UNICEF + Trello

ในช่วงที่มีพายุเฮอริเคนเออร์มา ผู้คนกว่า 22,000 คนได้รับข้อมูลที่สามารถช่วยชีวิตได้ภายในไม่ถึง 30 ชั่วโมงจาก UNICEF

ด้วยการใช้แพลตฟอร์มการมีส่วนร่วมและการสื่อสารของเยาวชนที่เรียกว่า U-Report ศูนย์นวัตกรรมโลกของ UNICEF จึงสามารถเปิดโอกาสให้ชุมชนนับร้อยได้เตรียมพร้อมรับมือกับภัยพิบัติจากพายุล่วงหน้าได้

การทำงานตลอดเวลาจากกรุงเทพฯ ถึงโคเปนเฮเกน จากปานามาถึงซานติอาโก ทำให้สมาชิกทีม 3 จาก 17 คนที่กระจายอยู่ทั่วโลกสามารถเข้าถึงประเทศที่ได้รับผลกระทบ 14 ประเทศได้โดยการปรับระดับและการใช้ U-Report ในเวลาที่บันทึก ผู้คนที่พวกเขาให้การช่วยเหลือกว่าครึ่งระบุว่านี่คือข้อมูลที่รวดเร็วเพียงแหล่งเดียวที่พวกเขาได้รับเกี่ยวกับวิธีการเตรียมตัวและช่วยให้ชุมชนของพวกเขาได้รับความปลอดภัย

Trello เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมนวัตกรรมของ UNICEF ตอบกลับในกรณีเร่งด่วนฉุกเฉินได้อย่างรวดเร็ว

ความโปร่งใสและมุมมองที่หลากหลายใน Trello ช่วยให้เราสามารถให้การช่วยเหลือที่สอดคล้องแก่ประเทศที่อาจมีหลายโครงการในหลายพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกันและได้รับการสนับสนุนจากผู้คนที่หลากหลาย

ข้อความสั้น ๆ กระชับ เข้าใจง่ายที่ส่งไปถึงผู้ที่อาศัยอยู่ในเส้นทางของพายุช่วยให้พวกเขาและครอบครัวปลอดภัยได้ เมื่อมีการสอบถาม 89% กล่าวว่าพวกเขาคิดว่าข้อมูลนั้นมีประโยชน์ 80% ได้แชร์ข้อมูลนั้นให้กับผู้อื่นอย่างน้อยหนึ่งคน โดยมี 57% ที่ส่งข้อความต่อให้ผู้อื่นอีกไม่ต่ำกว่า 5 คน

เพื่อเด็กทุกคน

เมื่อคุณนึกถึงองค์กรที่มีอายุเก่าแก่ยาวนานถึง 70 ปี คุณอาจคิดถึงสถาบันทางราชการและฟังดูเคร่งขรึม แต่ UNICEF ไม่ได้เป็นเช่นนั้น องค์กรรักษาความไว้วางใจและความมั่นคงไว้ได้ด้วยการช่วยเหลือเด็ก ๆ ที่ตกอยู่ในภาวะวิกฤติมาเป็นเวลานานเกือบศตวรรษ แต่พวกเขาก็ยังคงมีความคิดริเริ่มสิ่งใหม่ ๆ อยู่ในสายเลือด เบื้องหลังการพัฒนาและความพยายามในด้านมนุษยธรรมแต่ละครั้งนั่นคือความตั้งใจที่จะสร้างความแตกต่าง เพื่อส่งมอบบริการแต่ละครั้งให้ดียิ่งขึ้น และเพื่อเรียนรู้จากผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

ทีมงาน UNICEF ทุก ๆ ทีมต่างมีภารกิจที่จะสร้างโลกที่ดีขึ้นสำหรับเด็กทุก ๆ คน—ไม่ว่าจะเป็นการใช้ปั๊มมือเพื่อเข้าถึงแหล่งน้ำดื่มสะอาดที่เร็วขึ้น หรือกระบวนการในการประเมินสุขภาพเด็กที่ขาดสารอาหาร หรือการขยายขอบเขตการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อพัฒนากระบวนการของตน

และเมื่อพูดถึงการขยายขอบเขต ทีมเบื้องหลังศูนย์นวัตกรรมโลก (GIC) ของ UNICEF ก็มีความคิดริเริ่มมากเป็นพิเศษ พวกเขาประเมินและปรับใช้แนวคิดและเทคโนโลยีที่สามารถใช้กับระดับชาติหรือระดับนานาชาติได้เพื่อการพัฒนาชีวิตความเป็นอยู่ให้กับเด็ก ๆ และครอบครัวของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความถูกต้องแม่นยำมากขึ้น นอกจากนี้ พวกเขายังค้นหาความหมายสำหรับการเป็นทีมที่สามารถแยกย้ายกันทำงานได้อย่างแท้จริงด้วยเทคโนโลยี

Tanya Accone ที่ปรึกษาระดับอาวุโสทางด้านนวัตกรรมที่เป็นผู้นำทีมศูนย์นวัตกรรมโลกของ UNICEF ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของเธอ 16 คนทั้งแบบงานประจำและพาร์ทไทม์ในสถานที่ต่าง ๆ 11 แห่ง ซึ่งมีส่วนสนับสนุนการทำงานตลอด 24 ชั่วโมงในทุกโซนเวลา และการทำงานร่วมกันตามความแตกต่างด้านเวลา โดยเฉพาะในกรณีการใช้โซลูชันเพื่อสนับสนุนการตอบกลับฉุกเฉิน พวกเขาจำเป็นต้องจัดการงานของตนเองตามความเชี่ยวชาญให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้:

เราไม่อาจเสียเวลาไปกับการส่งทุกอย่างผ่านทางอีเมลและต้องมานั่งหาอีเมลเหล่านั้นในภายหลัง หาตำแหน่งที่จะรับงานจากข้อมูลที่ถ่ายทอดกันในวันทำงานปกติ เมื่อข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่อาจช่วยชีวิต หรือส่งผลต่อชีวิตสำหรับชุมชนได้ Trello ช่วยให้การสื่อสารและการปฏิบัติงานของเราเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ในปี 2016 ทีมทำงานระยะไกลสุดขอบเล็ก ๆ ทีมนี้ได้ทำงานร่วมกับ 89 ประเทศจาก 193 ประเทศที่ UNICEF ให้การสนับสนุน เพื่อเปิดตัวโครงการริเริ่มใหม่ ๆ กับรัฐบาลและองค์กรต่าง ๆ ช่วยให้พวกเขาเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่ยุ่งยากและแนะนำวิธีการทำงานใหม่ ๆ ที่เร่งให้เกิดโครงการริเริ่มด้านสุขภาพ การป้องกัน และการศึกษาสำหรับเด็ก ๆ ซึ่งสนับสนุนโดย UNICEF และพันธมิตรขององค์กรทั่วโลก

การผลักดันการทำงานระยะไกลให้ถึงขีดสุด

ทีมศูนย์นวัตกรรมโลกแต่เดิมได้ร่วมตั้งเป็นทีมเล็ก ๆ ที่มีสมาชิก 7 คนโดยทำงานในกัมปาลา ประเทศยูกันดา พวกเขาเริ่มใช้ Trello เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญที่สุดไว้ในที่เดียว —ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลจริงแหล่งเดียวที่ช่วยให้ทั้งทีมมีระดับความโปร่งใสที่ไม่สามารถหาได้ในเธรดอีเมลที่จัดการได้ยากและเอกสารบนคอมพิวเตอร์ในองค์กร

Trello ช่วยให้ทีมของเราจัดระเบียบการทำงานภายในต่าง ๆ เพื่อให้เราสามารถสนับสนุนช่วยเหลือผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ว่าจะในยามวิกฤติหรือในระหว่างการทำงานประจำวันเพื่อตอบสนองความต้องการทางสังคม

จากการขับเคลื่อนด้วยความต้องการสำหรับการสนับสนุนจากประเทศต่าง ๆ ในไม่ช้าทีมงานก็เติบโตไปเกินกว่าประสิทธิภาพการส่งมอบผ่านรูปแบบสถานที่เดียว กลายเป็นว่าทีมงานต้องกระจายไปยังที่ต่าง ๆ โดยมีสมาชิกเดินทางไปทำงานและให้ความช่วยเหลือยังสำนักงานในประเทศต่าง ๆ ทั่วโลก เมื่อพวกเขาตัดสินใจกระจายทีมงานออกไปทั่วโลกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล แหล่งข้อมูลจริงแหล่งเดียวนั้นก็กลายเป็นสิ่งที่มีค่ามากยิ่งขึ้น พวกเขาผลักดันการทำงานระยะไกลไปให้ถึงจุดขีดสุดด้วยวันทำงานแบบตลอด 24 ชั่วโมงตามเวลาที่แตกต่างกัน โดยค้นพบความต้องการสำหรับชุดเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน จัดระเบียบ และแบ่งปันมุมมองเดียวในความพยายามของพวกเขาโดยไม่มีเรื่องของละติจูดหรือลองจิจูดมาเกี่ยวข้อง

เป้าหมายคือการสร้างพื้นที่ทำงานเสมือนจริงแบบใหม่ที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อกันได้ทั่วทุกโซนเวลาที่แตกต่างกันประหนึ่งว่าได้ทำงานในที่เดียวกัน และในปี 2016 ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของภารกิจที่จะนำนวัตกรรมเข้ามาสู่วิธีการทำงานของ UNICEF พวกเขาจึงเริ่มการสำรวจเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่หลากหลายอย่างเป็นระบบ เพื่อค้นหาชุดเครื่องมือ "การทำงานระยะไกลสุดขอบ" ที่ใช่

การเลือก Trello (อีกครั้ง)

ในเวลากว่า 12 เดือน ทีมของ Tanya ได้ประเมินและทดสอบแอปการทำงานร่วมกันใน 17 ประเทศ ทั้งในด้านการจัดการโครงการ วิดีโอ แชท และอีเมล ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการทดลอง พวกเขาดำเนินการขั้นตอนการทำงานในเครื่องมือการทำงานร่วมกันของโปรเจกต์ที่ต่างกันสี่เครื่องมือ

ในท้ายที่สุด พวกเขาตัดสินใจใช้ชุดเครื่องมือห้ารายการในการเปิดใช้งานสำนักงานเสมือนจริงของพวกเขา แม้จะมีการใช้ Trello ก่อนหน้านั้นอยู่แล้ว แต่เครื่องมือนี้ก็กลายมาเป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ในการทำงานร่วมกันของทีมอีกครั้งด้วยเหตุผลสำคัญบางประการ:

• โครงสร้างบอร์ดรายการการ์ดที่เรียบง่ายทำให้สมาชิกทีมที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมการจัดการโปรเจกต์นำไปปรับใช้ได้ง่าย;
• คุณลักษณะที่มีความยืดหยุ่นและความโปร่งใสนั้นทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ตนเองต้องการได้;
• สามารถสร้างขั้นตอนการทำงานใหม่ ๆ ได้ตามต้องการ และสามารถใช้บอร์ดได้มากกว่าแค่การติดตามงาน;
• มุมมองภาพรวมกับฟีเจอร์อย่างป้ายกำกับและตัวกรอง ช่วยให้พวกเขาสามารถดูข้อมูลในการผสานรวมที่แตกต่าง (และมีคุณค่า) ได้ ไม่ว่าจะในประเทศหรือทั่วโลก โดยความพยายามหรือโซลูชันก็ตาม

เราสามารถก่อร่างและปรับแต่ง Trello ให้เป็นไปตามแนวคิดและวิธีการขององค์กรได้ แทนที่จะพยายามเปลี่ยนทีมหรือความต้องการของเราที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ทุกวันให้เป็นชุดโครงสร้าง

วิธีที่ Trello ช่วยมอบมุมมองทั่วโลก

สำหรับทีมศูนย์นวัตกรรมโลกของ UNICEF นั้น Trello คือเครื่องมือการประสานงานภายในที่สำคัญที่สุด—เป็นพื้นฐานสำหรับการทำงานร่วมกันของพวกเขา

ในการทำงานร่วมกับหลายประเทศในเวลาใดก็ตาม พวกเขาสามารถติดตามงานของทุก ๆ ที่ได้ รวมถึงทุกจุดการติดต่อและเอกสารสำคัญได้บนบอร์ด Trello โดยเฉพาะ

บ่อยครั้งที่มีความคิดริเริ่มในหลาย ๆ โครงการเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันภายในประเทศเดียวกัน จากนั้นพวกเขาจึงจัดระเบียบชื่อบอร์ดตามประเทศและตามโซลูชันที่พวกเขากำลังช่วยเหลือเพื่อปรับระดับ ในระหว่างการเกิดวิกฤตการณ์พายุเฮอริเคนในทะเลแคริบเบียน พวกเขาให้ความสำคัญไปที่บอร์ดเพื่อดู "การตอบกลับฉุกเฉินเออร์มา" ในขณะเดียวกันก็เก็บข้อมูลภายในอื่น ๆ ไว้ในมุมมองไปด้วย

ลึก ๆ แล้ว เรายังรับรู้การสนทนาอื่น ๆ ทั้งหมดที่เรามีกับทั้ง 14 ประเทศเกี่ยวกับการปรับใช้สิ่งอื่น ๆ ที่อาจมีความเกี่ยวข้อง และใครเป็นผู้ติดต่อหลักและประเด็นที่สำคัญในแต่ละประเทศ

ในเวลาเดียวกันที่อีกด้านหนึ่งของโลก ทีมของพวกเขาก็ทำงานเกี่ยวกับโครงการริเริ่มอย่าง UPSHIFT ซึ่งเป็นโปรแกรมบ่มเพาะเพื่อสร้างผู้ประกอบการวัยเยาว์และนวัตกรรมทางสังคม โปรแกรมนี้สนับสนุนเยาวชนที่อยู่ตามชายขอบ รวมถึงผู้พิการและผู้ที่พลัดถิ่นในประเทศและภูมิภาคต่าง ๆ 8 ประเทศ เพื่อพัฒนาเป็นผู้ประกอบการและผู้สร้างโซลูชันในชุมชนของตน จะมีการดำเนินงานหลักเพื่อจัดการโปรเจกต์เหล่านี้ 8 โปรเจกต์และ 20 ประเทศที่ต้องการแนะนำ UPSHIFT (ซึ่งมีทั้งส่วนประกอบที่คล้ายกันและระบบนิเวศที่แตกต่างกัน รวมถึงขั้นตอนต่าง ๆ ของการพัฒนาในครั้งคราวเดียว) ใน Trello

แต่ Trello เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการเดินทางเท่านั้น

ผลลัพธ์จากมุมมองระดับสูงที่ Trello ส่งมอบนั้นเกิดขึ้นในประสบการณ์ที่โปรแกรม UPSHIFT ได้มอบให้ เช่นของ Tuấn Nguyễn นักศึกษามหาวิทยาลัยที่มีความบกพร่องทางสายตาในเวียดนาม ซึ่งปัจจุบันได้เป็นผู้สนับสนุนชุมชนบุคลากรมืออาชีพที่มีลักษณะเช่นเดียวกับตนเองด้วยบอร์ดงานออนไลน์

หรือ Rina Shabani เยาวชนวัย 16 ปีในคอซอวอที่ปัจจุบันกำลังเป็นผู้นำทางการศึกษาในเรื่องความไม่เท่าเทียมทางเพศในสังคมของเธอ นักนวัตกรรมทางสังคมในคอซอวออย่าง Rina ได้เปิดตัวโซลูชันที่ได้ช่วยเหลือผู้คนมาแล้วมากกว่า 200,000 คน

นอกจากนี้ ศูนย์นวัตกรรมโลกยังสนับสนุน UNICEF อินโดนีเซียและรัฐบาลอินโดนีเซียเพื่อจัดการแคมเปญการสร้างภูมิคุ้มกันที่ใหญ่ที่สุดเท่าที่เคยมีมา ซึ่งมีการผลักดันให้เด็ก 70 ล้านคนได้รับการฉีดวัคซีนป้องกันโรคหัดและหัดเยอรมันที่มีอันตรายถึงชีวิต

และอีกครั้งที่เทคโนโลยีได้เป็นรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงในระดับนี้: RapidPro ซึ่งเป็นเครื่องมือการสื่อสารแบบโอเพนซอร์ส ได้ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้แบบเรียลไทม์ที่ระบบการติดตามงานแบบกระดาษแต่เดิมนั้นไม่สามารถทำได้ และมันสามารถเข้าถึงผู้คนได้บนมือถือ ซึ่งในกรณีนี้คือผ่านการส่ง SMS บทเรียนที่ได้รับจากการพัฒนาในอินโดนีเซียและแซมเบียจะถูกนำไปปรับใช้ในประเทศต่าง ๆ ที่สนใจจะใช้ RapidPro เพื่อสนับสนุนเป้าหมายการสร้างภูมิคุ้มกันของตนต่อไป

ด้วยการสร้างกระบวนการ RapidPro ของสองคนเพื่อสนับสนุนด้านสุขภาพในรูปแบบดิจิทัลใน 15 ประเทศ พื้นฐานการทำงานร่วมกันใน Trello ช่วยให้พวกเขามีความโปร่งใสในการทำงาน ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถหาข้อมูลรายละเอียดที่ตนเองต้องการได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องหยุดและอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจุดนี้ยังช่วยให้ทีมสามารถสร้างส่วนหนึ่ง—และขยาย—เครือข่ายผู้เชี่ยวชาญทางด้านสุขภาพที่สามารถผลักดันงานนี้ใน UNICEF ออกไปได้อีกด้วย

การพัฒนาชีวิตของเด็ก ๆ : จากวันนี้สู่อนาคต

ภารกิจสำคัญที่อยู่เบื้องหลังศูนย์นวัตกรรมโลกของ UNICEF คือการใช้แนวคิดที่จะช่วยเหลือผู้คนได้นับพันในที่เดียว และปรับใช้แนวคิดนั้นเพื่อนำมาช่วยเหลือเด็กๆ และครอบครัวอีกนับล้านคนใน 190 ประเทศทั่วโลกที่ UNICEF ทำงานอยู่

ในทางปฏิบัติ นั่นหมายความว่าทีมของ Tanya ยึดมั่นต่อหลักการแบบโอเพนซอร์สและนวัตกรรมดิจิทัล หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ โปรเจกต์ UNICEF นั้นถูกสร้างขึ้นเพื่อแชร์และให้ผู้อื่นได้ใช้ด้วย ไม่ใช่เพียงแค่ใช้ในองค์กรของตนเองเท่านั้น Trello แบ่งปันจิตวิญญาณแห่งการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ มีการพัฒนา และนั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไม Trello จึงเป็นเครื่องมือที่ใช่ในการเปิดใช้ในงานนี้

เราสร้างทุกอย่างเพื่อให้สามารถตั้งค่า ใช้งาน ประยุกต์ใช้ และทำซ้ำได้ง่าย เนื่องจากเราระลึกถึงผู้ที่เครื่องมือเหล่านี้ให้ความช่วยเหลืออยู่เสมอ ซึ่งก็คือเด็ก ๆ และครอบครัวของพวกเขาที่อยู่ในสถานที่ที่เข้าถึงได้ยากที่สุด

ตามที่ Tanya ตั้งข้อสังเกต เราทุกคน ตั้งแต่การทำงานเป็นทีมด้านมนุษยธรรมระดับสูงสุดไปจนถึงเครื่องมือที่พวกเขาใช้อย่าง Trello ต่างก็เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศขนาดใหญ่ที่เราใช้งานร่วมกัน ซึ่งได้รับผลกระทบจากความพยายามในการช่วยเหลือผู้อื่นของเรา และความพยายามเหล่านั้นก็มีอิทธิพลมากที่สุดเมื่อมีการพัฒนาและเติบโตไปพร้อมกับความต้องการของชุมชนที่พวกเขาให้บริการ:

เราตั้งเป้าที่จะเป็นเอนไซม์แทนที่จะเป็นตัวเร่งปฏิกิริยา ตัวเร่งปฏิกิริยาทำให้ปฏิกิริยาทางเคมีเกิดขึ้นได้เร็วขึ้น เอนไซม์เพิ่มอัตราการเปลี่ยนแปลงได้เร็วยิ่งกว่าตัวเร่งปฏิกิริยา โดยจะแปลงการกระทำเป็นสิ่งใหม่ ๆ และเอนไซม์จะเปลี่ยนแปลงตัวเองและวิวัฒนาการไปจากกระบวนการนั้น ๆ

โดยรวมนั้นหมายความว่าพอร์ตโฟลิโอโปรเจกต์ต่าง ๆ ของศูนย์นวัตกรรม เช่น บอร์ด Trello ที่พวกเขาใช้ในการติดตาม จะมีลักษณะแตกต่างกันในช่วงเวลาหนึ่งปี ซึ่งถือเป็นเรื่องที่ดี

เราต้องการมองย้อนกลับไปและเห็นว่าเราได้มีส่วนในการก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีต่อผู้คนหมู่มากและต่อเด็ก ๆ เราต้องการใช้สิ่งที่เป็น 'นวัตกรรม' และเปลี่ยนมันให้เป็นวิธีการทำงานที่ใช้กันทั่วทั้งบอร์ด โดยภาพรวมแล้ว เราหวังที่จะได้พัฒนาไปเรื่อย ๆ ด้วยวิธีที่ดีที่สุดต่อไปเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงที่เป็นประโยชน์ให้แก่โลกของเรา