Desk Plants + Trello

Догляд за кімнатними рослинами став хобі Лоуренса Хенлі, коли він був менеджером із реклами у великій технологічній компанії.

Усе почалося з простого бажання турбуватися про щось після переїзду з Бостона в Остін. У Бостоні він залишив собаку, але не хвилюйтеся, його дівчина взяла її до себе. Ритм життя в Остіні не підходив для тримання домашніх улюбленців, тому Лоуренс подумав про кімнатні рослини. Їх кількість поступово збільшувалась, доки житло не почало нагадувати... джунглі. «Перш ніж я усвідомив це, у квартирі було 40 кімнатних рослин», — розповідає він.

Удома Лоуренс насолоджувався доглядом за рослинами, а на роботі спостерігав за трендами в галузі, яка стосувалася його нового захоплення: «Я помітив, що компанії з продажу рослин онлайн інвестували в цю сферу, тому знав, що на цьому ринку безліч можливостей».

Також він помітив, що компанії не звертали увагу на невибагливі рослини, які не потребують багато освітлення й частого поливання. Так з’явилася місія Desk Plants: у кожного — новачок це чи палкий поціновувач рослин — повинна бути змога насолоджуватися кімнатними рослинами. Лоуренс започаткував Desk Plants наприкінці 2018 року, запропонувавши покупцям спеціально підібрані рослини, які майже неможливо вбити.

Він горів завзяттям, але швидко заплутавсь у викликах, що виникають у зв’язку з веденням малого бізнесу. Зокрема, йому було важко тримати команду, учасники якої працювали в офісі, теплиці або ж на фермерському ринку, у курсі про стан бізнесу. Програма Trello стала рішенням проблеми, що з’явилася.

Організація бізнесу з Trello

Ми обрали Trello через якісний дизайн — не просто красивий, а ще й інтуїтивно зрозумілий. Тут дійсно було все, що нам потрібно.

«Я перший зізнаюся, що не народився з даром організатора, — каже Лоуренс. — Для мене це постійний виклик. Якщо вже для мене це проблема, то учасникам команди ще важче, адже вони не можуть читати мої думки».

Лоуренс і його працівники й підрядники вели справи Desk Plants за допомогою блокнотів і маркерних дощок. «Ми використовували інструменти печерної людини. Уся інформація записувалася вручну, причому не було централізованого місця для її зберігання, — розповідає Лоуренс. — Часто ми втрачали інформацію». Неефективна система ведення справ могла привести до застою бізнесу. Без доступу до єдиного джерела достовірної інформації учасники команди не могли приймати рішення. Головним пріоритетом став пошук цифрового рішення, що замінило б примітивну «блокнотну систему» компанії Desk Plants.

Лоуренс побіжно знав про Trello, перш ніж започаткував свій бізнес, і, вирішивши, що ця програма може допомогти командній роботі, представив її команді разом із двома іншими цифровими інструментами. Одного вечора вони переглянули всі варіанти та прийняли спільне рішення. «Ми обрали Trello через якісний дизайн — не просто красивий, а ще й інтуїтивно зрозумілий. Тут дійсно було все, що нам потрібно».

Щоб створити централізоване місце організації роботи, Лоуренсу найперше довелося зібрати інформацію з блокнотів і визначити, для яких основних і допоміжних бізнес-функцій потрібно створити дошки Trello. «Я знайшов п’ять блокнотів, які найчастіше використовував, у різних місцях: в офісі, рюкзаку, автомобілі й домашньому офісі, — пояснює він. — Перечитавши всю нерозбірливу писанину, я виділив різні сфери в Desk Plants, у яких ми регулярно виконували завдання».

Лоуренс створив по дошці Trello для кожної ключової сфери, а саме:

• Заходи
• Продажі
• Маркетинг
• Завдання в теплиці
• Обслуговування клієнтів

Він також створив дошку для загальних питань, за допомогою якої можна відстежувати нові ідеї та проєкти, що не підходять до інших категорій. Завдяки цьому всі працівники можуть звідкіля завгодно бачити в реальному часі, які завдання ще виконуються, а які вже завершено.

Наприклад, Вірджинія Строуп, менеджер теплиці Desk Plants, заходить у Trello з телефона, оскільки більшу частину дня не має доступу до комп’ютера. «Важливо тримати всіх у курсі незалежно від місцеперебування, — каже Лоуренс. — Ця програма усунула багато неефективної роботи, ставши для бізнесу справжньою знахідкою».

Від догляду за рослинами до розвитку власної справи: поради власника малого бізнесу

Ми збільшили кількість замовлень за годину на 30 % протягом останніх шести тижнів. Це сталося, коли ми оптимізували бізнес за допомогою Trello. Не думаю, що це випадковість.

Клієнти, що замовляють в Desk Plants невибагливі кімнатні рослини, отримують картку-інструкцію з догляду за рослинами. Компанія Desk Plants додає ці картки, адже в морі наявної в Інтернеті інформації буває нелегко розібратися, а клієнти хочуть отримати чіткі поради з догляду за вибраними рослинами.

У Лоуренса також є відверта порада для новачків у малому бізнесі. «Trello — інструмент, який варто використовувати для організації власної справи з першого дня, — каже він. — Розпочавши бізнес, легко заплутатися в справах. Trello допоможе відстежувати все, що хочеться і що потрібно зробити».

Ця проста стратегія справді спрацювала у випадку з компанією Desk Plants. «Нам удалося підвищити кількість замовлень за годину на 30 % протягом останніх шести тижнів, — каже Лоуренс. — Це сталося, коли ми оптимізували бізнес за допомогою Trello. Не думаю, що це випадковість».