McCorvey й Trello

У компанії McCorvey Sheet Metal Works, заснованої в 1925 році, багата історія виробництва та впровадження інновацій. За майже 100 років існування компанія, що займається проєктуванням, створенням і встановленням виробів із листового металу для опалення, вентиляції та кондиціонування, значно збільшилася. Місцевий сімейний магазин перетворився на корпорацію з філіями в багатьох штатах, яку очолює четверте покоління родини Мак-Корві та в якій працюють сотні відданих працівників. Ця будівельно-виробнича компанія з об’єктами в Х’юстоні, Орландо й Далласі є яскравим прикладом стабільного успішного бізнесу.

У McCorvey Sheet Metal також була довга історія паперового документообігу. Донедавна у своїй адміністративній системі компанія використовувала рукописні заявки як для внутрішнього користування, так і для спілкування з бізнес-партнерами. Технічний координатор Кріс Мондо швидко зауважив, що така традиція сімейного бізнесу не сприяла успішному росту компанії.

Іноді документи втрачалися, тому не вдавалося відстежити етапи виробництва або офісних процесів.

За мету поставлено перенесення операцій у просту цифрову систему, якою користувалися б усі працівники.

Створення централізованого місця роботи

Кріс почав шукати програму з планування, у якій відображалася б кількість виконуваних завдань на кожному етапі виробництва. Але найбільш потрібно було знайти програму, завдяки якій працівники з будь-яким рівнем технічної обізнаності могли б спілкуватися на будь-якому етапі процесу. Він хотів знайти програму, у якій можна було б централізовано зберігати файли й налаштовувати процеси, для чого співробітники McCorvey вже використовували такі програми, як Word і Dropbox. Що стосується технічних міркувань, відкриті API для інтеграцій (наявні у Trello) дали б у майбутньому змогу адаптувати засоби централізованої організації роботи до постійного зростання кількості цифрових командних інструментів у робочих процесах компанії.

На етапі пошуку вирішено спробувати кілька інструментів для командної роботи, зокрема програми Trello, Mavenlink, Wrike і CRM… Trello вибрано як найкращий «замінник паперу» через наведені нижче причини.

1. Співробітники компанії швидко вивчили прості функції для співпраці.
2. Відстежувати задачі протягом процесу виробництва на одному поданні дошки просто й ефективно.
3. Завдяки візуалізації працівники інтуїтивно розуміли робочі процеси.

Випробування Trello

За допомогою 15 користувачів, залучених до процесу виробництва, почалася перевірка ефективності Trello. Команда помітила миттєве підвищення якості роботи: працівники тепер бачили статус проєктів у цеху в реальному часі та стежили за наданням усієї потрібної інформації. Додаткові переваги? Більше не потрібно постійно телефонувати або писати листи до працівників цехів, щоб задати запитання чи щось перевірити.

Trello — дуже гнучка платформа, тому вона так підходить нашим командам. Якщо організація процесу на дошці не подобається, її можна змінити. Trello ідеально підходить для повсякденних завдань.

Більше команд компанії почали бачити результати командної роботи в спільному цифровому центрі.

• Коли віцепрезидент Чарлі Мак-Корві зауважив вплив Trello на робочі процеси в магазинах, він запровадив цифрові робочі процеси для команди з оцінки. Відстежуючи конвеєр завдань, удалося скоротити кількість невиконаної роботи. Також учасники бачили, які завдання вимагали більше часу та хто потребував допомоги з виконанням роботи.
• Команда з виробництва створила журнал проблем, які виникали під час роботи. Після цього майже всі звіти про виробництво стали цифровими.

Загалом, співробітники можуть знайти всю потрібну інформацію завдяки відкритій організації дощок Trello. Якщо, наприклад, виникає проблема з проектуванням, можна залишити коментарі для техніка-проектувальника та продовжувати роботу.

Корпоративна культура, зосереджена на Trello

Кріс запровадив повсякденне користування Trello в компанії, завантаживши програму на пристрої, які працюють у режимі кіоску в цехах та офісах. Так співробітники можуть увійти в Trello й використовувати цю програму всюди в будь-який час. Учасники команди, задіяні в процесі виробництва, також можуть заходити в програму під час роботи завдяки мобільному додатку.

Trello сподобалася працівникам цехів та офісним співробітникам.

Кріс проводить базові тренінги з Trello (зазвичай по півдня), а також навчає команди McCorvey створювати дошки на основі їхніх робочих процесів на тиждень (витрачаючи близько тижня на команду). Почавши з базового набору списків Kanban («Потрібно зробити», «Виконується», «Готово»), він допомагає команді покращувати робочий процес за допомогою налаштовуваних макетів списків і доповнень.

Одна з його найкращих порад — скористатися каталогом шаблонів Trello, щоб налаштувати дошки за допомогою наданих зразків, а не створювати з нуля. Також важливо регулярно перевіряти роботи команд. Кріс постійно допомагає спрощувати робочі процеси, якщо дошки й списки стають надто довгими та громіздкими.

Основні дошки команди McCorvey

Ось кілька основних робочих процесів McCorvey Sheet Metal у Trello.

Мозковий штурм у команді

Робочий процес. Основна дошка для мозкового штурму створена, щоб підвищувати креативність у компанії. Працівники створюють на ній картки з ідеями для покращення або випробування нових процесів. Щокілька тижнів вони разом переглядають дошку, вибираючи та втілюючи найкращі ідеї.

Призначення: для всієї організації

Поради щодо використання дошки. Щоб отримувати відгуки працівників про ідеї, можна використовувати доповнення «Голосування».

Розподіл навантаження в різних місцях

Робочий процес. Спільна дошка для об’єктів у Х’юстоні та Флориді, завдяки якій можна переглядати процес виробництва. Менеджери цехів використовують дошку, щоб розподіляти навантаження в обох місцях залежно від журналу завдань.

Призначення: для менеджерів команд

Поради щодо використання дошки. Позначайте мітками завдання, які потрібно виконати в певному місці. Функція надсилання листів до дошки дає змогу працівникам, що здійснюють оцінку листів, надсилати запити клієнтів на дошку й додавати завдання до робочих процесів.

Постановка високих цілей

Компанія McCorvey, безумовно, виграла від можливостей співпраці та прозорості, які платформа Trello внесла в її повсякденні операції. А завдяки цифровій трансформації вона ще й стала лідером у галузі.

Під час змагання за участь у проєкті з побудови великого медичного закладу Trello вигідно підкреслила переваги компанії над 14 іншими суперниками. Її представники включили до презентації спільну дошку, на якій обидві сторони можуть обговорювати й відстежувати процес виробництва в реальному часі. Запропонована ними відкрита співпраця вразила клієнта. Кріс зауважує: «Прозорість — завжди дуже привабливий фактор. Використання Trello свідчить для клієнта, що ми хочемо виконати роботу як слід».

Нова епоха продуктивності без паперового документообігу

Коли Кріс Мондо вирішив знайти програму для організації виробництва, він навіть не знав, наскільки сильно це вплине на всю компанію. Як виявилося, можливості Trello мотивували команди компанії повністю відмовитися від паперового документообігу.

McCorvey, компанія, що користувалася паперовими документами 60–70 років, миттєво перейшла на цифровий формат завдяки Trello. Вплив і наслідки такого рішення були непередбачуваними, але нам це дуже сподобалося.

Усіх цілей, які поставив Кріс, упровадивши Trello, а саме: покращення співпраці, відкритості й спілкування між командами, удалося значною мірою досягти. Зокрема налагоджено співпрацю між офісами, виробничими цехами та монтажними площадками у Флориді й Техасі. Наявність у McCorvey Sheet Metal Works цифрового центру для всіх процесів, що розширюється разом з організацією, — упевнений крок уперед на подальші 100 років успішного розвитку компанії.