Palace Law і Trello

Що приходить на думку, коли ви уявляєте юриста на роботі?

Зазвичай вони є представниками строгої консервативної професійної культури, засиджуються на роботі до пізнього вечора, а їхні столи гнуться від папок і документів.

З моменту появи та протягом багатьох десятиліть існування професія юриста базувалася на системі паперового документообігу.

За словами Джордана Кауча, адвоката компанії Palace Law, у її основі також лежав принцип орієнтації на людей, які займаються цієї професією, а не на тих, кого вона обслуговує. «Наша галузь у деякому роді не зацікавлена в інтересах клієнта, — зауважує Джордан. — Узяти хоча б модель оплачуваних годин. Успіх клієнта не має для вас практичної користі, адже що швидше й що ефективніше ви працюєте, то менше заробите. Звучить невтішно для клієнта».

На юридичному факультеті Джордан надихався професорами, що розглядали нові й відмінні способи ведення юридичної діяльності. Після випуску він захотів працювати в компанії, що поділяла цей принцип. Так пошуки привели його до Патріка Пеліса, засновника компанії Palace Law. Обидва юристи вважали, що мета їхньої професії — надавати клієнтам кращі послуги, а не брати з них більше грошей. «Ми хотіли надавати кращі послуги більшій кількості клієнтів і робити це ефективніше, — зазначає Джордан. — Це прагнення й поклало початок усім змінам, які ми вже впровадили та продовжуємо впроваджувати зараз».

У компанії Palace Law було вирішено, що для досягнення своєї мети — покращення обслуговування клієнтів — потрібно запровадити цифрову систему, яка б замінила паперову документацію, що лежить в основі багатьох робочих процесів юристів.

Початок цифрової мандрівки

«Для юристів перехід до візуалізації робочих процесів дуже важливий, однак наші робочі процеси непросто побачити та зрозуміти, — зауважує Джордан. — Саме тому ми звернулися до Trello».

Після запуску цифрової трансформації компанія Palace Law зіткнулась із двома основними випробуваннями.

Перше полягало в тому, щоб надати клієнтам можливість спілкуватися з адвокатами поза межами офісу. Для цього потрібно було зробити так, щоб інформація, нагромаджена у стосах паперів на численних столах і поличках, стала доступною звідусіль. У Palace Law було впроваджено Clio Legal Trends Report — хмарну систему керування робочими процесами, яка стала цифровим архівом компанії. У ній фіксувалися та зберігалися всі обговорення та файли.

Друге випробування — забезпечити адвокатам доступ до пов’язаних зі справами завдань у цифровому середовищі. «Для юристів перехід до візуалізації робочих процесів дуже важливий, однак наші робочі процеси непросто побачити та зрозуміти, — зауважує Джордан. — Саме тому ми звернулися до Trello». Компанія Palace Law упровадила Trello як хмарну систему керування робочими процесами й за допомогою Zapier інтегрувала цей продукт із Clio, надавши працівникам доступ до необхідної інформації для різноманітних процесів. Компанія обрала Trello в тому числі через можливості інтеграції, які надає продукт, адже в рамках цифрової екосистеми працівники також користуються Slack і Google Диском.

Одразу після відмови від паперового документообігу компанія переглянула всі робочі процеси й адаптувала їх до нової цифрової системи. Наприклад, за старої системи хтось фізично приносив стос папок зі справами та складав їх на столі адвоката. Ця гора папок, немов якір, приковувала адвоката до робочого місця, адже без них робота не зрушиться з місця.

Trello повністю трансформував організаційну структуру компанії. Тепер папки зі справами перетворилися на картки Trello. Ці картки присвоюються дошкам Trello адвокатів, які використовують функції Trello для встановлення пріоритетів у роботі. За старої моделі адвокат уручну позначав на папці зі справою, коли потрібно буде переглянути її знову. Зараз він просто отримує нагадування в Trello, коли необхідно до неї повернутися.

Компанія Palace Law перевела в цифрову форму спілкування з клієнтами, процес їх залучення та навіть керує справами в процесі судового розгляду за допомогою Trello.

«Trello дав нам змогу бачити всю картину робочих процесів, — зазначає Джордан. — Оскільки на столах більше не лежали паперові документи, був потрібен спосіб бачити кожну папку зі справою, щоб знати, над чим працювати, оцінювати пріоритети і переглядати пов’язані зі справою файли».

Завдяки цим змінам наші адвокати можуть працювати вдома та легко знаходити потрібні ресурси під час зустрічей із клієнтами поза межами офісу. Це зменшило нервову напругу і полегшило всім життя. Для прикладу, Джордан перевіряє пошту та переглядає крайні строки за допомогою мобільного додатка Trello. «Цей мобільний додаток — потужний інструмент, що дає змогу стежити за станом справ і бути в курсі майбутніх етапів роботи», — зауважує Джордан.

Заощаджується 200 аркушів паперу на день

«Відтоді як ми почали працювати з Trello, настрій у колективі покращився. Цей продукт полегшив наше життя», — зізнається Джордан.

Наразі колектив компанії Palace Law упевнено користується цифровою системою, однак рішення відмовитися від паперового документообігу здавалася надто сміливим. «Коли ми починали, до нас долучалося дуже мало працівників, і тому було лячно, — зізнається Джордан. — Не було перевіреної моделі, як утілити це в життя».

Хоча працівники Palace Law і хвилювалися через трансформацію, більшість із них усе-таки підтримали її. «Креативність, інноваційність і гнучкість — це частина нашої корпоративної культури. Ми завжди шукаємо способи виконувати нашу роботу краще для клієнтів», — зазначає Джордан.

Система принесла приголомшливі результати. Усього через 9 місяців дохід Palace Law зріс на 76 %. Крім того, компанія отримала вражаючий показник лояльності клієнтів (NPS) — 70. Згідно зі звітом Clio Legal Trends, середній показник NPS у світі для юридичних компаній — лише 25. Також компанія значно знизила обсяги використання паперу. У середньому заощаджується 200 аркушів паперу на день.

Ще однією перевагою стало те, що ця трансформація позитивно вплинула на ставлення працівників до роботи. «Відтоді як ми почали працювати з Trello, настрій у колективі покращився. Цей продукт полегшив наше життя, — зізнається Джордан. — Люди не відчувають стресу. Коли на столі багато документів, важко тримати все під контролем. Завдяки карткам Trello, на яких видно мітки та дати завершення, напруга спала та стало легше визначати важливі пріоритети в робочих процесах».