SwagUp + Trello

Novas ideias de negócios não alcançam sucesso sem sistemas de apoio sólidos. Ter sistemas e fluxos de trabalho funcionando por trás das cenas pode ajudar a dar o pontapé inicial em uma empresa e — sobretudo no caso das startups — impulsionar sua habilidade de se adaptar conforme surgem as oportunidades de inovação.

Quando Michael Martocci começou a se preparar para entrar no mundo dos negócios de produtos promocionais (também conhecidos como brindes) e fundou a SwagUp (na garagem da mãe dele em Nova Jersey, claro), ele pretendia construir uma fornecedora de brindes para startups. Mas, como empresário, ele estava sempre procurando novas ideias e oportunidades para inovar, o que foi possível com o Trello.

A SwagUp encontra seu nicho

Embora os brindes de empresas de hoje em dia tenham evoluído para além de canecas e garrafas d'água — há até blocos de Jenga gigantes e hoverboards (sério, hoverboards) —, as práticas da indústria e as opções dos fornecedores permaneceram inalteradas por anos. "Existem 20 ou 30 empresas que recebem metade da receita, e a outra metade é dividida entre mais ou menos 30 mil empresas", diz Michael.

Essa fragmentação torna a experiência do cliente no mínimo desagradável. Alguns clientes precisam trabalhar com múltiplas fornecedoras para conseguir os produtos que precisam, o que torna os processos de pedidos demorados, desconexos e complicados demais. Outros clientes preferem contratar agências de marketing para gerenciar os processos de pedidos, o que é menos cansativo, mas mais caro.

A realidade desse sistema defeituoso ficou clara para Michael quando uma empresa o contatou solicitando um "pacote de brindes" — uma coleção de itens com a marca da empresa — para distribuir aos novos funcionários. "Montar pacotes é um processo muito trabalhoso, e fez a gente pensar que, se um cliente precisava de ajuda com esse processo, haveria outros que também precisariam", diz ele.

Esse pensamento fez Michael repensar o seu modelo de negócios e, no fim, mudar o seu rumo. Em vez de seguir o modelo pesado já existente, a SwagUp agilizaria a experiência dos clientes, oferecendo experiências fáceis e sem conflitos de processos de pedidos e de e-commerce junto com os serviços de design e de montagem de kits. Eles também cuidariam do armazenamento, atendimento e envio. Em suma, a SwagUp arcaria com o peso logístico que seria dos clientes, apostando ainda mais na ideia de proporcionar a experiência perfeita.

Para realizar esse plano ambicioso, Michael precisou desenvolver rápido um sistema que poderia gerenciar os fluxos de trabalho logísticos e de negócios necessários para transformar essa ideia inovadora em realidade.

Criando fluxos de trabalho de negócios de ponta a ponta

No momento em que você abre um quadro do Trello, já dá para entender como ele funciona. Não há bem uma curva de aprendizado.

"Eu falo para as pessoas que comecei essa empresa com o Wix, o Typeform e o Trello. Essas são três ferramentas prontas para uso que são fáceis de se acessar e, até certo ponto, são grátis", diz Michael.

O primeiro fluxo de trabalho que Michael desenvolveu foi um sistema de pipeline de vendas para gerenciar todo o ciclo de vida do cliente, desde o envio do pedido até a entrega dos brindes. Ele escolheu o Trello pela interface visual e pelo design orientado por processos. Ele também sabia que seria fácil treinar os funcionários sobre o Trello — fator-chave para deixar a sua iniciativa pronta rápido. "No momento que você abre um quadro do Trello, já dá para entender como ele funciona", diz Michael. "Não há bem uma curva de aprendizado".

Michael automatizou partes do pipeline de vendas usando o Zapier para poupar ainda mais tempo. Quando um cliente enviava um pedido no site da SwagUp, o Zapier automatizava um cartão do Trello, que alertava o SwagUp. O cartão era atribuído ao designer, depois ao gerente de contas, e assim por diante. Conforme os cartões se movimentavam no quadro do Trello, o time visualizava em qual parte do processo cada cliente estava e o que aconteceria em seguida.

Quando Michael viu como o Trello sustentava bem seu processo de vendas, ele transferiu fluxos de trabalho adicionais do time para a plataforma. Ele criou um quadro de operações para gerenciar as ordens de compra e de fornecimento. A distribuição de brindes depende muito dos detalhes, e o Trello serviu como o lugar central para monitorar e gerenciar esses detalhes. "A gente registrava tudo naquele quadro — a data em que precisava dos itens, as cores — tudo", diz Michael.

A gente tinha checklists nos cartões para garantir que tinha todas as informações de que o time de pedidos precisaria para trabalhar.

Do quadro de operações, as solicitações de pedidos eram enviadas aos fornecedores, acionando fluxos de trabalho de distribuição. Os fornecedores indicavam nos cartões do Trello se tinham aceitado o pedido e quando ele tinha sido enviado. Depois, conforme o fluxo de trabalho de distribuição da SwagUp ficou mais forte, Michael começou a perceber o valor dos Power-Ups — que agregam mais funcionalidade e integração com outras ferramentas comerciais importantes a qualquer quadro do Trello.

Por seis meses, a SwagUp utilizou uma versão grátis do Trello, mas Michael ficou animado para expandir sua funcionalidade, sobretudo para incluir as informações de envio nos cartões. O Power-Up do rastreamento de encomendas atribui números de rastreio de envios aos cartões do Trello, disponibilizando as informações de progresso e as datas de entrega atualizadas direto no Trello. "A gente envia e recebe centenas de encomendas por dia. É muito conveniente poder olhar o cartão e ver se a encomenda já chegou ou não e saber onde ela está", diz ele.

A SwagUp chega com tudo

Não sei de que outra forma a gente teria alcançado essa conquista. A gente não teria conseguido sem o Trello.

Em pouco mais de dois anos, uma ideia de negócios inovadora se tornou uma empresa inovadora, e Michael atribui ao Trello um papel essencial nessa transformação. E os investimentos da empresa em uma nova experiência para o cliente dentro de uma indústria estática estão gerando resultados: a SwagUp adquiriu 800 clientes, está perto de fechar 2 mil pedidos e estima que sua receita anual seja de US$ 8 milhões a US$ 9 milhões em 2019.

"Não sei de que outra forma a gente teria alcançado essa conquista. A gente não teria conseguido sem o Trello", diz Michael. "Ele não só unificou os processos e ajudou todo mundo a entender sua função, mas também possibilitou a automatização de etapas essenciais do processo, o que fez com que a gente conseguisse avançar bem mais rápido e se tornar uma empresa multimilionária com um time de dez pessoas".