McCorvey + Trello

McCorvey Sheet Metal Works grundades 1925 och har en rik historia av hantverk och innovation. VVS-plåtutvecklaren, -tillverkaren och -installatören har haft en otrolig tillväxt under sin ca 100 år långa historia, och har utvecklat en lokal familjeverksamhet till ett företag som sträcker sig över flera delstater, med fyra generationer av familjen McCorvey och hundratals hängivna medarbetare. Med anläggningar i Houston, Orlando och Dallas är denna tillverkare ett enastående exempel på hur man kan skala upp en stadig och framgångsrik verksamhet.

McCorvey Sheet Metal har också en lång historia av papper – ett pappersbaserat arkiveringssystem. Fram till de senaste åren använde företaget ett analogt administrativt system som bestod av handskrivna biljetter som användes internt och skickades till partnerföretag. Tekniksamordnaren Chris Mondeau insåg snabbt att detta var en av familjeföretagets traditioner som inte kunde växa med resten av företaget:

Dokument försvann, och folk kunde inte hålla reda på var objekt befann sig i tillverknings- eller kontorsprocessen.

Målet var att övergå till ett pappersfritt system som var lätt att lära sig och, framför allt, lätt för alla att bibehålla.

Skapa ett centralt nav

Chris började leta efter ett schemaläggningsprogram som kunde visualisera mängden uppgifter vid varje steg i tillverkningsprocessen. Men det största behovet var ett programvarusystem som det var lätt för medarbetare att interagera med när som helst i processen och oavsett teknisk förmåga. Han ville ha ett program som kunde vara ett digitalt nav och samla filer och processer som McCorveys anställda redan arbetade med i program såsom Word och Dropbox. På den mer tekniska sidan skulle ett öppet API för integrationer (som med Trello) hjälpa till att framtidssäkra införandet av ett centralt organisationsverktyg när fler teamspecifika digitala verktyg introduceras i företagets arbetsflöde.

Under forskningsfasen testades en mängd olika teamfokuserade verktyg, bland annat Trello, Mavenlink, Wrike och CRM-programvara. Trello blev den bästa ”pappersersättaren” av flera anledningar:

1. De enkla samarbetsfunktionerna anammades snabbt av användare i företaget.
2. Det var enkelt och effektivt att hålla koll på produktionsprocessen på en tavelvy.
3. Arbetsflödenas visuella karaktär kändes intuitiv för medarbetarna.

Först och främst – ett Trello-test

Trello lanserades i en testfas med 15 användare i tillverkningsprocessen. Deras team såg en omedelbar ökning av kvalitetssäkringen: Arbetstagare på fältet kunde se statusen för projekt i verkstaden i realtid och verifiera att all nödvändig information tillhandahölls. Och som en extra bonus behövde de inte längre ständigt ringa eller mejla verkstaden för att kolla läget eller ställa en massa småfrågor.

Trello är bra för våra team eftersom det är så naturligt. Om man inte gillar hur processen fungerar på tavlan kan man ändra den. Trello passar in perfekt med det vi gör varje dag.

Fler team inom företaget började se effekten av att samla team i ett gemensamt digitalt nav:

• När vice VD Charlie McCorvey såg vilken inverkan Trello hade på verkstadsprocessen överförde han uppskattningsteamet till ett digitalt arbetsflöde. Genom att visuellt spåra jobb i pipelinen kunde de minska antalet jobb som inte tilldelades. De kunde också se när jobben tog längre tid än väntat, och vem som behövde hjälp med att få sitt jobb gjort.
• Tillverkningsteamet började skapa en historisk logg med problem som uppstod i tillverkningsprocessen. De flesta tillverkningsrapporter var pappersfria efter det.

I allmänhet gillar anställda att kunna hitta och få åtkomst till all information de behöver tack vare Trello-tavlornas transparens. Om det till exempel uppstår ett utvecklingsproblem går det att lämna kommentarer för utvecklaren på uppgiftens kort, och annat arbete kan fortsätta under tiden.

Utöka företagets Trello-kultur

Ett av sätten Chris har implementerat daglig användning av Trello på företaget är att installera det på kioskenheter i verkstäderna och på kontoren, så att medarbetare kan logga in och använda Trello var som helst, när som helst. Tack vare mobilappen kan även teammedlemmar ute på fältet få samma åtkomst på språng.

De älskar Trello i verkstaden och på kontoret.

Utöver grundläggande Trello-utbildning (som vanligtvis tar en halv dag) samarbetar Chris med olika McCorvey-team i en vecka och hjälper dem att skapa tavlor baserat på deras processer. Han börjar med en grundläggande kanban-inspirerad uppsättning med ”Att göra”-, ”Gör”- och ”Klart”-listor och övervakar och hjälper sedan teamet att utveckla arbetsflödet med mer anpassade listlayouter, etiketter och Power-Ups.

Ett av hans bästa tips är att dra nytta av katalogen med Trello-mallar för att få idéer och exempeltavlor som kan anpassas i stället för att börja från början. Regelbundna kontroller med teamen är också viktiga. Chris ser till att han är tillgänglig för att kontinuerligt förenkla arbetsflöden om tavlor och listor blir för långa eller otympliga.

McCorveys främsta teamtavlor

Det här är några av McCorvey Sheet Metals främsta Trello-arbetsflöden:

Teambrainstorming

Arbetsflödet: För att främja kreativiteten inom företaget uppmuntrar en central brainstormingtavla anställda att skapa kort med idéer för att förbättra eller prova nya processer. Tavlan granskas kollektivt varannan vecka, och de bästa idéerna väljs ut och genomförs.

Använd den för: Hela organisationen

Tips för att skapa tavlan: Använd Power-Upen Röstning för att crowdsourca feedback om idéerna.

Fördelning av arbetsbelastningen på flera platser

Arbetsflödet: En tavla som delas mellan anläggningar i Houston och Florida där tillverkningsarbetsflödet visualiseras. Verkstadschefer använder tavlan för att distribuera teamarbetsbelastningar mellan de två platserna, beroende på backloggen.

Använd den för: Teamchefer

Tips för att skapa tavlan: Använd etiketter för att visuellt ange vilka uppgifter som skickas till vilka platser. Med mejla till tavla är det enkelt för uppskattare att vidarebefordra meddelanden med kundförfrågningar till tavlan och få in jobb i pipelinen.

Sikta högre

McCorvey har sannerligen gynnats internt av det samarbete och den transparens som Trello har medfört till deras vardagliga verksamhet, men de har också blivit ledande inom sin bransch tack vare sin digitala omvandling.

Under ett bud på ett stort sjukvårdsprojekt hjälpte Trello dem att utmärka sig bland de 14 företag som konkurrerade om projektet. Som en del av presentationen skapade de en gemensam tavla där båda parter kunde kommunicera och hålla koll på tillverkningsprocessen i realtid. Det öppna samarbete som de var villiga att tillhandahålla imponerade på kunden. Som Chris säger: ”Transparens är alltid populärt. Genom att använda Trello visar vi att vi vill göra jobbet ordentligt.”

En ny era av pappersfri produktivitet

När Chris Mondeau bestämde sig för att hitta ett program som skulle hjälpa till att organisera tillverkningsprocesser visste han nog inte vilken stor effekt det skulle ha på företaget som helhet. Det visade sig att Trello fungerade som en katalysator för att få teamen att bli pappersfria:

McCorvey använde ett papperssystem i 60–70 år, men blev helt digitalt över en natt tack vare Trello. Det fick en enorm påverkan, men var verkligen inte något vi hade tänkt på – och vi älskar det.

Chris ursprungliga mål med att börja använda Trello på företaget (ökat samarbete, transparent och kommunikation mellan teamen) har också uppnåtts med mätbara resultat, så att deras kontor, verkstäder och arbetsplatser i Florida och Texas kan hålla kontakten. Nu har McCorvey Sheet Metal Works ett digitalt nav som växer med organisationen, vilket är ett stort steg framåt för de kommande 100 åren av framgångsrik företagstillväxt.