McCorvey и Trello

Компания McCorvey Sheet Metal Works основана в 1925 году и имеет богатую историю мастерства и инноваций. За свою 92-летнюю историю предприятие по проектированию, производству и установке тонколистового металла для систем ОВКB продемонстрировало невероятный рост, превратившись из местной семейной мастерской в корпорацию с офисами в нескольких штатах, где сейчас работает четвертое поколение членов семьи McCorvey и сотни преданных своему делу сотрудников. Эта промышленная компания с производственными площадками в Хьюстоне, Орландо и Далласе является ярким примером масштабирования стабильного и успешного бизнеса.

Компания McCorvey Sheet Metal также имеет устоявшуюся историю бумажного документооборота. До недавнего времени компания использовала аналоговую систему администрирования, состоящую из рукописных заявок, которые использовались внутри компании, а также отправлялись компаниям-партнерам. Технический координатор Крис Мондо быстро заметил, что это та традиция семейного бизнеса, которую не удастся успешно масштабировать вместе с остальной частью компании:

Бумаги терялись, и сотрудники не могли отследить, на каком этапе изготовления или в каком офисе находятся те или иные элементы.

Цель заключалась в том, чтобы перевести операции на безбумажную систему, которую можно было бы легко освоить и, что более важно, легко обслуживать всем участникам.

Создание единого центра

Крис начал искать программу-планировщик, которая могла бы визуализировать количество заданий на каждом этапе производственного процесса. Однако больше всего требовалась программная система, с которой люди могли бы легко взаимодействовать на любом этапе процесса, независимо от технической подкованности. Он искал программу, которая стала бы цифровым центром, объединяющим файлы и процессы, над которыми сотрудники McCorvey уже работали в таких программах, как Word и Dropbox. С технической точки зрения наличие открытого API для интеграций (как в Trello) помогло бы обеспечить будущее внедрение централизованного инструмента организации, поскольку в рабочий процесс компании внедрялось все больше цифровых инструментов для конкретных команд.

На этапе исследования были протестированы различные ориентированные на команды инструменты, в том числе программное обеспечение Trello, Mavenlink, Wrike и CRM… Решение Trello стало лучшим «заменителем бумаги» по нескольким причинам.

1. Пользователи компании быстро освоили простые функции для ведения совместной работы.
2. Отслеживать задания по всему производственному процессу на одной доске оказалось просто и эффективно.
3. Сотрудники сочли визуальное представление рабочих процессов интуитивно понятным.

Шаг первый. Полевые испытания Trello

Решение Trello было запущено в производственный процесс на стадию тестирования с 15 пользователями. Команда мгновенно отметила улучшение контроля качества: теперь рабочие на местах могли видеть статусы проектов в магазине в режиме реального времени и проверять наличие всей необходимой информации. А в качестве дополнительного бонуса им больше не нужно было постоянно звонить в магазин или отправлять электронные письма, чтобы узнать информацию и решить небольшие вопросы.

Наши команды довольны Trello, поскольку это решение очень органично вписывается в их работу. Если вам не нравится работа процесса на доске, этот процесс можно изменить. Trello идеально подходит для того, чем мы занимаемся изо дня в день.

Все больше команд в компании начали видеть преимущества от ведения работы в совместном цифровом центре:

• Когда вице-президент Чарли МакКорви увидел влияние Trello на работу магазина, он включил в цифровой рабочий процесс команду оценки. Благодаря визуальному отслеживанию задач в конвейере они заметили, что количество работы за столами уменьшилось. Они также могли видеть, когда задачи занимают больше времени, чем ожидалось, и кому нужна помощь для завершения работы.
• Производственная команда приступила к созданию хронологического журнала проблем, возникающих в процессе производства. После этого отчеты о производстве продукции стали выходить в основном в безбумажном виде.

В целом, сотрудникам нравится, что прозрачная организация досок Trello позволяет находить любую необходимую информацию и получать к ней доступ. Например, если возникла проблема с конструированием, в карточке задания можно оставить комментарий для проектировщика и пока перейти к выполнению другой работы.

Создание культуры Trello в компании

Чтобы внедрить Trello в повседневную работу, Крис, в числе прочего, установил это решение на устройства самообслуживания, расположенные в каждом магазине и офисе, чтобы сотрудники могли входить в систему и использовать Trello где и когда угодно. С помощью мобильных приложений участники команд на местах могут работать с теми же данными прямо на ходу.

Сотрудники магазинов и офисов мгновенно освоили решение Trello.

Помимо основного обучения Trello (которое обычно занимает полдня), Крис в течение недели работает в паре с различными командами компании McCorvey, помогая им создавать доски на основе их процессов. Начиная с базового набора колонок «Нужно сделать», «В процессе» и «Готово», принятых в методологии Kanban, он отслеживает рабочий процесс команды и помогает совершенствовать его с помощью настраиваемых шаблонов колонок, меток и улучшений.

Один из его главных советов — использовать каталог шаблонов Trello. Здесь можно найти идеи и примеры настраиваемых досок, а не начинать все с нуля. Регулярные проверки с командами также важны. Крис следит за тем, чтобы оперативно упрощать рабочие процессы, если доски и колонки становятся слишком длинными или громоздкими.

Лучшие доски команд McCorvey

Вот пара лучших рабочих процессов в Trello от McCorvey Sheet Metal.

Командный мозговой штурм

Рабочий процесс. Для поощрения творческого подхода сотрудники компании могут создавать карточки с идеями по улучшению или апробированию новых процессов на центральной доске для мозгового штурма. Каждые две недели эта доска проходит коллективную оценку, когда отбираются и воплощаются в жизнь лучшие идеи.

Предназначено для: всей организации

Советы по созданию досок. Для получения обратной связи по каждой идее используйте улучшение «Голосование».

Распределение рабочей нагрузки между несколькими площадками

Рабочий процесс. Доска, которую совместно используют площадки в Хьюстоне и во Флориде, визуализирующая рабочий процесс производства. Менеджеры магазинов используют ее, чтобы распределять рабочую нагрузку между двумя площадками в зависимости от очереди незавершенных работ.

Предназначено для: менеджеров команд

Советы по созданию досок. Для визуального обозначения задач для различных площадок используйте метки. Функция «Карточки из почты» позволяет оценщикам легко пересылать полученные по электронной почте запросы клиентов на доску и отправлять задания в конвейер.

Стремление к высоким целям

Компания McCorvey определенно выиграла от ведения совместной работы и прозрачности, которые появились в ее повседневной деятельности вместе с Trello, а также стала лидером отрасли благодаря цифровому преобразованию.

Во время тендера на крупный проект для медицинского учреждения решение Trello помогло им выделиться среди 14 компаний-участников. В рамках своей презентации они создали общую доску, на которой обе стороны могли взаимодействовать и отслеживать процесс изготовления в режиме реального времени. Открытое сотрудничество, которое компания предлагала за столом переговоров, впечатлило клиента. Как отмечает Крис: «Прозрачность всегда играла важную роль в продажах. Использование Trello сообщает окружающим о том, что мы заинтересованы в надлежащем выполнении своей работы».

Новая эра безбумажного документооборота

Когда Крис Мондо задался целью найти программу, которая помогла бы организовать производственные процессы, он, возможно, и не знал, какое реальное влияние она окажет на компанию в целом. Как оказалось, решение Trello стало катализатором, побудившим команды перейти на действительно безбумажный документооборот:

Компания McCorvey работала с бумажными документами на протяжении 60–70 лет, а благодаря Trello за один день полностью перешла на цифровой документооборот. Это большой шаг, который оказал на компанию огромное влиянием — именно это нам и понравилось.

Первоначальные цели, которые Крис возлагал на Trello, — повышение сотрудничества, прозрачности и улучшение коммуникации между командами, — также были достигнуты и принесли ощутимые результаты, благодаря которым офисы, магазины и рабочие площадки во Флориде и Техасе остаются на связи. Для компании McCorvey Sheet Metal Works наличие цифрового центра, масштабируемого вместе с организацией, стало серьезным шагом вперед на следующие 100 лет успешного развития компании.