trello (que em geral leva meio dia), Chris passa uma semana com diferentes times da McCorvey para ajudar a gerar quadros com base nos processos deles. A partir de um conjunto básico de listas “Para executar”, “Em execução” e “Concluído” inspiradas no Kanban, ele monitora e ajuda o time a desenvolver o fluxo de trabalho usando layouts de lista, etiquetas e Power-Ups mais personalizados.

Uma das dicas principais que ele propõe é desfrutar das vantagens dos diretórios de modelos do Trello a fim de obter ideias e exemplos de quadros que podem ser personalizados em vez de começar do zero. As consultas regulares com os times também são importantes. Chris assegura que tenha disponibilidade para simplificar fluxos de trabalho de modo constante se os quadros e listas ficarem muito longos ou confusos.

Principais quadros do time da McCorvey

Aqui estão alguns dos principais fluxos de trabalho do Trello na McCorvey Sheet Metal:

Brainstorming do time

O fluxo de trabalho: Para ajudar a promover a criatividade dentro da empresa, um quadro central de brainstorming incentiva os funcionários a criar cartões com ideias para melhorar ou experimentar novos processos. O quadro é revisado em grupo a cada duas semanas, quando as ideias principais são selecionadas e colocadas em ação.

Use o fluxo de trabalho para: Toda a empresa

Dicas para gerar quadros: Use o Power-Up de votação para gerar o feedback de cada ideia por meio de crowdsourcing.

Distribuição de volume de trabalho em vários locais

O fluxo de trabalho: Um quadro compartilhado entre as instalações de Houston e da Flórida para visualizar o fluxo de trabalho de fabricação. Os gerentes de oficina usam o quadro para distribuir o volume de trabalho do time entre os dois locais, dependendo do backlog.

Use o fluxo de trabalho para: Os gerentes do time

Dicas para gerar quadros: Use etiquetas para a identificação visual das tarefas que vão para cada local. Com o recurso de e-mail para quadro, o time de estimativa tem mais facilidade para encaminhar para o quadro solicitações de clientes enviadas por e-mail e colocar trabalhos no pipeline.

Mirando longe

Dentro da empresa, o time da McCorvey com certeza se beneficiou da colaboração e da transparência que o Trello trouxe para as operações diárias, assim como também se tornou líder em sua indústria graças à transformação digital.

Durante uma proposta para um projeto grande de instalação médica, o Trello ajudou a empresa se destacar entre as 14 concorrentes pelo projeto. Como parte da apresentação, ela montou um quadro coletivo no qual ambas as partes poderiam se comunicar e acompanhar o processo de fabricação em tempo real. A colaboração aberta que eles estavam dispostos a oferecer deixou os clientes impressionados. Como pontua Chris: "transparência é sempre um grande fator de venda". Usar o Trello mostra que a gente quer que o trabalho seja feito da maneira correta.

Uma nova era de produtividade sem papel

Quando Chris Mondeau se propôs a encontrar um programa que ajudasse a organizar o processo de fabricação, ele talvez desconhecesse o verdadeiro impacto que essa ferramenta traria para a empresa como um todo. No final, o Trello se tornou o catalisador para levar os times a trabalharem sem papel de fato.

A McCorvey era uma empresa que só usou papel por 60 a 70 anos e tornou-se completamente digital da noite para o dia graças ao Trello. Isso causou um grande impacto e realmente foi um resultado não intencional — e nós amamos muito.

Os objetivos originais que Chris tinha ao trazer o Trello para a empresa — maior colaboração, transparência e comunicação entre os times — também foram todos alcançados com resultados tangíveis, ajudando os escritórios, as oficinas e os locais de trabalho na Flórida e no Texas a permanecerem conectados. Para a McCorvey Sheet Metal Works, agora ter um hub digital que escale a empresa é um passo sólido em direção aos seus próximos 100 anos de crescimento bem-sucedido.