McCorvey + Trello

1925'te kurulan McCorvey Sheet Metal Works, işçilik ve yenilik konusunda zengin bir geçmişe sahiptir. Isıtma, iklimlendirme ve soğutma sistemleri için sac metal çizimleri hazırlayıp bunların üretimini ve kurulumunu yapan şirket, yaklaşık 100 yıl önce küçük bir aile işletmesi olarak başladığı yolculuğunda büyük yol katederek bugün dördüncü nesil McCorvey aile üyeleri ve yüzlerce sadık çalışanıyla birçok eyalette şubeleri bulunan kurumsal bir şirkete dönüştü. Houston, Orlando ve Dallas'ta tesisleri bulunan imalat şirketi, istikrarlı ve başarılı bir işletmenin nasıl ölçeklendirileceğinin dikkat çekici bir örneğidir.

McCorvey Sheet Metal ayrıca kağıt dosyalama sistemleri konusunda da köklü bir geçmişe sahiptir. Son yıllara kadar şirket, iş ortağı işletmelere gönderilen ve şirket içinde de kullanılan elle yazılmış biletlerden oluşan analog bir idari sistemle yönetiliyordu. Teknoloji koordinatörü Chris Mondeau, bunun şirketin geri kalanıyla başarılı bir şekilde ölçeklendirilemeyecek bir aile işletmesi geleneği olduğunu hemen fark etti:

Evraklar kayboluyordu ve insanlar imalat sürecinde ya da ofiste ürünlerin nerede olduğunu takip edemiyordu.

Şirketin amacı, operasyonların öğrenilmesi kolay, daha da önemlisi kullanan herkes tarafından kolayca devam ettirilebilecek kağıtsız bir sisteme taşınmasıydı.

Bir Merkez Oluşturma

Chris, imalat sürecinin her aşamasında eldeki görevlerin miktarını görselleştirebilecek bir planlama programı aramaya başladı. Ancak en büyük ihtiyaç, çalışanların sürecin herhangi bir aşamasında ve herhangi bir teknik beceri düzeyinde kolayca kullanabileceği bir yazılım sistemiydi. Dijital bir merkez görevi görecek, McCorvey çalışanlarının Word ve Dropbox gibi programlarda halihazırda üzerinde çalıştığı dosyaları ve süreçleri bir araya getirecek bir program istiyordu. Teknik açıdan bakılacak olursa entegrasyonlar için açık API'ye sahip olmak (Trello'da olduğu gibi), şirketin iş akışına ekiplere özel daha fazla dijital araç eklendikçe merkezi organizasyon aracının buna uyum sağlamasına ve gelecekte olabilecek değişikliklerden etkilenmemesine yardımcı olacaktı.

Araştırma aşamasında Trello, Mavenlink, Wrike ve CRM yazılımları dahil olmak üzere çeşitli takım odaklı araçlar test edildi. Trello birkaç nedenden dolayı en iyi “kağıt alternatifi” oldu:

1. İş birliğini sağlayan basit özellikler şirketteki kullanıcılar tarafından hızla benimsendi.
2. Üretim sürecindeki görevleri tek bir pano görünümünde takip etmek kolay ve verimliydi.
3. İş akışları, çalışanlar için kolay anlaşılır bir görsel yapıya sahipti.

Önce Trello Saha Testi

Trello, imalat sürecinde 15 kullanıcılı bir test aşaması başlattı. Ekipler kalite güvencesinde anında bir artış gördü: Sahadaki çalışanlar artık imalathanedeki projelerin durumunu gerçek zamanlı olarak görebiliyor ve gerekli tüm bilgilerin sağlandığını doğrulayabiliyordu. Trello kullanmanın bir avantajı daha vardı. Artık kontroller ve kısa sorular için sürekli imalathaneyi aramaları veya e-posta göndermeleri gerekmiyordu.

Trello ekiplerimize uygun çünkü doğal şekilde gelişiyor. Panoda sürecin gidişatından memnun değilseniz değiştirebilirsiniz. Trello günlük olarak yaptığımız işe tam olarak uyuyor.

Şirket içinde giderek daha fazla ekip, iş birliğine dayalı bir dijital merkezde bir araya gelmenin etkisini görmeye başladı:

• Başkan Yardımcısı Charlie McCorvey, Trello'nun imalat sürecindeki etkisini görünce tahmin ekibinin de bir dijital iş akışı kullanmasını sağladı. İşlem hattındaki işleri görsel olarak takip ettiklerinde atanmamış iş sayısında bir azalma olduğunu fark ettiler. Ayrıca hangi işlerin beklenenden daha uzun süreceğini ve kimin işini tamamlamak için yardıma ihtiyaç duyduğunu görebiliyorlardı.
• İmalat ekibi, üretim sürecinde ortaya çıkan sorunların tarihsel bir kaydını oluşturmaya başladı. Bundan sonra imalat raporları neredeyse hiç kağıt kullanılmadan hazırlandı.

Genel olarak, çalışanlar Trello panolarının şeffaf yapısı sayesinde ihtiyaç duydukları her türlü bilgiyi bulup bunlara erişmeyi seviyorlar. Örneğin teknik çizimler ile ilgili bir sorun varsa, teknik çizimci için görev kartına yorum bırakılabiliyor ve bu sırada diğer çalışmalar devam ediyor.

Şirkette Trello Kültürü Oluşturma

Chris'in Trello'yu şirketteki günlük kullanıma dahil etmesinin yollarından biri de, her imalathane ve ofisin yanında bulunan kiosk cihazlarına kurmasıydı. Böylece çalışanlar her yerde ve her zaman oturum açarak Trello'yu kullanabiliyor. Mobil uygulama da alandaki ekip üyelerinin hareket halindeyken Trello'ya aynı şekilde erişebilmesini sağlıyor.

Trello imalathanedeki ve ofisteki çalışanların çok ilgisini çekti.

Genellikle yarım gün süren temel Trello eğitiminin yanı sıra Chris, bir hafta boyunca farklı McCorvey ekipleriyle bir araya gelerek süreçlerine göre panolar oluşturmalarına yardımcı oluyor. Kanban'dan esinlenen temel “Yapılacaklar”, “Yapılıyor” ve “Tamamlandı” listelerinden başlıyor ve daha özelleştirilmiş liste yerleşimleri, etiketler ve Power-Up'lar kullanarak ekibin iş akışını geliştirmesini sağlıyor.

En önemli ipuçlarından biri, baştan başlamak yerine özelleştirilebilir örnek panoları kullanmak ve fikir edinmek için Trello Şablonları dizininden yararlanmak. Ekiple düzenli olarak yapılan kontroller de önemli. Chris, panolar veya listeler çok uzun veya yönetilmesi zor hale gelirse sürekli olarak iş akışlarını kolaylaştırmaya zaman ayırıyor.

Başlıca McCorvey Takım Panoları

McCorvey Sheet Metal'ın başlıca Trello iş akışlarından bazıları şunlar:

Takım Beyin Fırtınası

İş akışı: Şirkette yaratıcılığı artırmayı amaçlayan merkezi bir beyin fırtınası panosu, çalışanları yeni süreçleri denemeye veya geliştirmeye yönelik fikirler içeren kartlar oluşturmaya teşvik eder. Pano her iki haftada bir toplu olarak gözden geçirilir, en iyi fikirler seçilir ve uygulamaya konur.

Kullananlar: Tüm Organizasyon

Pano oluşturma ipuçları: Her fikir hakkında toplu geri bildirim almak için Oylama Power-Up'ını kullanın.

Farklı Konumlarda İş Yükü Dağıtımı

İş akışı: Houston ve Florida tesisleri arasında paylaşılan ve imalat iş akışını görselleştiren bir pano. İmalathane müdürleri kapsama göre iki konum arasında takım iş yüklerini paylaştırmak için panoyu kullanıyor.

Kullananlar: Takım Yöneticileri

Pano oluşturma ipuçları: Hangi görevlerin hangi konumlara gideceğini görsel olarak belirtmek için etiketleri kullanın. E-postadan panoya özelliği, tahmincilerin e-postayla gönderilen müşteri taleplerini panoya iletmesini ve işleri işlem hattına sokmasını kolaylaştırır.

Daha Yükseği Hedefleme

McCorvey, şirkette Trello'nun günlük operasyonlarına sağladığı iş birliği ve şeffaflıktan faydalanıp dijital dönüşümleri sayesinde de sektöründe lider konuma geldi.

14 şirketin yarıştığı büyük bir tıbbi tesis projesinde Trello'nun yardımıyla öne çıktılar. Sunumlarının bir parçası olarak, her iki tarafın da gerçek zamanlı olarak üretim sürecini takip edebileceği ve iletişim kurabileceği ortak bir pano oluşturdular. Açık iş birliği konusundaki bu yaklaşımları müşteriyi etkiledi. Chris'in de belirttiği gibi "Şeffaflık satışta her zaman büyük bir etkendir. Trello'yu kullanmamız, işimizi doğru yapmak istediğimiz mesajını verdi."

Kağıtsız Üretkenlikte Yeni Dönem

Chris Mondeau üretim süreçlerinin düzenlenmesine yardımcı olacak bir program bulmak için yola çıktığında bunun tüm şirket üzerinde oluşturacağı gerçek etkiyi hayal bile etmemiştir. Trello, ekiplerinin tamamen kağıtsız çalışmaya geçmesini sağlayan en önemli etken oldu:

McCorvey işlerini 60-70 yıldır kağıtla yürüten bir şirketti ve Trello sayesinde kısa sürede tamamen dijital çalışmaya geçti. Bu çok büyük bir etki yarattı ve gerçekten beklenmeyen bir sonuçtu. Trello'yu kesinlikle çok seviyoruz.

Chris'in Trello'yu şirkete getirmesindeki ilk amacı olan ekipler arasındaki iş birliğini, şeffaflığı ve iletişimi artırma konusunda da somut sonuçlar alındı ve Florida ile Teksas'taki ofislerinin, imalathanelerinin ve iş yerlerinin iletişim halinde kalması sağlandı. McCorvey Sheet Metal Works için organizasyonlarıyla birlikte ölçeklendirilen dijital bir merkeze sahip olmak, önümüzdeki 100 yılda şirketin başarılı şekilde büyümesi için atılan sağlam bir adım.