ЮНИСЕФ и Trello

Благодаря ЮНИСЕФ во время урагана «Ирма» более 22 000 человек получили жизненно необходимую информацию менее чем за 30 часов.

С помощью платформы U-Report для взаимодействия с молодежью Глобальный инновационный центр ЮНИСЕФ помог сотням местных сообществ заблаговременно подготовиться к разрушительным ураганам.

Работая 24 часа в сутки, от Бангкока до Копенгагена и от Панамы до Сантьяго, трое из 17 участников команды, распределенной по всему миру, в рекордное время установили контакты с населением в 14 пострадавших странах путем масштабирования и использования U-Report. Более половины людей, которым они помогли, сообщили, что для них это был единственный источник своевременной информации о том, как подготовить и защитить местных жителей.

Быстро отреагировать на чрезвычайную ситуацию инновационная команда ЮНИСЕФ смогла с помощью Trello.

Прозрачность и многообразие доступных в Trello точек зрения позволяют нам обеспечивать комплексную поддержку стране, в которой могут реализовываться несколько проектов на разных территориях с участием и при поддержке многих людей.

Рассылка коротких, четких и простых предупреждений помогла обеспечить безопасность людей на пути урагана. По результатам опроса, 89 % сочли полученную информацию полезной, 80 % поделились ею как минимум с одним человеком, а 57 % поделились сообщениями с пятью и более людьми.

Для каждого ребенка

Организация, которой уже 70 лет, может представляться бюрократическим и косным учреждением, однако ЮНИСЕФ не соответствует этому шаблону. Здесь сохраняется тот уровень доверия и надежности, который сформировался при оказании помощи детям в кризисных ситуациях на протяжении почти ста лет, и в то же время организация остается инновационной по своей природе. За каждым мероприятием и гуманитарным проектом стоит стремление добиваться изменений новыми путями, предоставлять услуги все более высокого уровня и учиться на результатах.

Неважно, о чем идет речь — о ручных насосах для быстрого доступа к чистой питьевой воде, о процедурах точной оценки состояния детей, не получающих достаточного питания, или о преодолении границ возможного с помощью новейших технологий для усовершенствования рабочего процесса. Миссия всех команд ЮНИСЕФ — делать мир лучше для каждого ребенка.

В том, что касается преодоления границ возможного, команда Глобального инновационного центра (ГИЦ) ЮНИСЕФ действует особенно новаторски. Ее участники оценивают и реализуют идеи и технологии, которые могут масштабироваться на национальный и межгосударственный уровень для эффективного и ощутимого улучшения жизни детей и их семей. Сотрудники ГИЦ на практике познают, что значит быть действительно распределенной командой, вооруженной современными технологиями.

Таня Аккон, старший советник по инновациям, возглавляющая команду ГИЦ ЮНИСЕФ, сотрудничает с 16 коллегами, работающими на условиях полной или частичной занятости в 11 разных точках мира. В команде действует асинхронный режим совместной работы 24 часа в сутки в разных часовых поясах. Им приходится работать на максимально возможном уровне мастерства, особенно когда требуется применять решения для поддержки экстренных действий в условиях чрезвычайной ситуации.

У нас нет времени каждый день рыться в электронной переписке, пытаясь понять, за какие задачи следует браться, когда речь идет о жизненно необходимой и критически важной информации для местных жителей. С Trello мы можем быстро и эффективно переходить от обсуждения к действиям.

В 2016 году эта маленькая команда экстремально удаленных сотрудников активно взаимодействовала с 89 из 193 стран, пользующихся поддержкой ЮНИСЕФ, с целью запуска новых инициатив совместно с правительствами и другими организациями, чтобы помочь им подготовиться к чрезвычайным ситуациям и внедрить новые методы работы, которые ускоряют реализацию инициатив в сферах здравоохранения, безопасности и образования детей, поддерживаемых ЮНИСЕФ и партнерами по всему миру.

Удаленная работа на пределе возможностей

Небольшая команда ГИЦ первоначально состояла из семи сотрудников, работавших в Кампале, Уганда. Участники команды начали использовать Trello для хранения наиболее важных сведений в одном месте — едином достоверном источнике информации. Тем самым всей команде был обеспечен уровень прозрачности, недостижимый при использовании неуправляемой почтовой переписки и документов, разбросанных по локальным компьютерам.

Trello помогает команде организоваться, чтобы наиболее эффективно поддерживать людей, будь то во время кризиса или в ходе регулярной работы по удовлетворению социальных потребностей.

Руководствуясь спросом на поддержку со стороны государств, команда вскоре переросла уровень, который можно было эффективно обеспечивать в рамках модели единого местоположения. Команда стала «странствующей»: ее участники постоянно находились в разъездах для оказания помощи различным национальным учреждениям по всему миру. Когда было принято решение распределить команду по всей планете для увеличения эффективности с учетом бюджетных ограничений, ценность единого источника достоверной информации еще более возросла. Действуя в экстремально удаленных условиях с 24-часовым асинхронным рабочим днем, участники команды поняли, что им необходим набор инструментов для сотрудничества, организации работы и реализации единого подхода к совместным усилиям вне зависимости от широты и долготы.

Цель состояла в том, чтобы построить новое виртуальное рабочее пространство, которое позволило бы участникам действовать так же эффективно и согласованно в девяти часовых поясах, как это происходило, когда все работали в одном месте. Поэтому в 2016 году в рамках инициативы по внедрению инноваций в рабочий процесс ЮНИСЕФ участники приступили к систематическому изучению разнообразных инструментов совместной работы с целью подобрать идеальный комплект технологий для экстремально удаленной работы.

Выбор снова пал на Trello

За 12 месяцев команда Тани изучила и протестировала 17 приложений для коллективного управления проектами, обмена видео, общения в чате и по электронной почте. В ходе этого эксперимента участники команды поддерживали рабочие процессы с помощью четырех разных инструментов проектного взаимодействия.

В конечном счете они остановились на наборе из пяти инструментов для поддержки своего виртуального офиса. Команда уже имела опыт использования Trello, но выбрала это решение не за его привычность, а по ряду важных причин.

• Простую структуру «доска-колонка-карточка» легко освоить участникам команды, не имеющим предварительной подготовки в области управления проектами.
• Благодаря гибкой и прозрачной организации каждый может получить доступ к нужным сведениям.
• По мере необходимости можно изобретать новые рабочие процессы, при этом у досок есть разные применения, помимо отслеживания задач.
• Визуальное представление в сочетании с такими возможностями, как метки и фильтрация, помогает участникам взглянуть на данные в разных (и важных) разрезах, например по странам или глобально по вложенным усилиям либо решениям.

Мы можем адаптировать Trello к нашему образу мысли и формату работы, а не втискивать деятельность команды со всеми ее переменчивыми потребностями в жесткие рамки.

Глобальный взгляд на ситуацию с помощью Trello

Для команды ГИЦ ЮНИСЕФ Trello — наиболее важное средство внутренней координации и основа для совместной работы.

Занимаясь многими странами одновременно, участники команды могут отслеживать на выделенных досках Trello каждое местоположение, включая все связанные с ним контакты и важные документы.

Часто в пределах одной страны реализуется сразу несколько инициатив. Тогда сотрудники упорядочивают названия досок по странам и решениям, масштабированием которых занимаются. Во время вызванных ураганом кризисов в Карибском бассейне они сосредоточились на доске с названием «Срочное реагирование на ураган "Ирма"», сохраняя при этом в поле зрения другие местные данные.

При этом мы по-прежнему держали в голове все прочие темы, которые обсуждались с этими 14 странами и могли иметь значение, а также помнили о ключевых контактных лицах и основных вопросах повестки по каждой стране.

В других частях мира команда работает над такими инициативами, как UPSHIFT — инкубационная программа, способствующая молодежному предпринимательству и социальным инновациям. Эта программа поддерживает маргинализированную часть молодежи, в том числе инвалидов и перемещенных лиц, в восьми странах и регионах, чтобы вырастить из них предпринимателей и создателей решений для своих сообществ. Основная работа по поддержке текущих 8 проектов и еще 20 стран, намеренных участвовать в UPSHIFT (со сходными компонентами программы, но различными экосистемами и стадиями развития), выполняется в Trello.

Однако Trello — лишь часть картины.

Trello дает общее представление о данных, которые затем применяются при реализации таких программ, как UPSHIFT. Например, Тон Нгуен, утративший зрение студент университета во Вьетнаме, в настоящее время поддерживает целое сообщество профессионалов, таких как он сам, с помощью сайтов вакансий.

А Рина Шабани, 16-летняя девушка из Косова, популяризирует борьбу с гендерным неравенством среди своих сверстников. Решения, созданные такими социальными новаторами, как Рина, уже помогли более чем 200 тысячам людей.

ГИЦ также помогает представительству ЮНИСЕФ в Индонезии и правительству этой страны в проведении крупнейшей в истории прививочной кампании, нацеленной на вакцинацию 70 миллионов детей от смертельно опасных вирусов кори и краснухи.

И необходимой предпосылкой для реализации такого масштабного изменения опять же являются технологии. RapidPro, программное средство коммуникации с открытым исходным кодом, позволяет предпринимать действия на основе анализа данных в реальном времени, чего не могут обеспечить традиционные бумажные системы отслеживания. При этом RapidPro отправляет информацию прямо на мобильные телефоны по СМС. Опыт, накопленный при развертывании в Индонезии и Замбии, будет полезен странам, заинтересованным во внедрении RapidPro для поддержки своих национальных программ вакцинации.

Развитием RapidPro для поддержки цифрового здравоохранения в 15 странах занимаются всего два человека, и возможности совместной работы в Trello помогают им поддерживать прозрачность для других участников команды, чтобы те могли самостоятельно уточнять нужную информацию, не отвлекаясь на частые совещания. Это также позволяет команде быть частью (и усиливать влияние) сети экспертов в области здравоохранения, которые могут стимулировать подобную работу по всей организации ЮНИСЕФ.

Улучшение жизни детей: сегодня и в будущем

Миссия Глобального инновационного центра ЮНИСЕФ, по сути, заключается в том, чтобы взять идею, которая помогает тысячам людей в одном месте, и реализовать ее так, чтобы помочь миллионам детей и членам их семей примерно в 190 странах мира, где работает ЮНИСЕФ.

В практическом плане это означает, что команда Тани придерживается принципов открытого кода и цифровых инноваций. Иными словами, проекты ЮНИСЕФ создаются для работы не только внутри организации, но также вне ее и независимо от нее. Trello полностью соответствует духу такого продуктивного и развивающегося сотрудничества, поэтому этот инструмент оказался идеальным средством для совместной работы.

Мы создаем все решения таким образом, чтобы их было легко настраивать, использовать, адаптировать и воспроизводить, потому что всегда помним о тех, кому помогают эти средства: детях и их семьях в самых труднодоступных местах.

Как отмечает Таня, мы все являемся частью более широкой общей экосистемы, зависящей от усилий, которые мы прилагаем, чтобы помочь другим — от самого высокого уровня совместных гуманитарных инициатив до использования рабочих инструментов, таких как Trello. Эти усилия наиболее плодотворны, когда они развиваются и растут вместе с потребностями сообществ, которым служат.

Мы стремимся быть ферментами, а не катализаторами. Катализаторы ускоряют химические реакции, однако ферменты увеличивают скорость изменений еще больше, поскольку преобразуют то, на что воздействуют, в нечто новое, и сами в результате тоже изменяются и развиваются.

А значит, уже год спустя портфель проектов ГИЦ, как и доски Trello для их отслеживания, будет выглядеть совсем иначе. И это замечательно.

Нам важно добиваться крупных положительных результатов в интересах детей и вместе с ними. Мы хотим брать инновационные решения и превращать их в практические инструменты для работы на всех этапах. В общем, мы хотим идти в ногу с развитием технологий, чтобы все более эффективно изменять мир к лучшему.