UNICEF + Trello

Irma Kasırgası sırasında, 22.000'den fazla insan UNICEF sayesinde 30 saatten kısa bir sürede hayat kurtarıcı bilgiler aldı.

UNICEF Küresel İnovasyon Merkezi, U-Report adlı gençlik katılım ve iletişim platformunu kullanarak yüzlerce topluluğun yıkıcı fırtınaların öncesinde hazırlık yapmasını sağladı.

Bangkok'tan Kopenhag'a, Panama'dan Santiago'ya, dünyanın dört bir yanındaki 17 ekip üyesinin 3'ü U-Report'u kullanarak fırtınadan etkilenen 14 ülkeye rekor sürede bilgi ulaştırdı. Yardım ettikleri insanların yarısından fazlası, yapılması gereken hazırlıklara ve topluluklarını nasıl güvende tutacaklarına dair vakitlice aldıkları tek bilginin bu olduğunu söyledi.

Trello, UNICEF'in inovasyon ekibinin acil duruma hızlı bir şekilde müdahale etmesini sağlayan bir araçtı.

Trello'daki şeffaflık ve farklı perspektifler, farklı kişilerin katıldığı ve desteklediği çeşitli alanlarda birden fazla projenin yürütüldüğü bir ülkeye uygun desteği sağlamamıza yardımcı oluyor.

Fırtınanın güzergahı üzerinde yaşayanlarla paylaşılan kısa, net ve basit mesajlar onları ve ailelerini güvende tutmaya yardımcı oldu. Sorulduğunda %89'u bu bilgileri yararlı bulduğunu, %80'i bilgiyi en az bir kişiyle paylaştığını, %57'si ise beş veya daha fazla kişiyle paylaştığını belirtti.

Her Bir Çocuk İçin

70 yıllık bir organizasyonu düşündüğünüzde gözünüzde bürokratik ve ciddi bir kurum canlanabilir, ancak UNICEF bu kalıba uymaz. UNICEF, neredeyse bir asırdır zor durumdaki çocuklara yardım ederek insanların gözünde güvenilir ve saygın bir yer edindi ama DNA'sında yenilik de var. Her gelişimin ve insani çabanın arkasında UNICEF'i farklılık yaratmaya, daha iyi hizmet sunmaya ve sonuçlardan ders çıkarmaya teşvik eden bir irade vardır.

Bu, temiz içme suyuna daha hızlı erişim için emme basma tulumbalar sağlamak, son derecede yetersiz beslenen çocukların durumunu doğru bir şekilde değerlendirmek için süreçler oluşturmak veya süreçleri iyileştirmek üzere gelişmekte olan teknolojilerin sınırlarını zorlamak gibi farklı şekillerde olsa da tüm çocuklar için daha iyi bir dünya inşa etme misyonu UNICEF'teki her ekip tarafından benimsenmiştir.

İş sınırları zorlamaya geldiğinde UNICEF'in Küresel İnovasyon Merkezi'nin (GIC) arkasındaki ekip özellikle yenilikçidir. Bu ekip çocukların ve ailelerinin hayatlarını daha verimli, doğru bir şekilde iyileştirmek için ulusal veya çok uluslu düzeyde fikirleri ve teknolojileri değerlendirip uyguluyor. Ayrıca teknoloji sayesinde gerçek anlamda uzaktan çalışabilen bir ekip olmanın ne demek olduğunu da keşfediyor.

UNICEF'in GIC ekibini yöneten Kıdemli İnovasyon Danışmanı Tanya Accone, 11 farklı konumda tam ve yarı zamanlı çalışan 16 meslektaşıyla tüm zaman dilimleri üzerinde 24 saate yayılan destek sunuyor ve asenkronize iş birliği yapıyor. Özellikle acil durum müdahalesi ile ilgili destek sağlamak için çözümler uygulanması gerektiğinde işlerini en iyi şekilde yürütmeleri gerekiyor:

İnsanların hayatını kurtaracak veya hayatını etkileyecek bilgiler söz konusu olduğunda bunları e-postayla gönderip sonra bu e-postaları bulmaya ve çalışma günlerinde görevlere nereden devam edeceğimizi anlamaya çalışarak zamanımızı harcayamayız. Trello yazışmalarımızın ve uygulamalarımızın sorunsuz ve verimli olmasını sağlıyor.

2016 yılında, birbirinden çok uzakta çalışan insanlardan oluşan bu küçük ekip, çocuklar için UNICEF ve dünya çapındaki ortakları tarafından desteklenen sağlık, koruma ve eğitim girişimlerini artıracak yeni çalışma yöntemlerini tanıtıp yıkıcı olaylara karşı hazırlık yapmalarına yardımcı olmak amacıyla yeni girişimler başlatmak için UNICEF'in desteklediği 193 ülkeden 89'unda hükümetler ve kuruluşlarla aktif olarak çalıştı.

Uzaktan Çalışmanın Sınırlarını Zorlama

GIC ekibi başlangıçta Uganda'nın Kampala şehrinde yedi kişilik küçük bir ekip olarak birlikte çalışıyordu. Trello'yu en önemli bilgilerini tek bir yerde saklayabilecekleri ve tüm ekibe ofisteki bilgisayarlardaki kullanışsız e-posta yazışmalarında ve belgelerde bulamayacakları şeffaflığı sağlayan güvenilir bir bilgi kaynağı olarak kullanmaya başladılar.

Trello, kriz zamanlarında veya sosyal ihtiyaçları gidermek üzere yaptığımız düzenli çalışmalarda başkalarına en etkili şekilde destek olabilmemiz için ekibimizin kurum içindeki çalışmalarını organize etmesine yardımcı oluyor.

Ülkelerden gelen destek talebiyle harekete geçen ekip kısa sürede tek bir konumdan çalışma modeliyle etkili bir şekilde sunulabilecek hizmetlerin ötesine geçti. Ekip, dünyanın dört bir yanındaki farklı ülke ofislerini desteklemek için seyahat eden üyeleriyle göçebe bir ekibe dönüştü. Daha etkili ve verimli bir şekilde çalışmak için ekibi dünyanın farklı yerlerine dağıtmaya karar verdiklerinde güvenilir bilgi kaynağı kavramı daha da değerli hale geldi. Farklı zaman dilimleri üzerinde 24 saate yayılan iş günü kavramıyla uzaktan çalışmayı en uç sınırlarına kadar zorlayarak boylam veya enlem fark etmeksizin iş birliği yapmak, organizasyonu sağlamak ve çalışmalarıyla ilgili ortak bir bakış açısı geliştirmek için bir araç takımına ihtiyaç duyduklarını fark ettiler.

Amaç, aynı yerde çalıştıkları zamanki gibi dokuz farklı zaman diliminde çalışırken de etkili ve bağlantılı bir şekilde hareket etmelerini sağlayacak yeni bir sanal çalışma alanı oluşturmaktı. Böylece 2016'da UNICEF'in çalışma biçimine yenilik getirme misyonlarının bir parçası olarak, “çok uzaktan çalışma” konusunda ideal teknoloji yığınını bulmak için çeşitli ekip iş birliği araçlarını sistematik olarak değerlendirmeye başladılar.

Bir Kez Daha Trello'yu Seçme

Tanya'nın ekibi, 12 aylık bir süre boyunca proje yönetimi, video, sohbet ve e-posta alanlarında 17 farklı iş birliği uygulamasını değerlendirdi ve test etti. Deneyin bir parçası olarak, iş akışlarını dört farklı proje iş birliği aracında çalıştırdılar.

Sonunda, sanal ofislerini yürütmek için beş araçtan oluşan bir pakette karar kıldılar. Daha önce kullanmış olmalarından bağımsız olarak, bazı önemli noktalar nedeniyle Trello yine en iyi ekip iş birliği seçeneği olarak öne çıktı:

• Basit pano-liste-kart yapısının, proje yönetimi eğitimi olmayan ekip üyeleri tarafından benimsenmesi kolaydı;
• Esnek ve şeffaf yapısı, herkesin ihtiyaç duyduğu bilgilere erişebilmesini sağlıyordu;
• Gerektiğinde yeni iş akışları oluşturulabiliyor ve panolar görevleri takip etmekten daha fazlası için kullanılabiliyordu;
• Görsel perspektif, etiketler ve filtreleme gibi özelliklerle birleştiğinde bilgileri ülkeye veya küresel çapta gereken çabaya ya da çözüme göre farklı (ve değerli) kombinasyonlarda görmesini sağlıyordu.

Her gün değişen ekibimizi ve ihtiyaçlarımızı mevcut bir yapıya uydurmaya çalışmak yerine, Trello'yu organizasyonumuzun düşünme ve davranma biçimine göre şekillendirebiliyoruz.

Trello Küresel Bir Bakış Açısı Yakalanmasını Nasıl Sağlar?

UNICEF GIC ekibi için en önemli dahili koordinasyon aracı olan Trello, yaptıkları işlerde iş birliğine dayalı bir temel oluşturuyor.

Herhangi bir zamanda, herhangi bir sayıda ülke ile çalışırken her konumu ve bu konumlara ait irtibat kişileri ile önemli belgeleri özel Trello panolarından takip edebiliyorlar.

Çoğunlukla aynı ülkede birden çok girişime öncülük eden ekip, daha sonra pano adlarını yardımcı olunan çözüme ve ülkeye göre düzenliyor. Karayipler'deki kasırga krizi sırasında "Acil Irma Müdahalesi" panosuna odaklandılar ama diğer yerel bilgileri de göz önünde tuttular.

Bu 14 ülkede işe yarayabilecek her şeyi uygulamak ve her ülkedeki önemli irtibat kişilerinin kim olduğu ve nelere odaklanmak gerektiği konusunda yaptığımız diğer görüşmeleri de aklımızdan çıkarmıyorduk.

Ekip aynı zamanda, dünyanın diğer bölgelerinde genç girişimciler ve sosyal inovasyon oluşturmak için tasarlanmış bir iş geliştirme programı olan UPSHIFT gibi girişimler üzerinde çalışıyor. Bu program, 8 farklı ülke ve bölgede engelliler ve mülteciler de dahil olmak üzere ötekileştirilmiş gençlere, kendi toplumlarında girişimci ve çözüm bulucu olabilmeleri için destek veriyor. Bu 8 projeyi ve UPSHIFT'i kullanmaya başlamak isteyen ve her biri hem benzer bileşenlere hem farklı ekosistemlere ve kalkınma aşamalarına sahip olan 20 ülkeyi yönetmek için temel çalışma Trello'da yapılıyor.

Ancak Trello bu yolculuğun sadece bir parçası.

Trello'nun sağladığı üst düzey perspektifin sonuçları, UPSHIFT gibi programların sağladığı tecrübelerde hayata geçiriliyor. Vietnam'da görme engelli bir üniversite öğrencisi olan ve şu anda kendisi gibi profesyonellerden oluşan bir topluluğa çevrimiçi iş panolarıyla destek veren Tuấn Nguyễn örneğinde olduğu gibi.

Ya da cinsiyet eşitsizliğiyle mücadele konusunda yaşıtlarına eğitim verilmesini yöneten 16 yaşındaki Kosovalı genç Rina Shabani gibi. Kosova'da Rina gibi sosyal yenilikçiler 200.000'den fazla insana yardımı dokunan çözümler sundular.

GIC, insan hayatını tehdit eden kızamık ve kızamıkçık virüslerine karşı 70 milyon çocuğun aşılanması amacıyla en büyük aşı kampanyasını yönetmeleri için UNICEF Endonezya'ya ve Endonezya Hükümetine de destek veriyor.

Teknoloji bu türde bir değişikliği geniş ölçekte yapmanın temelini oluşturur: Açık kaynaklı bir iletişim aracı olan RapidPro geleneksel kağıt tabanlı izleme sisteminin yapamayacağı şekilde gerçek zamanlı olarak eyleme dönüştürülebilir öngörüler sağlar ve insanlara kendi cep telefonlarından, SMS yoluyla ulaşır. Endonezya ve Zambiya'daki dağıtımlardan öğrenilen dersler, RapidPro uygulamalarıyla ilgilenen ülkelerde aşılama hedeflerini desteklemek için kullanılacak.

15 ülkede dijital sağlığı desteklemek için sadece iki kişinin RapidPro sürecini hazırlaması yeterli oluyor ve Trello'nun iş birliğine dayalı temeli, işin şeffaf bir şekilde ilerlemesini sağlayarak ekip üyelerinin durup sürekli güncellemeler vermek zorunda kalmadan ihtiyaç duydukları detaylar konusunda kendi kendilerine bilgi edinmelerine olanak veriyor. Bu ayrıca, ekibin UNICEF genelinde bu çalışmayı yönlendirebilecek sağlık uzmanları ağının bir parçasını oluşturmasına ve ağı güçlendirmesine olanak tanıyor.

Çocukların Hayatını İyileştirme: Bugünden Geleceğe

UNICEF Küresel İnovasyon Merkezi'nin temel misyonu, tek bir yerdeki binlerce insana yardımcı olan bir fikri dünya çapında UNICEF'in çalıştığı yaklaşık 190 ülkede milyonlarca çocuğa ve ailesine yardım etmek için kullanmaktır.

Pratikte bu durum, Tanya'nın ekibinin açık kaynak ilkelerini ve dijital inovasyonu benimsemesi anlamına geliyor. Başka bir deyişle, UNICEF projeleri sadece organizasyon içinde değil, başkaları tarafından da paylaşılmak ve kullanılmak üzere tasarlanır. Trello da bu üretkenliğe ve gelişen iş birliği ruhuna sahip olduğundan bu misyonu mümkün kılacak ideal araçtır.

Bu araçların ulaşılması en zor yerlerdeki çocuklara ve ailelerine yardımcı olacağını aklımızdan çıkarmadan, her şeyi kolayca kurabilecek, kullanılabilecek, adapte edilebilecek ve çoğaltılabilecek şekilde tasarlıyoruz.

Tanya'nın da belirttiği gibi, insani yardım konusunda en üst düzeydeki ekip çalışmasından, kullandıkları Trello gibi araçlara kadar, hepimiz başkalarına yardım etmek için gösterdiğimiz çabalarla biçimlenen daha büyük ve paylaşılan bir ekosistemin parçasıyız. Bu çabalar, hizmet edilen toplulukların ihtiyaçları doğrultusunda geliştiğinde ve arttığında en etkili hale gelir:

Katalizör değil enzim olmayı hedefliyoruz. Katalizörler kimyasal reaksiyonların daha hızlı gerçekleşmesini sağlar. Enzimler ise katalizörlerden de hızlı bir değişime yol açar ve etki ettiği şeyi yeni bir şeye dönüştürür. Bu sürecin sonucunda enzim de değişir ve gelişir.

Genel olarak bu, GIC proje portföyünün, projeleri takip etmek için kullandıkları Trello panoları gibi, bir yıl içinde çok farklı görüneceği anlamına geliyor. Bu da çok iyi bir şey.

Geriye dönüp baktığımızda çocuklar için ve çocuklarla birlikte olumlu sonuçları geniş ölçekte artırma konusunda bizim de katkımız olduğunu görmek istiyoruz. "Yenilikçi" fikirleri benimseyip her yerde uygulanan bir çalışma standardına dönüştürmeyi arzuluyoruz. Genel olarak, dünya üzerinde yararlı değişiklikler yapmanın en iyi yolunu kullanarak gelişmeyi umuyoruz.