Instinct Dog Training + Trello

Ett anpassat tillvägagångssätt till rikstäckande hundvård

När det äkta paret Brian Burton och Sarah Fraser startade Instinct Dog Training för över tio år sedan var deras vision att ge hjälp och hopp för hundar och deras vårdgivare genom kvalitetsvård och träning och positiv förstärkning. På sätt och vis gör de även samma sak för sin personal och sina kunder, med hjälp av Trello.

Brian och Sarah jobbade inom olika områden, men de såg en möjlighet att kombinera hans projektledningskunskaper med hennes marknadsföringsbakgrund och passion för hundar till en meningsfull verksamhet. Tillsammans skapade de ett framgångsrikt rikstäckande franchise och en imponerande verksamhetsplattform byggd helt på Trello som sparar tid, ger kristallklar insyn och säkerställer den bästa möjliga upplevelsen för deras fyrbenta och tvåbenta kunder.

En lösning byggd för att vara

Trello kommer att spela en enorm roll i vår skalbarhet. Det kommer att hjälpa oss att maximera vårt teams potential, och att växa omtänksamt.

Sedan Instinct grundades har det vuxit till ett Inc 5000-franchise värt flera miljoner dollar, med flera platser i New York, New Jersey, Kalifornien och Oregon. Företagets mål är att expandera till 30–50 platser, vilket skulle betjäna tusentals hundar och sysselsätta hundratals anställda.

För att nå dessa aggressiva tillväxtmål behövde teamet ett lättanvänt, standardiserat system för verksamhetshantering. Brian och Sarah utvärderade över ett dussin verktyg och valde slutligen Trello på grund av dess användarvänlighet och öppna API. Dessa funktioner innebär att de kan använda Zapier, ett enkelt automatiseringsverktyg som ansluter appar till varandra, för att integrera Trello med Instincts CRM, onlineschemaläggningsapp, kennelprogramvara och e-post. På så sätt kan alla deras system fungera tillsammans som en enda verksamhetsplattform.

En dag för Instincts duktiga pojkar och flickor

Hittills har denna plattform sparat hundvårdsteamet 10–20 timmar i veckan, träningsteamet 20–25 timmar i veckan och kundtjänstteamet 25–40 timmar i veckan.

När Brian anslöt alla Instincts appar i Trello började han se hur detta nya automatiserade system skulle gynna alla och lätta på bördan av många tråkiga administrativa uppgifter för att frigöra teamets tid. Det skulle hjälpa vård- och träningsteamen att ge snabbare och mer konsekvent vård, göra det enklare för kundtjänsten att ge hundägare suverän service och öka insynen för ledningsteamet.

Vi ska ta en titt på några höjdpunkter från en dag i tre anställdas liv: Molly i hundvårdsteamet, Aaron i träningsteamet och Trish i kundtjänstteamet.

06:00 Molly kommer till anläggningen och öppnar Trello på mobilen för att se en automatiskt genererad lista med dagens verksamhetsuppgifter. När hon går igenom listan drar hon kort till kolumnen ”Slutförd”. Om en uppgift inte är nödvändig eller avsiktligt inte har slutförts drar hon motsvarande kort till lämplig lista och skriver en kommentar med detaljer. På så sätt kan hennes chef proaktivt lösa potentiella problem, såsom underbemanning och utbildningsbehov.

09:30 Aaron välkomnar boxern Buddy till hans femte träningssession. Efter lektionen får Buddys matte en automatiserad, personlig undersökning och väljer alternativet ”SOS” för att låta Instinct veta att hon behöver hjälp. Det leder till att ett kort skapas automatiskt på Trello-tavlan ”Program i risk” så att chefen för beteende och träning kan samarbeta med Aaron för att hjälpa Buddy komma på rätt spår igen.

10:15 Trish börjar arbeta på en omgång välkomstbrev till nya träningskunder. Trello-kort skapas automatiskt för varje ny hund, och Trish tilldelar en tränare till varje valp och drar korten till listan ”Träning”. Den här åtgärden utlöser ett e-postmeddelande till ägaren med mer information om träning och den tilldelade tränaren, samt om vad de kan förvänta sig under den första lektionen.

11:30 Golden retrievern Duke och taxen Roxy släpps av hos kenneln. Molly checkar in dem på Instincts kennelsystem och ett Trello-kort skapas automatiskt för varje hund på tavlan ”Lekgrupp”. När lektiden börjar öppnar Molly kennelsystemet för att lära sig mer om Dukes och Roxys personligheter, vad de gillar och om de har några vänner på anläggningen. Hon drar Dukes Trello-kort till lekgrupp 3 så att han kan leka med andra stora, aktiva valpar och Roxys kort till listan ”Individuell” eftersom hon inte gillar att leka med andra.

15:30 Huskyn Bailey börjar hosta i kenneln. Molly öppnar tavlan ”Hund nyser eller hostar” för anvisningar om vad hon ska göra: Sätt Bailey i karantän, ta hennes temperatur, ringa matten och boka tid hos en veterinär. Senare på morgonen säger veterinären att Bailey kan stanna på kenneln, så Molly tar tillbaka henne dit och berättar för matten att hon är okej.

16:30 Trish inventerar lagret och lägger till några artiklar på tavlan ”Saker som behövs”. Hon ser också att Brian har flyttat några saker hon har bett om till listan ”Godkänt” och att de artiklar som hennes medarbetare har beställt nu finns på listan ”Anlänt”.

17:30 Baileys matte kommer hem från semestern i kväll. Molly kollar i Trello och ser att ett kort har skapats automatiskt för att påminna henne om att bada Bailey innan matte hämtar henne.

I slutet av dagen har Instincts Trello-baserade verksamhetsplattform gjort livet bättre för varje person och valp under deras tak.

Redo att leka med de stora hundarna

När du växer behöver du översikt, tillförlitlighet och organisering. Det har Trello gett oss.

Innan Brian införde detta system märkte han att uppgifter föll genom sprickorna, flaskhalsar mellan anställda och ledningen samt inkonsekvenser inom hundvård. Dessa utmaningar var inte kritiska, men han visste att de skulle bli värre när Instinct växte.

”När man är ett litet företag kommer man undan med att ha ett litet team som gör allt. Men när man växer behöver man översikt, tillförlitlighet och organisering”, säger han. ”Det har Trello gett oss.”

I takt med att Instinct har vuxit från en plats till fem har Brian och Sarah använt Trello för att skapa upprepningsbara men ändå anpassningsbara arbetsflöden och system som sparar tid på tråkigt administrativt arbete och håller medarbetarna fokuserade på vård och service. ”Hittills har denna plattform sparat hundvårdsteamet 10–20 timmar i veckan, träningsteamet 20–25 timmar i veckan och kundtjänstteamet 25–40 timmar i veckan”, förklarar han.

Kostnadsbesparingarna är redan enorma, men de kommer att växa exponentiellt när Instinct öppnar dussintals fler platser under de kommande åren. Brian säger att Trello inte bara kommer att hjälpa teamet att hålla sig organiserat när de växer, utan även se till att de tillhandahåller kvalitetsvård och en personlig upplevelse.

”När man tittar på mängden arbete när vi växer till fem platser är det ganska fantastiskt. Vi pratar om 250 000 hundpromenader per år, 30 000 timmars lek och 125 000 måltider per år”, förklarar han. ”Trello kommer att spela en enorm roll i vår skalbarhet. Det kommer att hjälpa oss att maximera vårt teams potential, och att växa omtänksamt.”

Gör som över två miljoner team världen över och använd Trello för att få mer gjort.