Instinct Dog Training + Trello

Особливий підхід до догляду за собаками на рівні країни

Коли подружжя Браян Бартон і Сара Фрейзер започаткувало компанію Instinct Dog Training понад 10 років тому, вони мали намір допомагати собакам і їхнім власникам, надаючи якісні послуги з догляду та дресирування з позитивною мотивацією. Зрештою піклування в дії відчули на собі і працівники, і клієнти — не в останню чергу завдяки Trello.

І Брайан, і Сара мали на той час різний профіль, проте побачили хорошу бізнес-перспективу в поєднанні його навичок керування проєктами, її підготовки у сфері маркетингу й обопільної симпатії до собак. Так вони започаткували не лише успішну національну мережу компаній, а й платформу для ефективного обслуговування виключно на основі Trello, яка дає змогу заощадити час, гарантує виняткову прозорість робочих процесів і забезпечує найкраще обслуговування любителів собак і їхніх чотирилапих друзів.

Рішення для довгострокового успіху

Платформа Trello зіграла важливу роль у розвитку компанії. Вона допомогла нам збільшити потенціал команди, щоб ми дарували ще більше турботи.

З дня заснування Instinct компанія перетворилася на мережу з багатомільйонними прибутками, що ввійшла до списку Inc 5000. Численні філіали компанії працюють у Нью-Йорку, Нью-Джерсі, Каліфорнії та Орегоні. Компанія планує відкрити 30–50 відділень, сотні працівників яких допомагали б тисячам чотирилапих.

Щоб досягти своїх сміливих цілей, команда потребувала простої у використанні, стандартизованої системи для керування робочими процесами. Брайан і Сара розглянули з десяток інструментів і обрали Trello за його зручність і відкритий API. Ці функції відкрили доступ до Zapier, простого інструменту автоматизації, що дав змогу підключити додатки один до одного, інтегрувати Trello з CRM компанії Instinct, додатком для створення онлайнового розкладу, програмою для обліку послуг з утримання собак і поштовою системою. Таким чином вони спромоглися поєднати всі робочі процеси на одній платформі.

Один день із життя чарівників з Instinct

Наразі платформа вже заощадила команді з догляду за собаками 10–20 годин на тиждень, команді з дресирування — 20–25 годин на тиждень, а команді по роботі з клієнтами — 25–40 годин на тиждень.

Коли Брайан інтегрував усі додатки Instinct у Trello, він побачив, що нова автоматизована система принесе користь усім, полегшивши виконання численних копітких адміністративних завдань, щоб команда мала більше часу на надання послуг. Така інтеграція допомогла командам із догляду за собаками та їх дресирування швидше та регулярніше надавати необхідні послуги; команді по роботі з клієнтами — якісніше обслуговувати власників чотирилапих; а керівництву — ефективніше відстежувати всі робочі процеси.

Давайте поглянемо, як минає робочий день для трьох працівників Instinct: Моллі (команда з догляду за собаками), Аарона (команда з дресирування собак) і Тріш (команда по роботі з клієнтами).

06:00. Моллі приходить до офісу й відкриває Trello на телефоні, щоб переглянути автоматично згенерований список задач на день. Переглядаючи пункти, вона перетягує відповідні картки в стовпець «Completed» («Завершені»). Якщо задача втратила актуальність або не була виконана з певних причин, вона перетягує картку у відповідний список і залишає докладний коментар. Таким чином, її менеджер може вчасно вирішувати потенційні проблеми, як-от нестачу робочих рук або прогалини в профпідготовці.

09:30. Аарон зустрічає боксера Бадді на його п’ятому дресируванні. Після заняття власниця Бадді отримує автоматизоване персоналізоване опитування та вибирає опцію «SOS» («Потрібна допомога»), щоб повідомити Instinct про свої проблеми. У результаті на дошці Trello «Programs At Risk» («Проблемні програми») автоматично створюється картка, щоб директор напрямку дресирування та поведінки допоміг Аарону в навчанні Бадді.

10:15. Тріш починає готувати купу вітальних листівок для нових клієнтів, що долучили улюбленців до дресирування. Trello автоматично створює картку для кожного чотирилапого клієнта, і Тріш одразу призначає для них тренерів та перетягує картки до списку «Training» («Дресирування»). У результаті власник отримує листа з детальними вказівками щодо тренування, характеристику тренера та план дій на перше заняття.

11:30. Золотистого ретривера Дюка й таксу Роксі привозять на утримання. Моллі реєструє їх у системі для обліку послуг з утримання. Для кожної собаки автоматично створюється картка на дошці «Playgroup» («Група для вигулу»). Переглядаючи розклад вигулів, Моллі відкриває систему, щоб дізнатися більше про риси та звички Дюка й Роксі та їхніх потенційних друзів у тимчасовій домівці. Вона перетягує картку Trello Дюка до групи «Playgroup 3» («Група для вигулу № 3»), щоб він міг грати з іншими великими, активними собаками, а Роксі вносить у список «Individual» («Індивідуальний вигул»), оскільки вона не дуже ладнає з іншими чотирилапими.

15:30. У Бейлі, хаскі, що перебуває на утриманні, починається кашель. Моллі відкриває дошку «Dog Sneezing or Coughing» («Чхання або кашель у собаки»), щоб переглянути інструкції: обмежити контакти з іншими тваринами, поміряти температуру, зателефонувати власниці й записатися до ветеринара. Пізніше, після огляду ветеринара, який дозволяє Бейлі залишитися, Моллі приводить її назад і повідомляє власниці, що її улюблениця в нормі.

16:30. Тріш проводить інвентаризацію витратних матеріалів і додає кілька найменувань на дошку «Supplies Needed» («Необхідні матеріали»). Вона також бачить, що Браян перемістив кілька речей, які вона просила, до списку «Approved» («Затверджені»), і що замовлені її колегою найменування нині відображаються в списку «Arrived» («Доставлені»).

17:30. Власниця Бейлі має повернутися з відпустки сьогодні ввечері. Моллі зазирає в Trello й бачить автоматично створену картку, що нагадує їй викупати Бейлі, перш ніж власниця по неї приїде.

За день операційна платформа Instinct на основі Trello суттєво покращила життя всіх клієнтів, а також собак, що знайшли тимчасовий прихисток завдяки компанії.

Готові до великої гри?

Розвиток організації потребує прозорості процесів, звітності й упорядкованості. Trello має все необхідне.

Перш ніж Брайан запровадив систему, він помітив, що задачі губляться через недоліки в комунікації між співробітниками й керівниками, а також різницю в догляді за собаками. Ці проблеми не були критичними, але стали би гіршими з розширенням Instinct.

«Керуючи невеликою компанією, ви можете впоратись із завданнями в межах команди, яка встигає все робити самотужки. Проте розвиток організації потребує прозорості процесів, звітності й упорядкованості, — каже Брайан. — Trello має все необхідне».

Компанія Instinct відкрила вже п’ять філіалів, і весь цей час Брайан і Сара використовували Trello, щоб створювати повторювані, проте налаштовувані робочі процеси, а також системи, що дають змогу заощадити час на рутинній адміністративній роботі, аби працівники зосередилися на догляді й обслуговуванні. «Наразі платформа вже заощадила команді з догляду за собаками 10–20 годин на тиждень, команді з дресирування — 20–25 годин на тиждень, а команді по роботі з клієнтами — 25–40 годин на тиждень», — підраховує Брайан.

Завдяки значному скороченню витрат Instinct успішно набирає обертів і готується відкрити десятки нових філіалів у найближчі роки. Брайан каже, що Trello не лише допомагає команді бути максимально зібраною в процесі розвитку, а й гарантує якість обслуговування та індивідуальний підхід.

«Коли ми озираємося на шлях, який подолали до відкриття п’ятого офісу, то не можемо повірити в обсяг виконаної роботи. Це 250 000 вигулів собак, 30 000 годин ігор і 125 000 годувань щороку, — пояснює він. — Платформа Trello зіграла важливу роль у розвитку компанії. Вона допомогла нам збільшити потенціал команди, щоб ми дарували ще більше турботи».

Понад 2 000 000 команд з усіх куточків світу встигають більше завдяки Trello. Приєднуйтеся!