Palace Law + Trello

Bir avukatın iş hayatını düşündüğünüzde gözünüzde ne canlanıyor?

Genelde akla takım elbiseler içinde resmi bir çalışma ortamı, ofiste geçen uzun saatler ve tonlarca dosya ile evrak işi gelir.

Hukuk sektörü, ortaya çıkışından bu yana kağıda dayalı bir sisteme dayanmıştır.

Palace Law avukatlarından Jordan Couch'a göre bu sektör ayrıca hukuk hizmeti alanlara değil hukuk hizmeti verenlere odaklanmaktadır. Jordan, "Bu sektör bazı yönleriyle müvekkillerin çıkarlarına ters düşebiliyor. Örneğin saatlik faturalandırma modelini düşünün. Daha hızlı ve verimli çalıştığınızda daha az kazandığınızdan müvekkilin başarı olarak gördüğü şeyler sizin için kötü olabiliyor. Bu da müvekkil için sorun yaratıyor." diyor.

Jordan hukuk fakültesinde öğrenciyken hocalarından birinden ilham alarak hukuk hizmeti vermenin yeni ve farklı yolları üzerinde düşünmeye başladı. Mezun olduğunda da benzer bakış açısına sahip bir şirket arayışına girdi. Bu arayış sonucunda Palace Law'un kurucusu Patrick Palace ile tanıştı. Her ikisi de bu sektörde çok fazla ücret talep etmeden müvekkillere daha iyi hizmet vermek gerektiğini düşünüyordu. Jordan, "Daha fazla kişiye daha verimli şekilde hizmet vermek istiyorduk. Bu amacımız, yaptığımız ve bugün de yapmaya devam ettiğimiz tüm değişikliklerin temelini oluşturdu." diyor.

Palace Law müvekkillerine daha iyi hizmet sunma amacına ulaşabilmek için hukuk alanındaki birçok çalışanın iş hayatının temelini oluşturan kağıt tabanlı yapıyı değiştirip dijital bir sistem oluşturmaya ve uygulamaya karar verdi.

Dijital Yolculuğunuza Başlama

"Jordan bu durumu şöyle özetliyor: "Bir iş akışını görselleştirebilmek avukatlar için çok önemlidir, ancak bizim iş akışlarımızı görüp anlamak zor olabiliyor. Bu nedenle Trello'yu inceledik." - Jordan Couch

Palace Law dijital dönüşümüne ilk başladığında, şirketin üstesinden gelmesi gereken başlıca iki zorluk vardı.

İlki avukatların müvekkilleriyle ofis dışında görüşebilmesini sağlamaktı. Bunun için çalışma masalarında ve raflarda bulunan yazılı belgelerdeki bilgileri her yerden erişilebilir hale getirmeleri gerekiyordu. Palace Law bulut tabanlı işlem yönetim sistemi olarak Clio'yu tercih etti ve bu sistem, şirketin dijital dosya odası oldu. Tüm yazışmalar ve dosyalar kaydedilip burada depolandı.

İkinci zorluk, avukatların sorumlu oldukları davalara ve görevlere dijital bir ortamda erişebilmelerine yardımcı olmaktı. Jordan bu durumu şöyle özetliyor: "Bir iş akışını görselleştirebilmek avukatlar için çok önemlidir, ancak bizim iş akışlarımızı görüp anlamak zor olabiliyor. Bu nedenle Trello'yu inceledik." Palace Law bulut tabanlı iş akışı sistemi olarak Trello'yu benimsedi ve Zapier üzerinden Clio ile entegre ederek Palace Law çalışanlarının çeşitli aşamalarda gereken bilgilere erişebilmesini sağladı. Palace Law'un Trello'yu tercih etme nedenlerinden biri entegrasyon özelliği. Slack ve Google Drive da şirketin dijital ekosisteminde önemli bir yere sahip.

Kağıt kullanılmayan bu ortam oluşturulduğunda Palace Law, iş akışlarının her birini gözden geçirdi ve bunları yeni dijital sisteme uygun olacak şekilde güncelledi. Örneğin, eski sistemde birinin bir yığın dava dosyasını taşıyıp avukatın masasına bırakması gerekiyordu. Bu dosya yığını avukatın iş yükünü oluşturuyor ve avukatı ofise mahkum ediyordu. Bu dosyalar olmadan avukatlar işlerini tamamlayamıyordu.

Trello bu çalışma düzenini tamamen değiştirdi. Artık dava dosyaları Trello kartlarıyla gösteriliyor. Bu kartlar avukatların Trello panolarına atanıyor ve avukatlar işlerini önceliklendirmek için Trello özelliklerini kullanıyor. Eski modelde avukatın yeniden incelenmesi gereken dava dosyalarını manuel olarak işaretlemesi gerekiyordu. Şimdi ise bir davanın yeniden incelenmesi gerektiğinde Trello bir anımsatıcı gönderiyor.

Palace Law yazışma ve müvekkillerle iletişim iş akışının yanı sıra müvekkil bulma sürecini de dijitalleştirdi, hatta davalarını Trello'nun yardımıyla yönetiyor.

Jordan "Trello işimizi somut bir hale getirdi. Artık masalarımızda dosya yığınları olmadığından, ne üzerinde çalıştığımızı bilmek, önceliklerimizi anlamak, müvekkillerle ilgili dosyalara ulaşmak için dava dosyalarını farklı bir şekilde görmemiz gerekiyordu." diyor.

Bu değişiklik avukatların evden çalışabilmelerini veya müvekkillerle ofis dışında buluştuklarında kaynaklara kolaylıkla erişebilmelerini sağlayarak stresi azalttı ve herkesin hayatını kolaylaştırdı. Örneğin Jordan, postalarını kontrol etmek ve bitiş tarihleri görmek için Trello mobil uygulamasını kullanıyor. Jordan, "Mobil uygulama, gelişmeleri takip etmek ve yaklaşan işleri görmek için harika bir araç." diyor.

Günde 200 Yaprak Kağıt Tasarrufu

"Trello kullanmaya başladığımızdan beri herkes çok daha mutlu. Trello gerçekten hayatımızı kolaylaştırdı." - Jordan Couch

Başlarken bazı çekinceleri olsa da Palace Law takımı artık dijital sistemlerini iç rahatlığıyla kullanıyor. Jordan, "İlk başladığımızda bu sistemi kullanan çok az kişi vardı, bu yüzden biraz tedirgindik. Bu alanda başarısı kanıtlanmış bir model yoktu." diyor.

Palace Law çalışanları bu dönüşüm konusunda endişeli olmakla birlikte genel olarak değişime açıktı. Jordan bu durumu şöyle açıklıyor: "Yaratıcı, yenilikçi olmak ve uyum sağlayabilmek kültürümüzün önemli bir parçası. Her zaman müvekkillerimize daha iyi hizmet vermenin yeni yollarını arıyoruz."

Sistem etkileyici bazı sonuçlar verdi. Palace Law'un geliri 9 ay gibi kısa bir sürede %76 arttı. Şirket ayrıca 70 puanlık çok iyi bir Net Tavsiye Skoruna (NPS) ulaştı. Clio Legal Trends raporuna göre ülke çapında hukuk bürolarının NPS ortalaması 25. Şirket, kullanılan kağıt miktarını da önemli ölçüde azaltarak günde ortalama 200 yapraklık kağıt tasarruf yapmayı başardı.

Bu dönüşüm, çalışanların işle ilgili düşüncelerini de etkiledi. "Trello kullanmaya başladığımızdan beri herkes çok daha mutlu. Trello gerçekten hayatımızı kolaylaştırdı." diyen Jordan, "Çalışma ortamımızda stres azaldı. Masamızda birçok evrak olması işleri takip etmeyi zorlaştırıyordu. Etiketleri ve bitiş tarihleri olan Trello kartlarıyla çalışmak stresi azalttı ve iş akışımızdaki önemli öncelikleri belirlememizi kolaylaştırdı." diye ekliyor.