Scan2Cad и Trello

Как компания Scan2CAD использует Trello для развития за счет простоты, гибкости и наглядности

В большинстве компаний развитие приводит к росту штата сотрудников, увеличению количества процессов, усложнению и появлению новых проблем. Однако компания Scan2CAD, мировой лидер в области ПО конвертирования для архитектурных и технических проектов, бросает вызов этой тенденции с помощью Trello.

Scan2CAD стремится к масштабированию при одновременном упрощении. В то время как другие организации начали бы импульсивно расширять персонал и площади офисов, так как их клиентская база выросла до 90 000+ клиентов, команда Scan2CAD остается небольшой (менее 25 человек, включая подрядчиков!) и распределенной. Другие компании начали бы спешно внедрять новые продукты и выходить на новые рынки, но Scan2CAD фокусируется на одном продукте для двух основных аудиторий.

И когда другие стали бы увеличивать количество используемых систем и инструментов, компания Scan2CAD еще больше концентрируется на Trello и творчески подходит к использованию этого решения, чтобы удовлетворить все свои потребности в администрировании проектов, продажах и управлении продуктами.

Преодоление разрыва между двумя мирами — физическим и цифровым

Scan2CAD помогает архитекторам и инженерам воплощать проекты и продукты в жизнь. Программное обеспечение этой компании позволяет легко конвертировать отсканированные чертежи и изображения из традиционных типов файлов в файлы CAD (компьютерные чертежи) и CAM (автоматизированная система управления производством) для их последующего редактирования и документирования. Эта интеллектуальная технология и ее основная миссия занимали мысли генерального директора Люка Кеннеди, когда он приобрел компанию в 2010 году.

Люк был новичком в роли владельца, но не новичком в компании. Его отец основал Scan2CAD более 20 лет назад. После того как он вышел на пенсию, компанию приобрел другой человек, и когда через несколько лет этот человек решил направить компанию в другое русло, Люк воспользовался этой возможностью, чтобы выкупить ее обратно и продолжить работу отца.

Как только Люк взял на себя роль генерального директора, он увидел возможности для упрощения, повышения производительности и улучшения видимости. «Мы знаем, что наши клиенты приходят к нам только для того, чтобы конвертировать файлы, поэтому я хотел максимально упростить этот процесс для них, — объясняет он. — Затем я начал думать, как можно упростить и наш бизнес».

Руководствуясь принципом упрощения, Люк задался целью найти единую гибкую систему, которая смогла бы поддерживать эффективную работу его команды в настоящем и расти вместе с ней в будущем. Поэтому он открыл свою испытанную личную доску Trello и продемонстрировал ее магию своим коллегам по Scan2CAD.

Один инструмент — бесчисленное множество вариантов использования

Если бы не Trello, мы, наверное, зависели бы от 10 отдельных приложений… Мы сэкономили массу времени, средств и нервов.

Когда Люк координировал действия с каждой из команд, он делился идеями о том, как они могли бы использовать Trello для управления всем — от простых списков дел до сложных рабочих процессов. Со временем сотрудники прониклись этими идеями и стали воплощать их в жизнь. В результате компания внедрила Trello для всех критически важных процессов (включая продажи и найм сотрудников, разработку идей и создание контента, разработку программного обеспечения и отслеживание ошибок) и объединила несколько инструментов в один. «Если бы не Trello, мы бы, наверное, зависели от 10 отдельных приложений, — говорит Люк. — Используя только один инструмент, мы сэкономили массу времени, средств и нервов».

Например, команда по контенту Scan2CAD использует Trello для проведения мозгового штурма, когда ей требуются идеи для справочных статей и ресурсов для клиентов. Участники создают отдельную карточку для каждой темы или продукта, затем упорядочивают карточки по месяцам и назначают авторов. По мере продвижения работы авторы перемещают карточки из колонки «Черновик» в колонки «Редактирование» и «Запуск». Редакторы также используют улучшение Trello Копирование карточек и функцию «Список задач», чтобы не упустить ни одного задания на редактирование.

Команда продаж Scan2CAD использует Trello аналогичным образом. Всякий раз, когда требуется действие для потенциального или существующего клиента, торговый представитель создает в Trello карточку на доске «Сделки», которая помогает довести дело до конца.

Разработчики Scan2CAD также адаптировали Trello под свои потребности вместо того, чтобы добавлять в уже существующий набор инструментов еще один. Несмотря на использование сценариев для автоматического тестирования, для развертывания по-прежнему требуется вводить большое количество данных вручную. Чтобы снизить умственную нагрузку и обеспечить выполнение всех заданий, команда разработчиков создает карточки Trello для каждого релиза, а затем с помощью функции «Список задач» автоматически заполняет списки задач для развертывания и запуска.

Кроме того, разработчики используют Trello для отслеживания и устранения ошибок. Они создают карточки под каждую ошибку, назначают конкретных сотрудников для работы над ней (что к тому же снижает уровень информационного шума для остальной команды) и обсуждают проблему в комментариях к карточке. По словам Люка, этот рабочий процесс оказался настолько полезен для команды, что теперь от него зависит их успех. «Без этого мы бы не выпустили релиз, — говорит он. — А поскольку мы назначаем сотрудникам только те карточки, которые относятся к их области компетенции, они могут сосредоточиться и тщательно изучить только то, за что отвечают. Это баланс между прозрачностью и [не] обременением людей».

Простая и гибкая система, которая придает практическую ценность данным и воплощает мечты в реальность

Trello — наш единый достоверный источник информации.

Сотрудники компании Scan2CAD обнаружили, что решение Trello достаточно гибкое, чтобы соответствовать всем критическим рабочим процессам, от линейных (например, создания контента) до более итеративных (например, отслеживания ошибок).

Благодаря Trello компания также смогла улучшить видимость и ведение совместной работы в своей полностью удаленной команде специалистов, разбросанных по всему миру. Люк поясняет: «Это наш единственный достоверный источник информации. Любой участник команды, включая новых сотрудников, проходящих адаптацию, может открыть Trello и получить доступ ко всему необходимому».

Люк считает, что широкое внедрение и успех Trello в Scan2CAD объясняются интуитивно-понятным интерфейсом и гибкостью. Независимо от того, насколько хорошо человек подкован технически, он может быстро освоить это решение без прохождения специального обучения и адаптировать доски под свои потребности. Он говорит: «Решение Trello такое же гибкое, как электронные таблицы, только более мощное. В простейшем случае его можно использовать как маркированный список, либо же применять как полноценное приложение, интегрированное с другими системами, для управления целыми частями вашего бизнеса».

Когда компания Scan2CAD расширила использование Trello от одной личной доски до системы на уровне компании, Люк и его команда стали использовать это решение для воплощения своих идей в жизнь. «Trello превратилось для нас в тип файла. Оно не совсем сопоставимо с другими приложениями, — говорит Люк. — Мы используем Trello, потому что это решение придало практическую ценность нашим данным. Маркированный список превращается в реальные задания, которые назначаются реальным людям, с датами выполнения и связями с другими нашими приложениями. Это невероятно полезные возможности».