Palace Law + Trello

Quando você pensa em um advogado trabalhando, que imagem vem à mente?

O tradicional seria pensar na cultura profissional de terno e gravata apertados, longos dias no escritório e muitas pastas de arquivos e papelada.

A profissão jurídica, como foi projetada e existe há décadas, foi construída em um sistema que depende do papel.

De acordo com Jordan Couch advogado do Palace Law, também foi construída com foco nas pessoas que praticam a profissão em vez de naquelas que recebem os serviços dela. "É um setor que, de certa forma, contraria os interesses do cliente", reflete Jordan. "Pense no modelo de hora faturável. O sucesso do cliente é o obstáculo, porque quanto mais rápido e eficiente é o seu trabalho, menos você ganha. Esse formato é problemático para o cliente".

Na faculdade de direito, Jordan foi inspirado pelos professores a considerar maneiras novas e diferentes de exercer a advocacia. Quando se formou, ele buscou um escritório que pensasse como ele. A busca o levou a Patrick Palace, fundador do Palace Law. Os dois acreditavam que a profissão precisava atender melhor os clientes sem cobrar mais. "A gente queria oferecer serviços melhores para mais pessoas com mais eficiência", relata Jordan. "Essa pretensão foi base de todas as mudanças que a gente fez e continua fazendo até hoje".

O Palace Law decidiu que a maneira de atingir o objetivo de atender melhor os clientes era criar e implementar um sistema digital para substituir a estrutura que dependia de papel, central para dias de trabalho de muitos profissionais jurídicos

O começo da jornada digital

"Poder visualizar o fluxo de trabalho é muito importante para advogados, mas a gente tem fluxos de trabalho que podem ser difíceis de ver e entender", relata Jordan. "Por esse motivo que a gente considerou o Trello".

Quando o Palace Law começou a transformação digital, a prática teve como foco dois desafios principais.

O primeiro era disponibilizar advogados para clientes fora do escritório. Para fazer essa tarefa, o escritório precisava encontrar formas de tornar todas as informações espalhadas pelas mesas e prateleiras — todos esses arquivos em papel — acessíveis de qualquer lugar. O Palace Law adotou o Clio Legal Trends Report como sistema de gerenciamento de práticas baseadas em nuvem, que virou a sala de arquivos digitais do escritório. Toda a comunicação e todos os arquivos foram registrados e armazenados lá.

O segundo desafio foi ajudar os advogados a acessar as atribuições e tarefas dos casos em ambiente digital. "Poder visualizar o fluxo de trabalho é muito importante para advogados, mas a gente tem fluxos de trabalho que podem ser difíceis de ver e entender", relata Jordan. "Por esse motivo que a gente considerou o Trello". O Palace Law adotou o Trello como sistema de fluxo de trabalho baseado em nuvem e, por meio do Zapier, foi integrado ao Clio dando à equipe do Palace Law acesso às informações necessárias para vários processos. O Palace Law também escolheu o Trello por causa dos recursos de integração; o Slack e o Google Drive também fazem parte do ecossistema digital do escritório.

Depois que esse ambiente de trabalho sem papel foi adotado, o escritório revisou cada fluxo de trabalho e os atualizou para o novo sistema digital. Por exemplo, no sistema antigo alguém carregava pilhas de pastas de casos para a advogada e as empilhava na mesa. A pilha de pastas representava a carga de trabalho da advogada e a prendia no escritório. Sem elas, ela não conseguia fazer o trabalho.

O Trello transformou toda essa estrutura operacional. Agora, as pastas de casos são representadas pelo cartão do Trello. Esses cartões são atribuídos para os quadros dos advogados no Trello, e os advogados usam os recursos Trello para priorizar o trabalho. No modelo antigo, os advogados marcavam à mão a pasta do caso indicando quando precisava ser revisado de novo. Agora eles recebem lembretes no Trello de que é hora de revisitar um caso.

O Palace Law digitalizou o fluxo de trabalho de comunicação com o cliente e os e-mails, bem como o processo de admissão de clientes e até gerencia os casos em litígio com ajuda do Trello.

"O Trello nos deu algo tangível", afirma Jordan. "Como a gente não tinha mais o arquivo físico na mesa, a gente precisava encontrar alternativas para ver cada pasta de casos — para saber no que trabalhar, entender as prioridades e ver os arquivos associados ao cliente".

Essa alteração permitiu que os advogados trabalhem em casa ou tenham os recursos à mão quando se encontram com um cliente fora do escritório, o que reduziu o estresse e facilitou a vida de todos. Por exemplo, Jordan usa o aplicativo móvel do Trello para verificar os e-mails e revisar os prazos. "O aplicativo móvel é uma excelente ferramenta para verificar as coisas e ver o que está por vir", afirma Jordan.

Economia de 200 folhas de papel por dia

"As pessoas estão mais felizes desde que a gente começou a usar o Trello. Essa mudança simplificou muito as coisas para a gente", relata Jordan.

Hoje o time do Palace Law está confiante com o sistema digital, mas parar de usar papel foi intimidante. "Quando a gente começou, poucas pessoas estavam fazendo assim, o que tornou o processo mais assustador", afirma Jordan. "Não tinha modelo comprovado".

Mesmo que a equipe do Palace Law estivesse nervosa com a transformação, ela continuava firme. "Parte da cultura que a gente tem é ser criativo, inovador e adaptável. A gente está sempre procurando jeitos melhores de fazer coisas para os clientes", afirma Jordan.

O sistema produziu alguns resultados significativos. Em apenas 9 meses, o Palace Law aumentou a receita em 76%. O escritório também conquistou um Net Promoter Score (NPS) impressionante de 70. De acordo com o Clio Legal Trends Report, o NPS médio nacional para escritórios de advocacia é 25. O escritório também reduziu muito a quantidade de papel utilizada. Em média, economizam 200 folhas de papel por dia.

Como bônus extra, a transformação também afetou o jeito como as pessoas se sentem em relação ao trabalho. "As pessoas estão mais felizes desde que a gente começou a usar o Trello. Essa mudança simplificou muito as coisas para a gente", relata Jordan. "As pessoas estão menos estressadas. Tendo muita papelada na mesa é fácil se perder. Ver os cartões Trello com etiquetas e datas de entrega reduziu o estresse e facilitou a identificação das prioridades importantes nos fluxos de trabalho".