BurgerFi + Trello

Hur är det att vara en del av världens snabbast växande matserveringssegment? ”Fullt upp”, säger Steven Buckley, Chief Operating Officer på BurgerFi. Hamburgerrestaurangkedjan har öppnat nästan 100 restauranger över hela USA under de senaste fem åren: ”Vi utmanas ständigt att vara bäst, men vårt mål är att vara bäst i vårt segment. Vi nöjer oss inte med mindre än det.” Det Florida-baserade företaget är känt för sina typiska märkta hamburgerbröd och gourmetingredienser och har avsiktligt använt företagets varumärke och lokala franchiseägare för att skapa en upplevelse som folk inte kan låta bli att prata om.

Våra främsta fokuspunkter är kontinuerlig innovation och tillämpning av den senaste tekniken med våra livsmedelsprodukter och servicelägen.

BurgerFi är ett franchiseföretag, så deras målsättningar måste kommuniceras och engageras på alla nivåer i företaget, från ledande befattningshavare till butikschefer. Det är inte lätt att flytta information mellan avdelningar och franchiseplatser när det finns över 300 personer att knyta samman i hela landet. För att uppnå de tillväxtresultat de ville ha behövde BurgerFi förena alla sina teammedlemmar kring samma prioriteringar.

Hur Trello hamnade på menyn

När Steven sällade sig till BurgerFi 2015 insåg han att de behövde ett kommunikations- och organisationsverktyg som kunde anammas och användas i hela organisationen. Det måste vara användarvänligt och tillgängligt oavsett plats, digital förmåga eller enhet. Han hade sett Trello användas när han arbetade på en annan organisation, och gillade det han såg:

Vi blev först intresserade av Trello för möjligheten att skapa övergripande mål och driva ner dem till systemomfattande taktiker för utförande, med fullständigt ansvar på alla nivåer i organisationen.

Steven beskrev Trello som ett verktyg för samarbete och projekthantering för BurgerFi och har sett det riktigt vakna till liv i företaget när medlemmarna började utforska dess kapacitet för avdelningsöverskridande initiativ, såsom introduktion för franchiseägare, gemensam hantering av marknadsföring och fastighetsutveckling.

Faktum är att tre viktiga saker hände när BurgerFi samlade sin organisation kring ett centralt verktyg:

1. Deras företagskultur genomgick en positiv övergång till ansvarskänsla för projekt.
2. Individuella insatser började bättre anpassa sig till företagets övergripande prioriteringar.
3. Kommunikationen mellan olika avdelningar och med franchiseägare blev enklare och smidigare att hantera.

Trello är ett fantastiskt verktyg för samarbete mellan olika avdelningar.

Under två års användning har Trello blivit en mäktig källa för information och kontroll för individer på alla nivåer i deras organisation, enligt Steven. Över 150 tavlor används aktivt av över 300 teammedlemmar, och Steven säger att Trello verkligen har vaknat till liv inom företagskulturen. BurgerFi-anställda och -franchiseägare använder regelbundet Trello på alla möjliga sätt:

• Organisera företagets struktur
• Leda möten
• Göra presentationer
• Ta dagordningar
• Bifoga dokument
• Hantera sociala medier
• Utveckla marknadsföringskampanjer
• Utbilda nya teammedlemmar
• Spåra utveckling av idéer
• Driva restauranger
• Leta efter nya restaurangplatser

Alla på BurgerFi har fått dessa fördelar genom att använda Trello, men varje team har utvecklat anpassade arbetsflöden för att prioritera de mål som är viktiga för företagets tillväxt.

BurgerFis främsta teamtavlor

När det gäller Trello-tavlor har BurgerFi uppmuntrat medarbetarna att utveckla anpassade arbetsflöden som passar deras behov. För att skapa en känsla av laganda i denna mångfald har de utvecklat några BurgerFi-märkta tavelbakgrunder som anställda kan välja bland. Resultatet är en omfattande samling tavlor som visar de olika behov som varje team har för att bidra till verksamhetsmål på högsta nivå. Här är några av BurgerFis främsta Trello-arbetsflöden:

Företagskatalog

Arbetsflödet: BurgerFis företagskatalogtavla är en överblick över varje avdelning och deras motsvarande Trello-tavlor som för närvarande används på företaget.

Använd den för: Hela organisationen

Tips för att skapa tavlor: Listor organiserar varje avdelning efter kort, inklusive teammedlemmar och länkar till tavlor som används av gruppen. Anställda kan hänvisa till tavlan när som helst för att se en övergripande status för team och deras främsta projekt.

Franchisehantering

Arbetsflödet: En uppsättning franchisetavlor tillhandahålls till varje ny företagsägare för att hjälpa dem få koll på företagets mål samt ge dem en komplett uppsättning hanteringstavlor för driften av restaurangen.

Använd den för: Distribuerade team

Tips för att skapa tavlor: Behåll exempelversioner av tavlor såsom ”Butiksloggar”, ”Kundklagomål” och ”HR-hantering” för att göra konfigurationen enkel för nya ägare.

Dagordning för teammöte

Arbetsflödet: Steven använder en dedikerad tavla som dagordning för sina veckomöten. Listor och kort organiseras efter olika projekt och uppgifter på toppnivå som de håller koll på i hela företaget.

Använd den för: Chefsteam

Tips för att skapa tavlor: Förfallodatum är viktiga för att hålla åtagandena på rätt spår. Tilldelade teammedlemmar taggas i kommentarer på projektkort, och eget ansvar kommer från rutinkontroller tack vare återkommande veckomöten.

Företagsutveckling

Arbetsflödet: BurgerFis fastighetsteam sköter utvecklingen av nya restaurangplatser via Trello. Tavlor används för att organisera viktiga dokument såsom bedömningar, planer, kontrakt och leasingavtal, samt för att vägleda platskommittémöten.

Använd den för: Tillväxtteam

Tips för att skapa tavlor: En integration med fastighetsteamets byggprogramvara håller processerna effektiva. Platsutvecklingsdokument organiseras i en ordning som kompletterar deras process för platskommittémöten, så att de har allt material tillgängligt.

Kundfeedback

Arbetsflödet: Kundfeedback om BurgerFi-upplevelsen samlas in och vidarebefordras till en särskild tavla för vidare analys och åtgärder.

Använd den för: Supportteam

Tips för att skapa tavlor: Mejla till tavla är ett användbart verktyg för feedbackprocessen – alla kundkommentarer som kommer in via e-post skickas direkt till tavlan. Tillägget CardCounter för Trello hjälper till att hålla koll på antalet bidrag vid varje steg i svaret.

Den hemliga ingrediensen? Introduktion

Idag använder varenda teammedlem på BurgerFi Trello för någon del av sitt arbete. Det har blivit ett viktigt verktyg för samarbete och projektledning, men Steven påpekar att implementeringen tog nästan sex månader för att få teamarbetsflöden så optimerade och effektiva som de är nu.

Implementeringen av Trello lyckades tack vare detaljerad utbildning för alla anställda med chefsengagemang för plattformen.

Något av det viktigaste de har gjort för att kunna använda Trello till fullo är att skapa anpassade introduktionsvideor för att hjälpa till att utbilda nya användare. I videoserien pratar de om grunderna för att använda Trello som verktyg, samt specifikt hur det används på BurgerFi.

De tillhandahåller också introduktionsresurser och exempeltavlor till nya franchiseägare så att de bokstavligt talat kan driva hela sin verksamhet med Trello, och samarbeta med saker såsom butiksloggar, hälsoinspektioner och livsmedelssäkerhet, kundklagomål (och komplimanger!), butiksbesök från huvudkontoret och mänskliga resurser – och kontaktuppgifterna för huvudkontoret är lättillgängliga via kommentarssektionen på kort eller teamsidan.

Vi strävar efter att inkludera Trello-utbildning och -indoktrinering som en del av BurgerFis introduktions- och utbildningssystem för alla anställda och franchiseägare.

Verklig tillväxt är ett kollektivt tänkesätt

Steven säger att om du går runt på deras högkvarter ser du Trello-tavlor på skärmar överallt. ”Jag vet inte hur vi skulle klara oss utan Trello”, säger han.

Det kanske låter som en överdrift, men konkurrenskraftiga resultat visar att det stämmer. Restaurangbranschen som helhet förväntas överstiga 780 miljarder dollar i intäkter i år via över en miljon matserveringsplatser i USA, och för att ”göra” det BurgerFi gör – utveckla ett livfullt, framåttänkande (och smarrigt!) företag – måste varenda teammedlem arbeta mot samma tillväxtmål.