BurgerFi + Trello

Dünyanın en hızlı büyüyen yemek hizmeti sektörünün bir parçası olmak nasıl bir şey? BurgerFi Operasyon Direktörü Steven Buckley "Yoğun" diyor. Hızlı ve rahat burger franchise'ı son beş yılda ABD'de yaklaşık 100 restoran açtı: Steven, “Sürekli olarak 'sınıfının en iyisi' olmaya çalışıyoruz. Hedefimiz sektörün lideri olmak.” diyor. "Markalı" özel hamburger ekmekleri ve gurme malzemeleriyle tanınan Florida merkezli şirket, kurumsal markası ve yerel franchise sahipleri aracılığıyla özellikle ilgi çekici bir yemek deneyimi sunuyor.

Şirketimizin en önemli odak noktaları sürekli yeniliğin sağlanması ve gıda ürünleri ile hizmet yöntemlerimizde üstün teknolojinin uygulanmasıdır.

Bir franchise şirketi olan BurgerFi'ın amaç ve hedefleri, üst düzey yöneticilerden işletme genel müdürlerine kadar şirketin her kademesine bildirilmeli ve uygulanmalıdır. Ülke çapında iletişim kurulması gereken 300'den fazla çalışan varken departmanlar ve franchise'lar arasında bilgi aktarmak azımsanacak bir başarı değildir. BurgerFi, istediği büyüme sonuçlarına ulaşmak için tüm ekip üyelerini aynı öncelikler doğrultusunda bir araya getirmeliydi.

Trello Nasıl Gündeme Geldi?

Steven 2015'in başlarında şirkete katıldığında tüm organizasyon içinde benimsenip kullanılacak bir iletişim ve organizasyon aracına ihtiyaç olduğunu fark etti. Bu araç kolay kullanılan ve kişinin konumu, dijital becerisi veya cihazı ne olursa olsun kolayca erişilen bir araç olmalıydı. Başka bir şirkette çalışırken Trello'nun kullanıldığını görmüştü ve gördüğünü sevmişti:

Trello ilk olarak organizasyonun her seviyesinde tamamen hesap verebilirlik ile üst düzey hedefler oluşturabilme ve bunları uygulamaya konmak üzere sistem çapında planlar haline getirebilme özelliği nedeniyle ilgimizi çekti.

Trello'yu iş birliği ve proje yönetimi aracı olarak BurgerFi'a sunan Steven, üyeler Trello'nun franchise'lar için kullanıma alıştırma, pazarlama materyali yönetimi ve gayrimenkul geliştirme gibi departmanlar arası girişimler konusundaki kabiliyetlerini keşfetmeye başladıkça Trello'nun şirkette önemli bir yere geldiğini gördü.

BurgerFi organizasyonunu merkezi bir araç etrafında bir araya getirdiğinde üç önemli şey oldu:

1. Şirket kültüründe hesap verebilirlik ve projelerin sahiplenilmesi konusunda olumlu bir değişim yaşandı.
2. Bireysel çalışmalar, şirketin başlıca öncelikleri ile daha uyumlu olmaya başladı.
3. Departmanlar ve franchise'lar arasındaki iletişim sadeleşti ve daha kolay yönetilir hale geldi.

Trello departmanlar arasında iş birliği sağlayan muhteşem bir araç.

Steven'a göre, iki yıllık kullanım sonunda Trello, organizasyonlarının her düzeyindeki bireyler için güçlü bir bilgi ve kontrol kaynağı haline geldi. Steven, 300'den fazla takım üyesi tarafından aktif olarak kullanılan 150'den fazla pano içeren Trello'nun şirket kültürü içinde önemli bir yerde olduğunu söylüyor. BurgerFi çalışanları ve franchise'ları Trello'yu farklı amaçlarla düzenli olarak kullanıyor:

• Şirket yapısını düzenleme
• Toplantı yapma
• Sunum yapma
• Gündem oluşturma
• Belge ekleme
• Sosyal medyayı yönetme
• Pazarlama kampanyaları geliştirme
• Yeni takım üyelerini eğitme
• Fikir gelişimini takip etme
• Restoranı günlük olarak yönetme
• Yeni iş yerlerini keşfetme

BurgerFi'daki herkes Trello'yu kullanmanın sonucunda aynı avantajları elde ederken her ekip, şirketin büyümesinin anahtarı olan hedefleri önceliklendirmek için özel iş akışları geliştirdi.

En İyi BurgerFi Takım Panoları

Trello panoları söz konusu olduğunda BurgerFi, çalışanlarını kendi ihtiyaçlarına uygun özel iş akışları geliştirmeleri konusunda teşvik etti. Bu çeşitliliğin ortasında takım ruhunu desteklemek için, çalışanların seçip kullanabileceği BurgerFi markalı birkaç standart pano arka planı geliştirdiler. Sonuç olarak, üst düzey organizasyon hedeflerine katkıda bulunmak için her takımın farklı ihtiyaçlarını karşılayan geniş kapsamlı bir pano koleksiyonu elde edildi. BurgerFi'ın başlıca Trello iş akışlarından bazıları şunlar:

Şirket Rehberi

İş akışı: BurgerFi'ın şirket rehberi panosu, şirketteki her departmanın ve o anda şirkette kullanımda olan ilgili Trello panolarının üst düzey genel görünümünü sağlar.

Kullananlar: Tüm Organizasyon

Pano oluşturma ipuçları: Listelerde her departman, ekip üyeleri ve bu ekip tarafından kullanılan panolara giden bağlantılar da dahil olmak üzere kartlar şeklinde organize edilir. Çalışanlar, ekiplerinin ayrıntılı durumunu ve en öncelikli projelerini görmek istediğinde bu panoya başvurabilir.

Franchise Yönetimi

İş akışı: Her yeni işletme sahibine kurumsal hedefler doğrultusunda yardımcı olmak ve restoranlarının günlük işletimi için eksiksiz bir yönetim panosu paketi sağlamak amacıyla bir dizi franchise panosu sunulur.

Kullananlar: Uzaktan Çalışan Takımlar

Pano oluşturma ipuçları: Yeni işletme sahipleri için kurulumu kolaylaştırmak amacıyla "İşletme Günlükleri", "Müşteri Şikayetleri" ve "İK Yönetimi" gibi panoların örnek sürümlerini saklayın.

Takım Toplantısı Gündemi

İş akışı: Steven, haftalık toplantılarını yürütmek için ajanda olarak özel bir pano kullanıyor. Listeler ve kartlar, şirket genelinde takip ettikleri çeşitli projelere ve üst düzey görevlere göre düzenleniyor.

Kullananlar: Yönetici Ekipleri

Pano oluşturma ipuçları: Son tarihler, yapılması gereken işlerin yolunda gitmesini sağlayacak önemli öğelerdir. Atanan takım üyeleri proje kartlarındaki yorumlarda etiketlenir ve her hafta yapılan toplantılar sayesinde rutin kontrollerle kimin neyi yapacağı belirlenir.

İş Geliştirme

İş akışı : BurgerFi'ın emlak ekibi yeni restoran şubelerinin gelişimini Trello üzerinden yönetiyor. Değer belirleme işlemleri, planlar, sözleşmeler ve kiralamaları düzenlemenin yanı sıra tesis kurulu toplantılarını yönetmek için de panolar kullanılıyor.

Kullananlar : Büyümeden Sorumlu Ekipler

Pano oluşturma ipuçları: Emlak ekibinin kullandığı inşaat yazılımı ile entegrasyon, süreçleri kolaylaştırır. Tesis geliştirme belgeleri, tesis kurulu toplantı süreçlerine uygun bir sırayla düzenlenir, böylece kolayca başvurabilecekleri tüm materyallere sahip olurlar.

Müşteri Geri Bildirimi

İş akışı: Müşterilerin BurgerFi deneyimleriyle ilgili geri bildirimler toplanıp daha fazla analiz ve işlem için belirli bir panoya iletilir.

Kullananlar: Destek Ekipleri

Pano oluşturma ipuçları: "E-postadan panoya", geri bildirim sürecinde çok işe yarayan bir araçtır; e-posta yoluyla gelen tüm müşteri yorumları doğrudan panoya iletilir. CardCounter for Trello uzantısı yanıtın her aşamasında gönderilerin sayısını düzenli olarak takip etmeye yardımcı olur.

İşin Püf Noktası: Kullanıma Alıştırma

Bugün BurgerFi'da işinin sadece bir kısmı için bile olsa Trello'yu kullanmayan ekip üyesi yok. Trello'nun iş birliği ve proje yönetimi açısından önemli bir araç haline gelmesine karşın Steven, ekip iş akışlarını şu anda olduğu gibi optimize edilmiş ve verimli hale getirmenin neredeyse altı ay sürdüğünü belirtiyor.

Tüm çalışanlara verilen detaylı eğitim ve kıdemli çalışanların platformu kullanma kararlılığı sayesinde, Trello başarıyla benimsendi.

Trello'nun potansiyelinden sonuna kadar yararlanmak için attıkları en önemli adımlardan biri, yeni kullanıcıların eğitilmesine yardımcı olacak özel kullanıma alıştırma videolarının oluşturulmasıydı. Video serisinde, Trello'yu bir araç olarak kullanmanın temellerini ve BurgerFi'da özel olarak nasıl kullandıklarını anlatıyorlar.

Ayrıca yeni franchise sahiplerine kullanıma alıştırmayla ilgili kaynaklar ve örnek panolar sağlıyor, işletme kayıtları, sağlık denetimleri ve gıda güvenliği, müşteri şikayetleri (ve övgüleri!), kurumsal işletme ziyaretleri ve insan kaynakları gibi konularda iş birliği yaparak tüm operasyonlarını Trello üzerinden yürütüyor, tüm kurumsal irtibat kişilerine kartlardaki yorum bölümünden veya takım sayfasından kolayca ulaşabiliyorlar.

Tüm kurumsal çalışanlar ve franchise'lar için BurgerFi'ın kullanıma alıştırma ve eğitim sistemlerine Trello eğitim ve öğretimini dahil etme konusunda kararlıyız.

Gerçek Büyüme Kolektif Bir Zihniyetin Ürünüdür

Steven şirketin merkez ofisinde gezindiğinizde tüm ekranlarda Trello panoları göreceğinizi söylüyor. "Trello olmadan yaptığımız işleri nasıl yapardık bilmiyorum." diye ekliyor.

Bu ifade abartılı gelebilir ama rekabet rakamları aksini söylüyor. Bir milyonu aşkın konumda yemek hizmeti sunulan ABD'de restoran sektörünün bu yıl ülke genelinde 780 milyar dolardan fazla gelir elde etmesi beklenirken BurgerFi'ın yaptığını "yapmak", yani canlı, ileriyi düşünen (ve lezzetli!) bir şirketin büyümesini sağlamak, ancak tüm ekip üyelerini aynı büyüme hedefleri etrafında toplamanın getireceği güçle başarılabilir.