BurgerFi + Trello

Як це — бути частиною сегмента сфери громадського харчування, що характеризується найбільшими темпами росту у світі? «Клопітно, — зізнається Стівен Баклі, головний виконавчий директор компанії BurgerFi. — Ця франчайзингова мережа закладів швидкого харчування сімейного типу за останні п’ять років відкрила приблизно 100 ресторанів бургерів у США. — Ми постійно прагнемо бути кращими у своєму класі й ставимо за мету стати як мінімум лідером сегмента». Флоридська компанія, відома своїми фірмовими булочками для гамбургерів і вишуканими інгредієнтами, пропонує клієнтам бургери, навколо яких не вщухає ажіотаж, під власним корпоративним брендом і за допомогою місцевих закладів-франчайзі.

Основними акцентами нашої діяльності є постійне впровадження інновацій і застосування передових технологій як щодо продукції, так і щодо режимів обслуговування.

Оскільки BurgerFi є франчайзинговим бізнесом, цілі компанії мають обговорюватися та координуватися на всіх рівнях: від керівництва вищої ланки до генеральних директорів магазинів. Доносити інформацію до всіх відділів і франчайзингових точок не так просто, коли йдеться про понад 300 осіб по всій країні. Для досягнення бажаних показників росту компанія BurgerFi мала об’єднати всіх членів команди навколо спільних пріоритетів.

Як у меню з’явилася платформа Trello

Коли на початку 2015 р. до компанії долучився Стівен, він виявив потребу в інструменті комунікації та організації роботи, який можна було б впровадити та використовувати на рівні організації. Він мав бути зручним у використанні та доступним незалежно від місця розташування, цифрових навичок працівника чи пристрою. Стівен спостерігав, як Trello використовують в іншій організації, де працював раніше, і побачене йому сподобалося.

Уперше ми зацікавилися Trello через можливість створювати високорівневі цілі й перетворювати їх на тактики дій для всієї системи, забезпечивши повну прозорість на всіх рівнях організації.

Упровадивши цей інструмент як засіб співпраці та керування проєктами в BurgerFi, Стівен помітив, як Trello починає розвиватися за власними законами, адже працівники компанії почали досліджувати його можливості для реалізації ініціатив між різними відділами, як-от підготовка франчайзі, керування маркетинговим забезпеченням і будівництво нових закладів.

По суті, після об’єднання організації навколо одного ключового інструмента трапилося три речі, описані нижче.

1. Відзначено позитивні зміни в корпоративній культурі в таких напрямках, як прозорість і відповідальність за проєкти.
2. Зусилля окремих працівників почали краще узгоджуватися з ключовими пріоритетами компанії.
3. Комунікація між відділами та зі франчайзі стала простішою й керованішою.

Trello — це чудовий інструмент для співпраці на рівні відділів.

Стівен зазначає, що за два роки використання Trello став потужним джерелом інформації та засобом контролю для працівників усіх рівнів в організації. За словами Стівена, Trello розвивається за власними законами, і наразі більш ніж 300 учасників команд активно використовують понад 150 дощок. Співробітники та франчайзі BurgerFi регулярно використовують Trello найрізноманітнішими способами:

• упорядкування структури компанії;
• проведення зборів;
• створення презентацій;
• складання планів;
• вкладення документації;
• керування соціальними мережами;
• розробка маркетингових кампаній;
• навчання нових учасників команди;
• відстеження розробок ідей;
• щоденне керування ресторанами;
• пошук нових місць ведення бізнесу.

Коли кожен працівник BurgerFi на власному досвіті відчув ці переваги використання Trello, у відділах сформувалися спеціальні робочі процеси для встановлення пріоритетів щодо ключових цілей розвитку компанії.

Найпопулярніші дошки серед команд BurgerFi

Якщо говорити про дошки Trello, компанія BurgerFi заохочувала працівників створювати спеціальні робочі процеси відповідно до їхніх потреб. Для зміцнення командного духу серед широкого різноманіття персоналу BurgerFi було створено кілька стандартних фірмових фонів дощок для співробітників. У результаті команди отримали велику колекцію дощок для різних потреб, що сприяють досягненню глобальних цілей організації. Нижче наведено кілька найпопулярніших робочих процесів компанії BurgerFi в Trello.

Каталог компанії

Робочий процес. Дошка «Каталог компанії BurgerFi» — це глобальний огляд усіх відділів і їхніх дощок Trello, які наразі використовуються в компанії.

Призначення: для всієї організації

Поради щодо використання дошки. Усі відділи впорядковано за допомогою списків і розділено на картки з перерахованими учасниками команди та наведеними посиланнями на дошки, які ця команда використовує. Співробітники можуть будь-коли звертатися до цієї дошки, щоб переглядати високорівневий статус команд і їхні основні проєкти.

Керування мережею франчайзингу

Робочий процес. Кожному новому власнику бізнесу надаються дошки мережі франчайзингу для кращого розуміння корпоративних цілей на перших етапах роботи, а також повний набір дощок для керування, які стануть у пригоді під час щоденної роботи в ресторані.

Призначення: для розосереджених команд

Поради щодо використання дошки. Збережіть зразки дощок, як-от «Журнали магазину», «Скарги клієнтів» і «Керування персоналом», щоб новим власникам було легше налаштувати роботу.

План командних зборів

Робочий процес. Стівен використовує окрему дошку як план проведення щотижневих зустрічей. Списки та картки впорядковано за різними проєктами та глобальними завданнями, що відстежуються на рівні компанії.

Призначення: для керівників

Поради щодо використання дошки. Терміни виконання відіграють ключову роль у відстеженні задач. Призначені учасники команд позначаються в коментарях на картках проєкту, а завдяки щотижневим зборам можна регулярно перевіряти хід роботи, забезпечуючи високий рівень відповідальності за проєкти.

Розвиток бізнесу

Робочий процес . Відділ із питань нерухомості BurgerFi керує розширенням мережі ресторанів за допомогою Trello. Дошки використовуються для впорядкування таких важливих документів, як оцінки об’єктів нерухомості, плани, угоди та договори оренди, а також для організації зборів комітету будівельного майданчика.

Призначення: для відділів із розширення бізнесу

Поради щодо використання дошки. Інтеграція з будівельним програмним забезпеченням, яке використовує відділ із питань нерухомості, сприяє оптимізації роботи. Документи, пов’язані з роботами на будівельному майданчику, упорядковано відповідно до процесу зборів комітету будівельного майданчика, щоб усі необхідні матеріали були під рукою.

Відгуки клієнтів

Робочий процес. Відгуки клієнтів щодо послуг компанії BurgerFi збираються та пересилаються на спеціальну дошку для подальшого аналізу й відповідних дій.

Призначення: для служб підтримки

Поради щодо використання дошки. Надсилання листів до дошки — це корисний інструмент збирання відгуків: усі відгуки клієнтів, що надходять електронною поштою, пересилаються безпосередньо на дошку. Завдяки розширенню Trello Card Counter можна відстежувати кількість звернень на кожному етапі відповіді.

У чому наша родзинка? Наші працівники підготовлені до роботи

На сьогодні немає жодного працівника BurgerFi, який би не використовував Trello для певного аспекту роботи. Хоча цей інструмент став основним засобом співпраці та керування проєктами, Стівен зазначає, що процес його впровадження зайняв майже шість місяців, які знадобилися на досягнення поточного рівня оптимізації та ефективності робочих процесів у командах.

Упровадження Trello пройшло успішно завдяки ретельному навчанню всіх співробітників, а також активному використанню платформи керівництвом вищої ланки.

Одним із найважливіших кроків для того, щоб працівники використовували всі можливості Trello, було створення спеціальних навчальних відео для нових користувачів. Епізоди відео присвячено основам роботи з інструментом Trello, а також конкретним способам його використання в компанії BurgerFi.

Крім того, новим франчайзі надаються ресурси для підготовки й зразки дощок, щоб вони могли вести буквально всі робочі процеси за допомогою Trello, налагодити спільну роботу в таких напрямках, як ведення журналів магазинів, санітарний нагляд і харчова безпека, скарги (і схвальні відгуки) клієнтів, відвідування фірмових магазинів і кадрові питання, та легко спілкуватися зі всіма працівниками компанії за допомогою розділу «Коментарі» або карток на сторінках команди.

Ми прагнемо включити освоєння інструменту Trello в системи підготовки та навчання всіх працівників і франчайзі компанії BurgerFi.

Коли зростання стає спільним орієнтиром

«Якщо зазирнути в центральний офіс нашої компанії, ви побачите дошки Trello на екранах усіх співробітників, — зазначає Стівен. — Не уявляю, як би ми досягли всього цього без Trello».

Можливо, це звучить надто самовпевнено, однак показники конкурентів свідчать про протилежне. В умовах, коли прогнозований цьогорічний дохід усієї ресторанної індустрії перевищує 780 мільярдів дол. США, а кількість закладів харчування в США сягнула мільйона, те, на чому робить акцент BurgerFi, — розвиток динамічної прогресивної компанії (що пропонує неймовірні смаколики!) — потребує об’єднання зусиль усіх членів команди навколо спільної мети — зростання.