Scan2Cad + Trello

Scan2CAD använder Trello för att växa enkelt och flexibelt med insyn

För de flesta företag leder tillväxt till fler anställda, fler processer, mer komplexitet och mer problem. Men Scan2CAD, världens ledande konverteringsprogramvara för arkitektoniska och tekniska designer, trotsar denna trend med hjälp av Trello.

Scan2CAD strävar efter att skala upp och förenkla. Andra organisationer skulle kanske impulsivt ha anställt fler medarbetare och utökat kontoren när kundbasen översteg 90 000, men Scan2CAD:s team är fortfarande litet (färre än 25 personer, inklusive entreprenörer!) och distribuerat. Andra företag kanske introducerar nya produkter och marknader så snabbt de kan, men Scan2CAD fokuserar helt på en produkt för två huvudmålgrupper.

Och medan andra lägger till fler system och verktyg fortsätter Scan2CAD att fokusera på Trello och använder det på kreativa sätt för att bemöta alla projektadministrations-, försäljnings- och produkthanteringsbehov.

Bygga en bro mellan det fysiska och det digitala

Scan2CAD hjälper arkitekter och ingenjörer att förverkliga sina projekt och produkter. Deras programvara gör det enkelt att konvertera skannade ritningar och bilder i traditionella filtyper till CAD- (datorstödd konstruktion) och CAM-vänliga (datorstödd tillverkning) filer för redigering och dokumentation. Denna smarta teknik och dess underliggande uppdrag var i fokus för VD Luke Kennedy när han förvärvade företaget 2010.

Rollen som ägare var ny för Luke, men han kände till företaget väl. Hans pappa grundade Scan2CAD över 20 år tidigare. Företaget förvärvades när han gick i pension, men när förvärvaren ville ta företaget i en annan riktning några år senare tog Luke chansen att ta tillbaka det och fortsätta sin pappas arbete.

Så fort Luke tog på sig rollen som VD såg han möjligheter att förenkla, öka produktiviteten och förbättra insynen. ”Vi vet att våra kunder använder oss för en sak – att konvertera filer – så jag ville göra det så enkelt som möjligt för dem att göra det”, förklarar han. ”Sedan började jag fundera på hur vi kunde förenkla vår verksamhet med.”

Luke ville effektivisera verksamheten och började leta efter ett enda flexibelt system som kunde organisera det nuvarande teamet och växa med dem i framtiden. Så han öppnade sin betrodda personliga Trello-tavla och visade dess magi för sina Scan2CAD-kollegor.

Ett verktyg, oändliga användningsområden

Om det inte vore för Trello skulle vi förmodligen använda 10 olika appar … Vi har sparat både tid och energi, och en massa pengar.

Luke samordnade med varje team och visade hur de kunde använda Trello för att hantera allt från enkla att göra-listor till komplexa arbetsflöden. Med tiden tog de anställda dessa idéer och utvecklade dem. Slutligen började hela företaget använda Trello för alla sina kritiska processer (inklusive försäljning och anställning, utveckling och skapande av idéer, mjukvaruutveckling och felspårning) och konsoliderade flera verktyg till ett. ”Om det inte vore för Trello skulle vi förmodligen använda 10 olika appar”, säger Luke. ”Genom att bara använda en har vi sparat både tid och energi, och en massa pengar.”

Scan2CAD:s innehållsteam använder till exempel Trello för att brainstorma idéer för hjälpartiklar och kundresurser. De skapar ett nytt kort för varje ämne eller resultat, organiserar sedan korten efter månad och tilldelar författare. Författare flyttar sina kort från Utkast till Redigering till Lansering när de arbetar genom processen. Redigerare förlitar sig också på Trellos Power-Up för kortupprepning och checklistefunktion för att se till att inga redigeringsuppgifter glöms bort.

Scan2CAD:s försäljningsteam använder Trello på ett liknande sätt. När åtgärder krävs för en ny lead eller en befintlig kund skapar säljaren ett kort på Trello-tavlan ”Avtal” för att säkerställa uppföljning.

Scan2CAD:s utvecklare har anpassat Trello efter sina behov, i stället för att lägga till fler verktyg. De använder skript för automatiserad testning, men distributionen kräver fortfarande mycket manuell inmatning. För att minska den mentala belastningen och säkerställa att varje uppgift slutförs skapar utvecklingsteamet Trello-kort för varje lansering och använder sedan checklistefunktionen för att fylla i checklistor automatiskt för distribution och lansering.

Utvecklare förlitar sig också på Trello för att spåra och lösa buggar. De skapar kort för varje bugg, tilldelar specifika användare som ska arbeta med buggen (vilket också minskar brus för resten av teamet) och kommunicerar om problemet med kortkommentarer. Enligt Luke har detta arbetsflöde varit så bra för teamet att de nu är beroende av det. ”Vi skulle inte lansera något utan det”, säger han. ”Och vi tilldelar bara personer till kort de behöver känna till, så de kan fokusera och vet exakt vad de ansvarar för. Det finns en balans mellan transparens och att inte överväldiga människor.”

Ett enkelt, flexibelt system som väcker data och drömmar till liv

Trello är vår enda sanningskälla.

Scan2CAD har upptäckt att Trello är tillräckligt flexibelt för att passa alla deras kritiska arbetsflöden – från mycket linjära processer (till exempel att skapa innehåll) till processer som upprepas (såsom felspårning).

Företaget har också förbättrat insynen och samarbetet i deras distansteam världen över med hjälp av Trello. ”Det är vår enda sanningskälla”, förklarar Luke. ”Alla i teamet, inklusive nya medarbetare som introduceras, kan titta i Trello och få åtkomst till allt de behöver.”

Luke anser att Scan2CAD:s omfattande anamning av och framgång med Trello beror på dess intuitiva design och flexibilitet. Även personer som inte är teknikkunniga kan snabbt lära sig att använda det utan utbildning, och anpassa tavlor efter sina behov. ”Trello är lika flexibelt som ett kalkylark, men kraftfullare”, säger han. ”Det kan användas som en punktlista i dess enklaste form, eller som en komplett app som är integrerad med andra system för att driva hela delar av en verksamhet.”

Scan2CAD har utökat Trello från en enda personlig tavla till ett företagsomfattande system, och Luke och hans team förlitar sig på det för att förverkliga sina idéer. ”Trello har blivit en filtyp för oss. Det går inte att jämföra det med andra appar”, säger Luke. ”Vi använder Trello eftersom våra data vaknar till liv. En punktlista blir riktiga uppgifter som tilldelas till verkliga personer med förfallodatum och anslutning till våra andra appar. Det ger oss otrolig kontroll.”