Scan2Cad + Trello

วิธีที่ Scan2CAD ใช้ Trello เพื่อการเติบโตด้วยความเรียบง่าย ความยืดหยุ่น และทัศนวิสัยที่ชัดเจน

สำหรับบริษัทโดยส่วนใหญ่ การเติบโตนำไปสู่การมีพนักงานมากขึ้น มีกระบวนการเพิ่มขึ้น มีความซับซ้อน และมีเรื่องให้ชวนปวดหัวมากขึ้น แต่ Scan2CAD ที่เป็นซอฟต์แวร์การแปลงไฟล์ชั้นนำสำหรับการออกแบบทางสถาปัตยกรรมและวิศวกรรม กำลังสวนทางกับกระแสนั้นด้วยการใช้ Trello

Scan2CAD มุ่งมั่นที่จะขยายการเติบโตโดยลดความซับซ้อนให้น้อยลง ขณะที่องค์กรอื่นอาจมีการเพิ่มพนักงานและขยายพื้นที่มากขึ้นเมื่อฐานลูกค้าโตถึงกว่า 90,000 ราย แต่ทีมของ Scan2CAD ก็ยังคงเป็นทีมขนาดเล็ก (ซึ่งมีพนักงานไม่ถึง 25 คน รวมผู้รับเหมา!) และมีการกระจายกันทำงานเช่นเดิม บริษัทอื่นอาจเร่งเปิดตัวผลิตภัณฑ์และเจาะตลาดใหม่ แต่ Scan2CAD ยังคงมุ่งเน้นที่ผลิตภัณฑ์เดียวสำหรับลูกค้าหลัก ๆ สองราย

และขณะที่ที่อื่นอาจมีการใช้ระบบและเครื่องมือต่าง ๆ เพิ่มมากขึ้น Scan2CAD กลับนำ Trello มาใช้งานมากขึ้นเป็นสองเท่า เพื่อใช้ในแนวทางที่สร้างสรรค์มากขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการในการจัดการโปรเจกต์ การขาย และการจัดการผลิตภัณฑ์

การปิดช่องว่างระหว่างสิ่งที่จับต้องได้และระบบดิจิทัล

Scan2CAD ช่วยให้สถาปนิกและวิศวกรสามารถเนรมิตให้โปรเจกต์และผลิตภัณฑ์ของพวกเขากลายเป็นจริงได้ ซอฟต์แวร์ของพวกเขาทำให้ง่ายในการแปลงแผนผังและรูปภาพที่สแกนในประเภทไฟล์เดิมเป็นไฟล์ที่เข้ากับ CAD (คอมพิวเตอร์ช่วยร่าง) และ CAM (คอมพิวเตอร์ช่วยผลิต) เพื่อใช้ในการแก้ไขและการจัดทำเอกสาร เทคโนโลยีอัจฉริยะนี้และภารกิจที่สำคัญเป็นสิ่งที่ประธานกรรมการบริหารอย่างลุค เคนเนดี้คิดถึงเมื่อเขาเข้าซื้อบริษัทในปี 2010

ลุคไม่เคยมีบทบาทในการเป็นเจ้าของ แต่เขามีประสบการณ์กับบริษัท พ่อของเขาได้ก่อตั้ง Scan2CAD เมื่อ 20 ปีที่แล้ว บริษัทถูกซื้อไปหลังจากพ่อของเขาเกษียณ แต่เมื่อผู้ซื้อนั้นต้องการที่จะพาบริษัทไปในทิศทางอื่นในหลายปีต่อมา ลุคจึงคว้าโอกาสที่จะซื้อบริษัทกลับมาและสานต่อมรดกของพ่อของเขา

ทันทีที่ลุคได้รับตำแหน่งใหม่เป็นประธานกรรมการบริหาร เขาก็เห็นโอกาสที่จะลดความซับซ้อน เพิ่มผลผลิต และปรับปรุงทัศนวิสัยให้ดียิ่งขึ้น “เรารู้ว่าลูกค้าของเราใช้เครื่องมือของเราในการทำสิ่งหนึ่ง ซึ่งก็คือการแปลงไฟล์ ผมเลยอยากทำให้มันใช้งานง่ายได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้” เขาอธิบาย “จากนั้นผมก็เริ่มคิดว่า 'เราจะลดความซับซ้อนของธุรกิจของเราด้วยได้ยังไง'“

ด้วยความต้องการที่จะปรับการทำงานให้ราบรื่น ลุคจึงมองหาระบบที่มีความยืดหยุ่นแห่งเดียวที่จะช่วยให้ทีมของเขามีความเป็นระเบียบและสามารถเติบโตไปกับพวกเขาได้ในอนาคต เขาจึงเปิดบอร์ด Trello ส่วนตัวที่เชื่อถือได้และแนะนำให้เพื่อนร่วมงานที่ Scan2CAD ของเขาได้เห็นถึงประโยชน์ของเครื่องมือนี้

เครื่องมือเดียว ใช้งานได้ไม่มีที่สิ้นสุด

หากไม่มี Trello เราอาจต้องใช้แอปมากถึง 10 แอปเลยทีเดียว...เราประหยัดไปได้ทั้งเวลา กำลัง รวมถึงเงินจำนวนมากอีกด้วย

เมื่อลุคได้ร่วมงานกับแต่ละทีม เขาได้แชร์ไอเดียสำหรับวิธีต่าง ๆ ที่พวกเขาสามารถใช้ Trello เพื่อจัดการกับทุกสิ่งได้ ตั้งแต่รายการที่ต้องทำอย่างง่าย ๆ ไปจนถึงขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน เมื่อเวลาผ่านไป พนักงานก็นำไอเดียเหล่านั้นไปประยุกต์ใช้ ในที่สุด ทั้งบริษัทก็นำ Trello ไปใช้กับกระบวนการสำคัญ ๆ ของพวกเขาทั้งหมด (รวมถึงการขายและการจ้างงาน การคิดและการสร้างเนื้อหา การพัฒนาซอฟต์แวร์ และการติดตามข้อบกพร่อง) และรวมเครื่องมือต่าง ๆ ที่หลากหลายเข้าไว้ด้วยกัน “หากไม่มี Trello เราอาจต้องใช้แอปมากถึง 10 แอปเลยทีเดียว” ลุคกล่าว “จากการใช้เพียงแค่แอปเดียว เราจึงประหยัดเวลาและกำลังไปได้มาก รวมถึงเงินจำนวนมากอีกด้วย”

ตัวอย่างเช่น ทีมคอนเทนต์ของ Scan2CAD ใช้ Trello ในการระดมความคิดเกี่ยวกับบทความการช่วยเหลือและแหล่งข้อมูลของลูกค้า พวกเขาสร้างการ์ดใหม่สำหรับแต่ละหัวข้อหรือการส่งมอบ จากนั้นจึงจัดระเบียบการ์ดตามเดือนและมอบหมายให้กับผู้เขียน ผู้เขียนจะเลื่อนการ์ดจาก ฉบับร่าง ไปยัง แก้ไข ไปยัง เปิดตัว ตลอดการทำงานในกระบวนการนี้ นอกจากนี้ บรรณาธิการยังใช้ Power-Up ตัวทำการ์ดซ้ำ ของ Trello และฟีเจอร์รายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีงานแก้ไขใดที่ตกหล่นหายไป

ทีมฝ่ายขายของ Scan2CAD ใช้ Trello ในลักษณะเดียวกันด้วยเช่นกัน เมื่อใดก็ตามที่ต้องมีการดำเนินการสำหรับกลุ่มเป้าหมายใหม่หรือลูกค้าที่มีอยู่เดิม ตัวแทนฝ่ายขายจะสร้างการ์ดบนบอร์ด "ข้อเสนอ" ของ Trello เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการปฏิบัติตามนั้น

ผู้พัฒนาของ Scan2CAD ได้ประยุกต์ใช้ Trello ให้เข้ากับความต้องการของตน แทนที่จะเพิ่มการใช้เครื่องมืออื่น แม้พวกเขาจะใช้สคริปต์สำหรับการทดสอบอัตโนมัติ แต่การกระจายการใช้งานก็ยังคงต้องมีการป้อนข้อมูลจำนวนมากด้วยตนเอง เพื่อลดภาระงานทางจิตใจและเพื่อให้แน่ใจว่าทุกงานจะเสร็จสมบูรณ์ ทีมพัฒนาจึงได้สร้างการ์ด Trello สำหรับทุกรุ่น จากนั้นจึงใช้คุณสมบัติรายการตรวจสอบเพื่อตรวจสอบสำหรับการใช้และการเปิดตัวอัตโนมัติ

นอกจากนี้ นักพัฒนายังได้ใช้ Trello เพื่อติดตามและแก้ไขข้อบกพร่องอีกด้วย พวกเขาสร้างการ์ดสำหรับข้อบกพร่องแต่ละรายการ มอบหมายผู้ใช้เฉพาะให้ทำงานกับรายการนั้น ๆ (ซึ่งยังช่วยลดการรบกวนให้กับสมาชิกทีมที่เหลืออีกด้วย) และสื่อสารเกี่ยวกับปัญหาผ่านความคิดเห็นในการ์ด ลุครายงานว่าขั้นตอนการทำงานนี้มีประโยชน์สำหรับทีมมาก ความสำเร็จของพวกเขาขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานนี้ด้วยในปัจจุบัน "เราอาจไม่ได้เปิดตัวถ้าไม่มีเครื่องมือนี้" เขากล่าว "และเนื่องจากเรามอบหมายบุคคลไปยังการ์ดที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เท่านั้น พวกเขาจึงสามารถพุ่งเป้าและรู้ว่าสิ่งใดที่พวกเขารับผิดชอบอย่างแน่นอนได้ นี่คือความสมดุลระหว่างความโปร่งใสและ [การไม่] ทำให้คนรู้สึกกดดัน”

ระบบที่ง่ายและยืดหยุ่นที่จะเนรมิตให้ข้อมูลและความฝันต่าง ๆ กลายเป็นจริง

Trello เป็น ‘แหล่งข้อมูลจริง’ แหล่งเดียวของเรา

ตั้งแต่กระบวนการที่เกี่ยวข้องโดยตรง (เช่นการสร้างคอนเทนต์) ไปจนถึงกระบวนการที่มีการทำซ้ำมากกว่า (เช่นการติดตามข้อบกพร่อง) Scan2CAD ได้พบว่า Trello นั้นมีความยืดหยุ่นมากพอที่จะใช้กับทุกขั้นตอนการทำงานที่สำคัญของพวกเขา

นอกจากนี้ บริษัทยังได้ปรับปรุงวิสัยทัศน์และการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลจากทั่วโลกด้วย Trello อีกด้วย ลุคอธิบายว่า "Trello คือ 'แหล่งข้อมูลที่แท้จริงแหล่งเดียว' ของเรา ทุกคนในทีม รวมถึงพนักงานใหม่ที่เข้าร่วม สามารถดูใน Trello และมีสิทธิ์เข้าถึงทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการได้"

ลุคให้เครดิตการใช้งานอย่างกว้างขวางและความสำเร็จของ Scan2CAD แก่ Trello ในด้านการออกแบบที่เป็นความคิดริเริ่มและความยืดหยุ่น ไม่ว่าคน ๆ นั้นจะเก่งเรื่องเทคโนโลยีมากน้อยเพียงใด พวกเขาก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องอบรมและใช้บอร์ดได้ตามความต้องการที่เฉพาะของตนได้ เขากล่าวว่า "Trello นั้นมีความยืดหยุ่นเหมือนสเปรดชีต แต่มีประสิทธิภาพมากกว่า เราสามารถเลือกใช้เป็นรายการหัวข้อในรูปแบบที่ง่ายที่สุดได้ หรือเป็นแอปที่สมบูรณ์แบบที่ผสานการทำงานกับระบบอื่นเพื่อขับเคลื่อนส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจของคุณได้”

เมื่อ Scan2CAD ได้ขยายการใช้ Trello จากบอร์ดส่วนตัวแบบเดี่ยวไปเป็นระบบที่ใช้ทั้งบริษัท ลุคและทีมของเขาก็ได้นำระบบมาใช้เพื่อทำให้แนวคิดของพวกเขาสามารถเกิดขึ้นได้จริง “Trello ได้กลายเป็นรูปแบบไฟล์ของเราไปแล้ว ซึ่งไม่สามารถเทียบกับแอปอื่นได้” ลุคกล่าว "เราใช้ Trello เพราะทำให้ข้อมูลของเราดูมีชีวิตชีวา รายการที่แบ่งเป็นข้อ ๆ ก็กลายเป็นบทบาทหน้าที่จริงที่มีการมอบหมายให้กับบุคคลจริงพร้อมทั้งวันครบกำหนดและการเชื่อมต่อกับแอปอื่น ๆ ของเรา ประสิทธิภาพนั้นยอดเยี่ยมจริง ๆ"