Scan2CAD + Trello

Scan2CAD kolaylık, esneklik ve görünürlük elde ederek büyümek için Trello'yu nasıl kullanıyor?

Çoğu şirket için büyümek daha fazla çalışan, daha fazla süreç, daha fazla karmaşıklık ve daha fazla baş ağrısı demektir. Ancak mimari ve mühendislik tasarımları için geliştirilmiş, dünyanın önde gelen dönüşüm yazılımı Scan2CAD Trello'nun yardımıyla bu kadere meydan okuyor.

Scan2CAD ölçeklendirirken işleri kolaylaştırma konusunda kararlı. Diğer organizasyonlar müşteri tabanları 90.000'in üzerine çıktığında alelacele personel alımı yapmış ve ofislerini büyütmüş olabilir ancak Scan2CAD üstleniciler de dahil olmak üzere 25 kişinin altında ve farklı yerlerde çalışan küçük bir ekip olmayı sürdürüyor. Diğer şirketler yeni ürünler sunmak ve yeni pazarlara açılmak için acele etse de Scan2CAD başlıca iki hedef kitleye yönelik tek bir ürüne odaklanıyor.

Diğerleri daha fazla sistem ve araç satın alırken Scan2CAD Trello'da ısrarcı olarak tüm proje yönetimi, satış ve ürün yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak için Trello'yu yaratıcı şekillerde kullanıyor.

Fiziksel ve Dijital Arasındaki Boşluğu Doldurma

Scan2CAD mimarlar ile mühendislere projelerini ve ürünlerini hayata geçirme konusunda yardımcı olur. Şirketin yazılımı, geleneksel dosya türlerindeki taranmış planları ve görselleri düzenleyip belgelemek amacıyla CAD (bilgisayar destekli çizim) ve CAM (bilgisayar destekli üretim) dostu dosyalara dönüştürmeyi kolaylaştırır. Bu akıllı teknoloji ve arkasındaki misyon, 2010'da şirketi aldığında CEO Luke Kennedy'nin aklındaki ilk şeydi.

Kennedy şirket sahibi rolünde yeniydi ancak şirkete yabancı değildi. Scan2CAD şirketini 20 yıl önce babası kurmuştu. Babası emekli olduktan sonra şirket el değiştirmişti, ancak satın alan kişi yıllar sonra şirketi farklı bir yöne götürmek istediğinde Kennedy, şirketi yeniden satın alıp babasının mirasını sürdürme şansını kaçırmak istemedi.

Luke Kennedy CEO rolünü üstlendiğinde, işleri kolaylaştırma, üretkenliği artırma ve görünürlüğü iyileştirme konularındaki fırsatları gördü. Bu konudaki yaklaşımını şöyle açıklıyor: "Müşterilerimizin ürünümüzü tek bir şey için kullandığını biliyoruz: dosyaları dönüştürmek. Bu nedenle bu işlemi onlar için mümkün olduğunca basit bir hale getirmek istedim. Sonra 'İşlerimizi de daha basit hale getirebilir miyiz?' diye düşünmeye başladım."

Kennedy, işleri kolaylaştırma fikrini hayata geçirmek üzere ekibin düzenli olmasını sağlayacak ve gelecekte ekiple birlikte büyüyecek tek bir esnek sistem bulmak için yola çıktı. Böylece güvenilir kişisel Trello panosunu oluşturdu ve Scan2CAD'deki çalışma arkadaşlarını Trello'nun sihriyle tanıştırdı.

Tek Araç, Sonsuz Kullanım

Trello olmasaydı muhtemelen 10 farklı uygulama kullanırdık...Zamandan, uğraştan ve çokça harcamadan tasarruf ettik.

Kennedy her ekibi koordine ederek en basit yapılacaklar listesinden en karmaşık iş akışlarına kadar her şeyi yönetmek için Trello'yu nasıl kullanabilecekleri konusunda fikirlerini paylaştı. Çalışanlar zaman içinde bu fikirleri benimsedi. Sonunda, şirketin tamamında satış ve işe alım, içerik tasarlama ve oluşturma, yazılım geliştirme ve hata izleme dahil olmak üzere her tür kritik süreçte Trello kullanılmaya başlandı ve birçok araç tek bir araçta birleştirildi. Kennedy, "Trello olmasaydı muhtemelen 10 farklı uygulama kullanmak zorunda kalırdık. Tek bir uygulama kullanarak hem zaman ve emek tasarrufu yaptık hem büyük miktarda harcamadan kurtulduk."

Örneğin Scan2CAD'in içerik ekibi, Trello'yu yardım makaleleri ve müşterilere yönelik kaynaklar konusunda beyin fırtınası yapmak için kullanıyor. Her konu veya teslim edilebilir öğe için yeni bir kart oluşturuyor, kartları aylara göre düzenliyor ve yazarlara atıyorlar. Her yazar süreçte ilerledikçe kartını Taslak aşamasından sırasıyla Düzenleme ve Yayınlama aşamasına taşıyor. Editörler, hiçbir düzenleme görevinin atlanmaması için Trello'nun Kart Tekrarlayıcı Power-Up'ını ve Yapılacaklar Listesi özelliğini kullanıyor.

Scan2CAD'in satış ekibi de Trello'yu benzer şekilde kullanıyor. Yeni bir potansiyel müşteri veya mevcut müşteri için işlem yapılması gerektiğinde satış temsilcisi işlemin takip edilmesini sağlamak için “Satışlar” Trello panosunda bir kart oluşturuyor.

Scan2CAD'in geliştiricileri de sisteme başka araçlar eklemek yerine, Trello'yu kendi ihtiyaçlarına göre uyarladılar. Otomatik test için komut dosyaları kullanılmakla birlikte dağıtım için çok fazla manuel giriş gerekiyor. Geliştirme ekibi planlama yükünü azaltmak ve her görevin tamamlandığından emin olmak amacıyla her sürüm için Trello kartları oluşturuyor, ardından dağıtım ve yayınlama aşamalarıyla ilgili yapılacaklar listelerini otomatik olarak doldurmak için Yapılacaklar Listesi özelliğini kullanıyor.

Geliştiriciler hataları izlemek ve çözümlemek için de Trello'ya güveniyor. Her hata için bir kart oluşturup bu kart üzerinde çalışacak kullanıcıları atıyor (böylece ekibin geri kalanının gereksiz yere bildirim almamasını sağlıyor) ve konuyla ilgili iletişimi karttaki yorumlar üzerinden sürdürüyorlar. Kennedy, bu iş akışının ekip için çok faydalı olduğunu ve başarılarını buna borçlu olduklarını söylüyor. "Onsuz asla bir sürüm yayınlayamazdık. Ayrıca kartlara yalnızca o konuda bilgi sahibi olması gereken kişileri atadığımızdan tam olarak neden sorumlu olduklarını biliyorlar ve buna odaklanabiliyorlar. Şeffaflık ve insanları bunaltmamak arasında bir denge var." diyor.

Verileri ve Hayalleri Gerçeğe Dönüştüren Kolay, Esnek Bir Sistem

Trello bizim tek 'güvenilir bilgi kaynağımız'.

Scan2CAD, içerik oluşturma gibi doğrusal süreçlerden hata izleme gibi tekrar eden süreçlere kadar her alanda Trello'yu tüm kritik iş akışlarına uyan, esnek bir araç olarak görüyor.

Şirket ayrıca Trello'nun yardımıyla dünya çapında tamamen uzaktan çalışan ekibinde görünürlüğü ve iş birliğini artırdı. Kennedy bunu şöyle açıklıyor: "Trello bizim tek 'güvenilir bilgi kaynağımız.' Kullanıma alıştırma sürecinde olan yeni çalışanlar da dahil olmak üzere ekipteki herkes Trello'yu kullanabilir ve ihtiyaç duyduğu her şeye erişebilir."

Kennedy, Scan2CAD'in Trello'yu birçok alanda benimsemesini ve Trello'yla başarı yakalamasını yazılımın kolay kullanılabilmesine ve esnekliğine bağlıyor. Teknolojiyle ne kadar ilgili olduğu fark etmeksizin herkes eğitim almadan Trello'yu kullanmayı hızlıca öğrenebilir ve panoları kendi ihtiyaçlarına göre uyarlayabilir. Kennedy, "Trello elektronik tablo gibi esnek ama daha güçlü. En basit haliyle madde imli liste olarak veya işletmenizin tüm parçalarını yönetmek için diğer sistemlerle entegre edilmiş eksiksiz bir uygulama olarak kullanılabilir.” diyor.

Scan2CAD'in Trello'yu tek bir kişisel panodan şirket çapında bir sisteme dönüştürmesiyle birlikte Luke Kennedy ve ekibi, fikirlerini hayata geçirmek için Trello'ya güvenmeye başladı. Kennedy, "Trello bizim için bir dosya türü gibi. Diğer uygulamalarla kıyaslanamaz. Trello'yu verilerimize hayat kattığı için kullanıyoruz. Maddeler halindeki bir liste, bitiş tarihleri belirlenerek gerçek kişilere atanan gerçek görevlere ve diğer uygulamalarımıza yapılan bağlantılara dönüşüyor. Bu da çalışmalarımıza güç katıyor." diyor.