Scan2Cad + Trello

Como o Scan2CAD usa o Trello para crescer com simplicidade, flexibilidade e visibilidade

Para a maioria das empresas, o crescimento leva a mais funcionários, mais processos, mais complexidade e mais dor de cabeça. Porém, o Scan2CAD, o software de conversão líder mundial para projetos de arquitetura e engenharia, está desafiando essa tendência com a ajuda do Trello.

O Scan2CAD está comprometido com o dimensionamento enquanto simplifica. Enquanto outras organizações podem ter adicionado no impulso equipe e metragem quadrada conforme a base de clientes cresceu para mais de 90.000, a equipe do Scan2CAD continua pequena (menos de 25 pessoas, incluindo contratantes!) e distribuída. Enquanto outras empresas podem se apressar para introduzir novos produtos e mercados, o Scan2CAD está mantendo o foco em um produto para dois públicos principais.

E enquanto outros acumulam mais sistemas e ferramentas, o Scan2CAD está apostando no Trello, usando de forma criativa para atender todas as necessidades de administração de projetos, vendas e gerenciamento de produtos.

Fazendo a ponte entre o físico e o digital

O Scan2CAD ajuda arquitetos e engenheiros a dar vida a projetos e produtos. O software torna mais fácil a conversão de modelos e imagens digitalizadas em tipos de arquivo tradicionais CAD (desenho assistido por computador) e CAM (fabricação assistida por computador) para fins de edição e documentação. Essa tecnologia inteligente e a missão de base eram o primeiro pensamento do CEO Luke Kennedy quando ele adquiriu a empresa em 2010.

Luke era novo no papel de proprietário, mas não era novo na empresa. O pai dele fundou o Scan2CAD mais de 20 anos antes. A empresa foi adquirida depois que ele se aposentou, mas quando o comprador quis levar a empresa em outra direção anos depois, Luke aproveitou a chance de adquirir de volta e continuar o legado do pai.

Assim que Luke assumiu a função de CEO, ele viu oportunidades para simplificar, aumentar a produtividade e melhorar a visibilidade. "Sabemos que os clientes nos usam com uma finalidade—converter arquivos—então eu gostaria de tornar o mais fácil possível para eles", ele explica. "Então comecei a pensar: "Como podemos simplificar a empresa também?""

No espírito da simplificação, Luke decidiu encontrar um único sistema flexível que mantivesse a equipe organizada no presente e crescesse com ele no futuro. Então ele abriu o fiel quadro pessoal do Trello e apresentou a mágica aos colegas do Scan2CAD.

Uma ferramenta, utilidades infinitas

Se não fosse pelo Trello, a gente provavelmente dependeria de 10 aplicativos separados. A gente economizou horas de sofrimento, tempo e muito dinheiro.

Enquanto Luke coordenava com cada equipe, ele compartilhava ideias sobre como poderiam usar o Trello para gerenciar tudo, desde listas de tarefas até fluxos de trabalho complexos. Com o tempo, os funcionários pegaram essas ideias e executaram. Por fim, toda a empresa adotou o Trello para todos os processos críticos (incluindo vendas e contratação, idealização e criação de conteúdo, desenvolvimento de softwares e rastreamento de erros) e consolidou várias ferramentas em uma. "Se não fosse pelo Trello, a gente dependeria de 10 aplicativos separados", diz Luke. "Usando só um, economizamos horas de sofrimento, tempo e muito dinheiro".

Por exemplo, o time de conteúdo do Scan2CAD usa o Trello para debater ideias para artigos de ajuda e recursos do cliente. Eles criam um cartão novo para cada tópico ou entregável, depois organizam os cartões por mês e delegam autores. O autor move os cartões do Rascunho para a Edição e para o Lançamento conforme trabalha no processo. Os editores também contam com o Power-Up do Repetidor de cartão e o recurso de Checklist do Trello para garantir que nenhuma tarefa de edição passe despercebida.

A equipe de vendas do Scan2CAD usa o Trello de forma parecida. Quando alguma ação é necessária para um novo lead ou cliente existente, o representante de vendas cria um cartão no quadro "Negócios" do Trello para garantir que seja acompanhado.

Os desenvolvedores do Scan2CAD também adaptaram o Trello às necessidades ao invés de incluir outra ferramenta na combinação. Embora eles usem scripts para testes automatizados, a implementação ainda precisa de muita introdução manual. Para reduzir a carga mental e garantir que todas as tarefas sejam concluídas, a equipe de desenvolvimento cria cartões Trello para cada versão e depois usa o recurso Checklist para fazer o preenchimento automático das checklists para implementação e lançamento.

Os desenvolvedores também contam com o Trello para rastrear e resolver erros. Eles criam cartões para cada erro, delegam usuários específicos para trabalhar neles (o que também diminui a confusão para o resto do time) e se comunicam sobre o ticket por comentários de cartão. Luke relata que esse fluxo de trabalho tem sido muito útil para o time, seu sucesso depende disso agora. "Não faríamos um lançamento sem ele", ele afirma. "E como só delegamos pessoas aos cartões que elas precisam conhecer, elas podem manter o foco e saber com exatidão pelo que são responsáveis. Tem um equilíbrio entre transparência e [não] sobrecarregar as pessoas."

Um sistema simples e flexível que dá vida aos dados e aos sonhos

O Trello é a fonte de informações unificada que a gente usa.

Desde processos muito lineares (como criação de conteúdo) até aqueles que são mais interativos (como rastreamento de erros), o Scan2CAD descobriu que o Trello é flexível o suficiente para se adequar a todos os fluxos de trabalho críticos.

A empresa também melhorou a visibilidade e a colaboração em toda a equipe global remota com a ajuda do Trello. Luke explica, "É a nossa fonte da verdade". Qualquer pessoa na equipe, incluindo novos funcionários que estão se ambientando, pode procurar no Trello e ter acesso a tudo que precisa".

Luke dá o crédito a grande adoção e sucesso do Scan2CAD com o Trello ao design intuitivo e flexibilidade. Não importa o quanto alguém seja experiente em tecnologia, ele pode aprender a usar com rapidez, sem treinamento e adaptar os quadros às necessidades específicas. Ele diz: "O Trello é tão flexível quanto a planilha, porém mais poderoso. Pode ser usado como lista com marcadores na forma mais simples ou como aplicativo completo integrado a outros sistemas para impulsionar partes inteiras da empresa."

Como o Scan2CAD expandiu o Trello de um único quadro pessoal para um sistema que inclui toda a empresa, Luke e a equipe passaram a contar com ele para dar vida às ideias. "O Trello se tornou um tipo de arquivo para a gente. Não dá para comparar com os outros aplicativos", diz Luke. "A gente usa o Trello porque os dados ganham vida. A lista de marcadores se transforma em tarefas reais atribuídas a pessoas reais com datas de entrega e conexões com nossos outros aplicativos. O poder nisso é fantástico".