UNICEF + Trello

Under orkanen Irma fick över 22 000 människor livräddande information på mindre än 30 timmar tack vare UNICEF.

UNICEF Global Innovation Centre använde U-Report, en plattform för att engagera och kommunicera med ungdomar, för att hjälpa hundratals samhällen att förbereda sig inför de katastrofala stormarna.

3 av de 17 teammedlemmarna världen över arbetade dygnet runt från Bangkok till Köpenhamn och Panama till Santiago och nådde 14 berörda länder genom att skala upp och använda U-Report på rekordtid. Mer än hälften av de personer de hjälpte uppgav att detta var den enda aktuella information de fick om att förbereda sig och skydda sina samhällen.

Med hjälp av Trello kunde UNICEF:s innovationsteam snabbt reagera på nödsituationen.

Med hjälp av Trellos transparens och flera perspektiv kan vi ge sammanhängande stöd till ett land där det kan finnas flera projekt i olika områden, som involverar och stöds av olika människor.

De korta, skarpa och enkla budskap som delades med dem som levde i stormens väg bidrog till att hålla dem och deras familjer säkra. 89 % av dem sa att de tyckte att informationen var användbar, 80 % delade informationen med minst en person och 57 % delade meddelandena med fem eller fler personer.

För alla barn

Många skulle nog tro att en 70-årig organisation är byråkratisk och stel, men det är inte UNICEF. De har tillit och soliditet efter att ha hjälpt barn i kris i nästan ett århundrade, men har även innovation i sitt DNA. Bakom varje utveckling och humanitär insats finns en drivande vilja att göra en skillnad på ett nytt sätt, tillhandahålla tjänster bättre varje gång och lära sig av resultaten.

Uppdraget att skapa en bättre värld för alla barn genomsyrar alla team på UNICEF – oavsett om det innebär handpumpar för snabbare tillgång till rent dricksvatten, processer för exakt bedömning av allvarligt undernärda barn eller att tänja på gränserna för ny teknik för att förbättra processen.

När det gäller att tänja på gränserna är teamet bakom UNICEF:s Global Innovation Centre (GIC) särskilt innovativt. De utvärderar och genomför idéer och tekniker som kan skalas upp på nationell eller multinationell nivå för att förbättra barns och deras familjers liv effektivare och exaktare. De utforskar också vad det innebär att vara ett riktigt distribuerat team med hjälp av teknik.

Tanya Accone, Senior Advisor on Innovation som leder UNICEF:s GIC-team, arbetar med sina 16 hel- och deltidskollegor på 11 platser, vilket möjliggör tidszonsstöd och asynkront samarbete dygnet runt. De måste arbeta så skickligt som möjligt, speciellt när det gäller att tillämpa lösningar för nödåtgärder:

Vi kan inte slösa tid på att skicka saker via e-post och sedan försöka hitta e-postmeddelandena igen, och lista ut var vi ska ta över uppgifter under arbetsdagen när det gäller livräddande, livsförändrande information för samhällen. Med Trello är våra samtal och utförandet smidigt och effektivt.

2016 arbetade detta lilla team av extrema distansarbetare aktivt med 89 av de 193 länder som UNICEF stödjer för att lansera nya initiativ med regeringar och organisationer, hjälpa dem att förbereda sig för störande händelser och införa nya arbetssätt som påskyndar initiativ för hälsa, skydd och utbildning av barn som stöds av UNICEF och dess partner runtom i världen.

Utmana gränserna för distansarbetet

GIC-teamet var ursprungligen ett litet team med sju medarbetare som arbetade i Kampala, Uganda. De började använda Trello som ett sätt att samla all sin viktigaste information på ett och samma ställe – en enda sanningskälla som gav hela teamet en nivå av transparens som inte var möjlig i otympliga e-posttrådar och dokument på lokala datorer.

Trello hjälper vårt team att organisera våra interna insatser så att vi kan hjälpa andra så effektivt som möjligt, oavsett om det är i kristider eller under regelbundet arbete för att möta sociala behov.

På grund av efterfrågan på stöd från länder kunde teamet snart inte längre hjälpa till effektivt från en enda plats. Teamet blev nomadiskt, och dess medlemmar reser till olika kontor i länder världen över. När de bestämde sig för att sprida teamet över hela världen för att öka effektiviteten blev en enda sanningskälla ännu viktigare. De testade gränserna för distansarbetet till max med en asynkron arbetsdag på 24 timmar, vilket visade behovet av en uppsättning verktyg för att samarbeta, organisera och dela ett gemensamt perspektiv på deras insatser oavsett longitud eller latitud.

Målet var att skapa en ny virtuell arbetsyta så att de kunde arbeta lika effektivt och sammanlänkat mellan nio tidszoner som när de arbetade på samma plats. Så 2016, som en del av deras uppdrag att förnya UNICEF:s sätt att arbeta, startade de en systematisk utforskning av en rad olika samarbetsverktyg för team för att hitta det perfekta teknikutbudet för extremt distansarbete.

Välja Trello (igen)

Under en period på 12 månader utvärderade och testade Tanyas team 17 olika samarbetsappar inom områden såsom projektledning, video, chatt och e-post. Som en del av experimentet körde de arbetsflöden i fyra olika projektsamarbetsverktyg.

I slutändan valde de ett paket med fem verktyg för att driva sitt virtuella kontor. Oaktat deras tidigare användning av Trello blev det återigen deras favorit för teamsamarbete av en rad viktiga anledningar:

• Det var lätt för teammedlemmar som inte hade projektledningsutbildning att lära sig den enkla strukturen med tavlor, listor och kort.
• Tack vare dess flexibla och transparenta utformning kan alla komma åt den information de behöver.
• Nya arbetsflöden kan utvecklas efter behov och tavlor kan användas för mer än att bara hålla koll på uppgifter.
• Det visuella perspektivet, kombinerat med funktioner såsom etiketter och filtrering, hjälper dem att titta på information i olika (och värdefulla) kombinationer, antingen efter land eller globalt efter insats eller lösning.

Vi kan forma och anpassa Trello baserat på hur vår organisation tänker och beter sig, snarare än att försöka anpassa vårt team och våra behov, som förändras varje dag, till en viss struktur.

Hur Trello hjälper till att ge ett globalt perspektiv

Trello är UNICEF GIC-teamets viktigaste interna samordningsverktyg – en samarbetsgrund för deras arbete.

De arbetar ständigt med en mängd olika länder, och med Trello kan de hålla reda på varje plats, inklusive alla kontaktpunkter och alla viktiga dokument, på dedikerade Trello-tavlor.

De leder ofta flera initiativ samtidigt inom samma land och organiserar tavelnamn efter land och lösning så att de kan skala upp. Under orkankrisen i Västindien fokuserade de på en tavla för ”Brådskande Irma-insats” samtidigt som de även hade uppsikt över annan lokal information.

I bakhuvudet hade vi även koll på alla andra samtal vi hade med de 14 länderna om att genomföra allt annat som kan ha varit relevant, och de viktigaste kontakterna och fokuspunkterna i varje land.

I andra delar av världen arbetar teamet med initiativ såsom UPSHIFT, ett inkubatorprogram som främjar unga entreprenörer och social innovation. Detta program hjälper de mest marginaliserade ungdomar, inklusive ungdomar med funktionsnedsättning eller som har tvingats lämna sina hem, i åtta olika länder och regioner att utvecklas som entreprenörer och skapa lösningar för sina samhällen. Kärnarbetet med att hantera dessa 8 projekt och de 20 länder som vill införa UPSHIFT (som har både liknande komponenter och olika ekosystem och utvecklingsstadier på samma gång) görs i Trello.

Men Trello är bara en av pusselbitarna.

Resultatet från det övergripande perspektiv som Trello ger väcks till liv i de upplevelser som program såsom UPSHIFT ger, som till exempel Tuấn Nguyễn, en universitetsstudent med nedsatt syn i Vietnam som nu stöder en hel gemenskap av yrkespersoner som han själv med jobbtavlor online.

Eller Rina Shabani, en 16-åring i Kosovo som nu driver utbildning om ojämlikhet mellan könen bland sina kamrater. Sociala innovatörer i Kosovo såsom Rina har lanserat lösningar som har hjälpt mer än 200 000 människor.

GIC stöder också UNICEF Indonesia och Indonesiens regering med att hantera sin största vaccinationskampanj någonsin, en strävan att vaccinera 70 miljoner barn mot livshotande mässling och röda hund.

Återigen är tekniken grunden för att göra denna typ av förändring på stor skala: RapidPro, ett kommunikationsverktyg med öppen källkod, ger användbara insikter i realtid som det traditionella pappersbaserade spårningssystemet inte kan ge och når människor på deras mobiltelefoner, i detta fall via SMS. Lärdomar från lanseringar i Indonesien och Zambia kommer att tillämpas i länder som är intresserade av RapidPro för att stödja sina vaccinationsmål.

Bara två personer bygger ut RapidPro-processen för att stödja digital hälsa i 15 länder, och Trellos samarbetsgrund hjälper dem att arbeta transparent så att teammedlemmar själva kan kolla upp information de behöver utan att stanna upp och ge uppdateringar jämt och ständigt. Detta innebär även att teamet kan vara en del av, och förstärka, ett nätverk av hälsoexperter som kan driva detta arbete inom UNICEF.

Förbättra barnens liv – nu och i framtiden

I grund och botten är UNICEF:s Global Innovation Centres uppdrag att ta en idé som hjälper tusentals människor på en plats och distribuera den för att hjälpa miljontals barn och deras familjer i de cirka 190 länder världen över där UNICEF är verksamt.

I praktiken innebär det att Tanyas team brinner för principerna om öppen källkod och digital innovation. UNICEF-projekt är med andra ord skapade för att delas och användas av andra, inte bara via deras organisation. Trello delar denna anda av produktivt och föränderligt samarbete, och det är därför det är ett perfekt verktyg för att möjliggöra detta arbete.

Vi utvecklar allt så att det enkelt kan ställas in, användas, anpassas och upprepas eftersom vi alltid tänker på vilka dessa verktyg hjälper – barn och deras familjer på riktigt svårtillgängliga platser.

Som Tanya säger är vi alla en del av ett större, delat ekosystem som påverkas av det vi alla gör för att hjälpa andra – från högsta nivån av humanitärt samarbete och ända ner till verktyg vi använder, såsom Trello. Och dessa ansträngningar är effektivast när de utvecklas och växer med behoven i de samhällen de tjänar:

Vi strävar efter att vara enzymer, inte katalysatorer. Katalysatorer får kemiska reaktioner att ske snabbare. Enzymer ökar förändringshastigheten ännu mer än katalysatorer och omvandlar det de agerar på till något nytt, och själva enzymerna förändras och utvecklas också som ett resultat av den processen.

Sammantaget innebär detta att GIC-portföljen med projekt, likt Trello-tavlorna de använder för att hålla koll på dem, kommer att se väldigt annorlunda ut om ett år. Och det är jättebra.

Vi skulle vilja tänka tillbaka och se att vi har varit en del av att skala upp enorma positiva resultat med och för barn. Vi vill ta saker som är ”innovativa” och se till att allt arbete görs på det sättet. På det stora hela vill vi utvecklas med nästa bästa sätt att förbättra världen.