SwagUp + Trello

ไอเดียธุรกิจใหม่ไม่อาจประสบความสำเร็จได้หากไม่มีระบบสนับสนุนที่แข็งแกร่ง การมีระบบและขั้นตอนการทำงานคอยดำเนินการอยู่เบื้องหลังสามารถเพิ่มขีดความสามารถของธุรกิจได้อย่างลึกซื้งเพื่อเริ่มต้นด้วยความสำเร็จได้ โดยเฉพาะในกรณีของธุรกิจ Startup เพื่อเปลี่ยนให้เป็นโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ

เมื่อไมเคิล มาร์ทอคซี สร้างข้อมูลเชิงลึกด้านผู้ประกอบการของเขาในอุตสาหกรรมผลิตภัณฑ์พรีเมียม (หรือที่เรียกกันว่า ของที่ระลึก) และก่อตั้ง SwagUp (จากโรงรถแม่ของเขาในนิวเจอร์ซีย์) ขึ้นมาแล้ว เขาก็ตั้งใจที่จะสร้างธุรกิจผู้ให้บริการและ Startup จำหน่ายของที่ระลึก แต่ในฐานะผู้ประกอบการ เขาจึงมองหาไอเดียและโอกาสใหม่ ๆ อยู่เรื่อย ๆ เพื่อริเริ่มนวัตกรรมใหม่ และ Trello ก็ช่วยให้ไอเดียต่าง ๆ เป็นจริงได้

SwagUp เจอกลุ่มตลาดเฉพาะของตนเอง

ขณะที่ของที่ระลึกได้มีวิวัฒนาการไปมากกว่าการเป็นแค่เหยือกน้ำและขวดน้ำแบรนด์หรู อย่างเช่น ตัวต่อ Jenga และโฮเวอร์บอร์ด แต่แนวทางปฏิบัติของอุตสาหกรรมและตัวเลือกผู้ค้าก็ยังคงเป็นเช่นเดิมมาหลายปี “มีบริษัท 20 ถึง 30 แห่งที่กินส่วนแบ่งครึ่งหนึ่งของรายได้ และอีกครึ่งหนึ่งก็กระจายไปอยู่ที่บริษัทอีกประมาณ 30,000 แห่ง” ไมเคิลกล่าว

ที่จะกล่าวก็คือ การกระจายแบบนี้ทำให้เกิดประสบการณ์ที่ไม่น่าพึงพอใจของลูกค้า ลูกค้าบางรายต้องทำงานกับผู้ค้าหลายรายเพื่อให้ได้ผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาต้องการ ทำให้การดำเนินงานคำสั่งซื้อนั้นกินเวลานาน มีความซับซ้อนเกินไป และขาดการเชื่อมต่อ ลูกค้ารายอื่น ๆ ก็เลือกที่จะจ้างตัวแทนฝ่ายการตลาดเพื่อจัดการกระบวนการคำสั่งซื้อ ซึ่งก็เป็นสิ่งที่กินกำลังน้อยกว่าแต่มีราคาแพงกว่า

ความจริงของระบบที่มีจุดบกพร่องนี้ทำให้ไมเคิลตระหนักคิดได้เมื่อบริษัทเข้ามาปรึกษาเขาและพูดถึง "แพคของที่ระลึก" ซึ่งเป็นการรวบรวมรายการแบรนด์สินค้าต่าง ๆ เพื่อกระจายไปยังผู้ว่าจ้างรายใหม่ ๆ "มันเป็นกระบวนการที่ต้องใช้แรงงานมากเพื่อให้สำเร็จลุล่วง และทำให้เราคิดว่าหากลูกค้ารายหนึ่งต้องการความช่วยเหลือจากเราในวิธีนี้ ก็ยังมีผู้ให้บริการรายอื่น ๆ ที่ทำแบบนี้ด้วยเช่นกัน" เขากล่าว

ความคิดนี้จึงทำให้ไมเคิลกลับมาทบทวนวิธีการของธุรกิจของเขาอีกครั้ง และก็ตัดสินใจเปลี่ยนแปลงในท้ายที่สุด แทนที่จะใช้รูปแบบธุรกิจที่มีอยู่เดิมที่ยุ่งยาก SwagUp กลับทำให้ประสบการณ์ของลูกค้านั้นมีความราบรื่นมากขึ้น ทำให้กระบวนการสั่งซื้อนั้นง่ายและประสบการณ์อีคอมเมิร์ซราบรื่นไม่มีการหยุดชะงัก รวมทั้งบริการการออกแบบและการประกอบ พวกเขาจะจัดการด้านการจัดเก็บ การเติมสินค้า และการจัดส่งด้วยเช่นกัน หัวใจสำคัญก็คือ SwagUp จะช่วยลดภาระด้านโลจิสติกส์ที่แต่เดิมจะไปตกกับลูกค้า ทำให้เพิ่มคุณค่าประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าได้เป็นสองเท่า

เพื่อให้กระบวนการนี้ดำเนินไปได้ ไมเคิลจึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบโดยเร็วจนสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานด้านโลจิสติกส์และธุรกิจที่จำเป็น เพื่อให้ไอเดียนวัตกรรมของเขากลายเป็นจริงได้

การสร้างขั้นตอนการทำงานของธุรกิจแบบครบวงจร

ทันทีที่คุณเข้าไปในบอร์ด Trello คุณก็เข้าใจถึงวิธีการทำงานได้เลย ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ให้นาน

“ผมบอกผู้คนว่า ผมเริ่มต้นธุรกิจด้วย Wix, Typeform และ Trello เครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ไม่เหมือนใครสามอย่างที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย และสามารถใช้ได้ฟรีในระดับหนึ่ง” ไมเคิลกล่าว

ขั้นตอนการทำงานแรกที่ไมเคิลพัฒนาคือระบบวางแผนการขายเพื่อจัดการวงจรของลูกค้าทั้งหมด ตั้งแต่การส่งคำสั่งซื้อไปจนถึงการส่งมอบของที่ระลึก เขาเลือก Trello จากการจัดวางรูปภาพและการออกแบบที่เหมาะกับกระบวนการ เขายังรู้อีกด้วยว่า เขาสามารถอบรมพนักงานของเขาได้ง่ายเกี่ยวกับ Trello ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างแนวคิดริเริ่มใหม่ ๆ และดำเนินการให้สำเร็จได้อย่างรวดเร็ว “ทันทีที่คุณเข้าไปยังบอร์ด Trello คุณจะเข้าใจได้เลยว่ามันทำงานอย่างไร” ไมเคิลกล่าว "ไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ให้นาน"

ไมเคิลสร้างมุมมองการวางแผนการขายของเขาโดยอัตโนมัติ โดยใช้ Zapier เพื่อให้ประหยัดเวลาได้มากขึ้น เมื่อลูกค้าส่งคำสั่งซื้อบนเว็บไซต์ของ SwagUp Zapier จะสร้างการ์ด Trello อัตโนมัติ ซึ่งจะเป็นการแจ้งเตือนให้ SwagUp ได้รู้ จะมีการมอบหมายการ์ดไปยังนักออกแบบ จากนั้นจะส่งต่อไปยังฝ่ายการจัดการบัญชี และอื่น ๆ ต่อไป เมื่อการ์ดเคลื่อนย้ายไปยังตำแหน่งต่าง ๆ ทั่วบอร์ด Trello ทีมงานจะเห็นภาพว่าลูกค้าแต่ละรายอยู่ในกระบวนการใด และต้องการสิ่งใดต่อไปบ้าง

เมื่อไมเคิลเห็นแล้วว่า Trello ช่วยสนับสนุนกระบวนการด้านการขายของเขาได้ดีอย่างไร เขาก็ย้ายขั้นตอนการทำงานของทีมเพิ่มเติมไปยังแพลตฟอร์ม เขาสร้างบอร์ดปฏิบัติการเพื่อการจัดซื้อจัดจ้างและคำสั่งซื้อของผู้ขาย การเติมคลังสินค้าของที่ระลึกนั้นมีรายละเอียดค่อนข้างมาก และ Trello สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการตรวจสอบและจัดการรายละเอียดเหล่านั้นได้ “เราติดตามทุกอย่างที่ต้องทำ วันที่ที่ต้องการรายการนั้น ๆ สี และทุก ๆ อย่าง” ไมเคิลกล่าว

เรามีรายการตรวจสอบในการ์ดของเราเพื่อให้มั่นใจว่า เรามีข้อมูลทั้งหมดที่ทีมคำสั่งซื้อของเราต้องการในการทำงาน

จากบอร์ดการปฏิบัติงาน คำขอคำสั่งซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ขาย กระตุ้นให้เกิดขั้นตอนการทำงานในการเติมคลังสินค้า ผู้ขายจะระบุในการ์ด Trello ว่าพวกเขาได้รับคำสั่งซื้อและจะดำเนินการจัดส่งได้เมื่อใด จากนั้น ขั้นตอนการทำงานในคลังสินค้าของ SwagUp ก็เริ่มมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไมเคิลเริ่มเห็นคุณค่าของ Power-Ups ที่ช่วยเพิ่มฟังก์ชันการทำงานและการผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญอื่น ๆ ให้กับบอร์ด Trello ต่าง ๆ

เป็นเวลาหกเดือนที่ SwagUp ได้ดำเนินงานใน Trello เวอร์ชันฟรี แต่ไมเคิลรู้สึกกระตือรือร้นมากขึ้นที่จะสร้างฟังก์ชันการทำงาน โดยเฉพาะในการเพิ่มข้อมูลการจัดส่งไปในการ์ดของพวกเขาด้วย Power-Up การติดตามแพคเกจได้แนบหมายเลขการติดตามจากการจัดส่งไปยังการ์ด Trello โดยตรง ซึ่งจะบอกถึงความคืบหน้าและวันที่ส่งมอบใน Trello “เรามีแพคเกจเข้าและออกนับร้อยในแต่ละวัน ซึ่งการดูที่การ์ดก็เป็นประโยชน์มากในการดูว่าแพคเกจนั้นมาถึงหรือยัง หรือให้เรารู้ว่ามันอยู่ที่ไหนแล้ว” เขากล่าว

SwagUp รับลูกค้าเพิ่ม

ผมไม่รู้เลยว่าเราจะทำแบบนี้ด้วยวิธีไหนได้อีก เราอาจไปต่อไม่ได้เลยถ้าไม่มี Trello

ในเวลาสองปีนิด ๆ ไอเดียธุรกิจนวัตกรรมก็ได้กลายมาเป็นธุรกิจที่มีนวัตกรรม และไมเคิลก็ให้เครดิตแก่ Trello ที่มีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงนี้ และการลงทุนของบริษัทในด้านประสบการณ์ของลูกค้าแบบใหม่ภายในอุตสาหกรรมแบบคงที่ได้ส่งผลให้ SwagUp ได้ลูกค้ามาถึง 800 ราย มีคำสั่งซื้อเกือบถึงสองพันรายการ และรายได้รวมต่อปีจะอยู่ที่ระหว่าง 8 ล้านดอลลาร์สหรัฐ และ 9 ล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2019

“ผมไม่รู้เลยว่าเราจะทำแบบนี้ด้วยวิธีไหนได้อีก เราอาจไปต่อไม่ได้เลยถ้าไม่มี Trello” ไมเคิลกล่าว “ไม่เพียงแต่ Trello จะรวมกระบวนการของเราและช่วยให้ทุกคนเข้าใจบทบาทของตน เรายังสามารถทำให้ขั้นตอนที่สำคัญต่าง ๆ ของกระบวนการนั้นเป็นอัตโนมัติได้อีกด้วย เราจึงสามารถเติบโตได้รวดเร็วกว่า และขยายเป็นบริษัทมูลค่าหลายล้านดอลลาร์ได้ด้วยทีมงานเพียงสิบคน”