Palace Law + Trello

Vad tänker du på när du tänker på en advokat som arbetar?

Traditionellt sett kan de representera en professionell, tråkig kultur med kostym och slips, långa dagar på kontoret och en massa filmappar och pappersarbete.

Advokatyrket utformades som ett pappersbaserat system, och har förblivit det i årtionden.

Enligt Jordan Couch, en advokat på Palace Law, utformades det också med betoning på de personer som utövar yrket, snarare än de som betjänas av det. ”Det är en bransch som på vissa sätt motverkar klientens bästa”, säger Jordan. ”Till exempel modellen med faktureringsbara timmar. Man tjänar inte på att det går bra för klienten, för ju snabbare och effektivare man arbetar, desto mindre tjänar man. Det är ett problem för klienten.”

På juristprogrammet fick Jordans professorer honom att tänka på nya och annorlunda sätt att utöva juridik. När han tog examen letade han reda på en likasinnad firma. Detta ledde honom till Patrick Palace, som grundade Palace Law. Båda ansåg att advokater måste betjäna klienter bättre utan att ta mer betalt. ”Vi ville ge bättre service till fler människor, effektivare”, säger Jordan. ”Denna strävan var grunden för alla förändringar som vi har gjort och fortsätter att göra idag.”

Palace Law bestämde sig för att uppnå sitt mål att bättre betjäna klienter genom att skapa och implementera ett digitalt system som ersätter den pappersbaserade struktur som utgör grunden för många advokaters arbetsdagar.

Starta den digitala resan

”Det är jätteviktigt för advokater att kunna visualisera ett arbetsflöde, men det kan vara svårt att se och förstå våra arbetsflöden”, säger Jordan. ”Det var därför vi tog en titt på Trello.”

När Palace Law först började sin digitala omvandling fokuserade de på två viktiga utmaningar.

Den första utmaningen var att göra advokater tillgängliga för klienter utanför kontoret. För att göra detta måste de hitta ett sätt att göra all information som var utspridd på skrivbord och hyllor – alla dessa pappersfiler – tillgänglig överallt. Palace Law använde Clios rapport om juridiktrender som sitt molnbaserade hanteringssystem, som blev deras digitala arkivrum. All kommunikation och alla filer registrerades och lagrades där.

Den andra utmaningen var att hjälpa advokater få åtkomst till sina tilldelade fall och uppgifter i en digital miljö. ”Det är jätteviktigt för advokater att kunna visualisera ett arbetsflöde, men det kan vara svårt att se och förstå våra arbetsflöden”, säger Jordan. ”Det var därför vi tog en titt på Trello.” Palace Law använde Trello som ett molnbaserat arbetsflödessystem och integrerade det med Clio genom Zapier, vilket gav personalen på Palace Law åtkomst till den information de behövde för en mängd olika processer. Palace Law valde också Trello på grund av dess integrationsmöjligheter – Slack och Google Drive är också en del av företagets digitala ekosystem.

När denna papperslösa miljö fanns på plats granskade advokatbyrån alla sina arbetsflöden och uppdaterade dem för det nya digitala systemet. I det gamla systemet bar till exempel någon en hög fallmappar till en advokat och la dem på skrivbordet. Högen med mappar var advokatens arbetsbelastning och gjorde att hen var fast på kontoret. Hen kunde inte arbeta utan dem.

Trello har helt förändrat den här verksamhetsstrukturen. Nu representeras fallmappar av ett Trello-kort. Korten tilldelas till advokaternas Trello-tavlor, och advokater använder Trello-funktioner för att prioritera sitt arbete. I den gamla modellen markerade advokater manuellt en fallmapp för att visa när den behövde granskas igen. Nu får de en påminnelse i Trello om att det är dags att ta en titt på fallet igen.

Palace Law har digitaliserat sitt arbetsflöde för e-post och klientkommunikation samt klientantagningsprocessen, och hanterar till och med rättstvister med hjälp av Trello.

”Trello gav oss något konkret”, säger Jordan. ”Eftersom vi inte har en fysisk fil på vårt skrivbord längre behövde vi ett sätt att se varje fallmapp – för att veta vad vi skulle arbeta med, förstå prioriteringarna och se filerna som är kopplade till en klient.”

Tack vare denna förändring kan advokater arbeta hemifrån och ha sina resurser till hands när de träffar en klient utanför kontoret, vilket har minskat stressen och gjort allas liv enklare. Jordan använder till exempel Trello-mobilappen för att kontrollera sin e-post och granska deadlines. ”Mobilappen är ett jättebra verktyg för att kontrollera saker och ting och se vad som väntar”, säger Jordan.

Spara 200 pappersark om dagen

”Folk har i allmänhet varit gladare sedan vi började använda Trello. Det har gjort våra liv mycket enklare”, säger Jordan.

Nu litar teamet på Palace Law på sitt digitala system, men det var läskigt att skippa pappersdokumenten. ”I början var det inte många som gjorde det, vilket gjorde det lite läskigt”, säger Jordan. ”Det fanns ingen beprövad modell för det.”

Personalen på Palace Law var nervösa inför omvandlingen, men de flesta var positiva. ”Det är en del av vår kultur att vara kreativa, innovativa och anpassningsbara. Vi håller alltid utkik efter sätt att förbättra saker och ting för våra klienter”, säger Jordan.

Systemet har gett anmärkningsvärda resultat. På bara 9 månader ökade Palace Law intäkterna med 76 %. De har även fått ett imponerande Net Promoter Score (NPS) på 70. Enligt Clios rapport om juridiktrender är det rikstäckande genomsnittet för NPS för advokatbyråer 25. De har även dramatiskt minskat mängden papper de använder. De sparar i genomsnitt 200 pappersark om dagen.

Som en extra bonus har omvandlingen även påverkat vad människor tycker om sitt arbete. ”Folk har i allmänhet varit gladare sedan vi började använda Trello. Det har gjort våra liv mycket enklare”, säger Jordan. ”Folk är mindre stressade. Det är svårt att hålla koll på en massa pappersarbete på skrivbordet. Genom att titta på Trello-kort med etiketter och förfallodatum har vi minskat stressen och gjort det enklare att identifiera viktiga prioriteringar i våra arbetsflöden.”