Scan2CAD і Trello

Scan2CAD оптимізує гнучкість та видимість робочих процесів завдяки Trello

Для більшості компаній розвиток означає більшу кількість працівників, складніші процеси й більше клопотів. Але завдяки Trello Scan2CAD, всесвітньовідомій програмі для конвертації, створеній для архітектурного й технічного проєктування, із цим удалося впоратись.

Пріоритет Scan2CAD — розвиток без ускладнень. Здобувши понад 90 тисяч клієнтів, компанії наймають більше працівників і розширюють офіси. Проте Scan2CAD вдається керувати бізнесом завдяки маленькій і розосередженій команді, що налічує 25 людей (включно з підрядниками). Інші компанії намагаються розробити нові продукти та вийти на нові ринки, але Scan2CAD зосереджує увагу на одному продукті для двох цільових аудиторій.

Інші компанії нагромаджують безліч систем та інструментів, тоді як Scan2CAD покладається на Trello, креативно використовуючи цю платформу для всіх потреб адміністрування проєктів, продажу і керування продуктом.

Стирання меж між фізичним і цифровим

Компанія Scan2CAD дає змогу архітекторам та інженерам втілювати проєкти й продукти в життя. Завдяки її програмі можна легко конвертувати відскановані плани й зображення у файлах звичайного типу на файли, що підтримують комп’ютеризоване проєктування (CAD) і комп’ютеризоване виробництво (CAM), для редагування та створення документації. Цю розумну технологію хотів утілити генеральний директор Люк Кеннеді, коли придбав компанію у 2010 році.

Посада директора була для нього новою, проте його добре знали в компанії. За 20 років до цього Scan2CAD заснував його батько. Коли він пішов на пенсію, компанію придбав інший покупець. Коли згодом новий директор захотів змінити її профіль, Люк скористався можливістю і викупив компанію, щоб продовжити справу свого батька.

Обійнявши посаду генерального директора, Люк побачив, що продукт компанії можна зробити ще доступнішим, а робочі процеси — ще ефективнішими та прозорішими. «Нам відомо, що клієнти конвертують файли за допомогою нашої програми. Тому мені хотілося зробити її використання якомога простішим, — пояснює він. — Тож я замислився над тим, як заразом спростити й наші робочі процеси».

Захопившись ідеєю оптимізації, Люк вирішив знайти єдину гнучку систему, яка допомагала б команді організовувати робочі процеси зараз і в майбутньому. Тому він створив надійну персональну дошку Trello та представив її можливості колегам із компанії Scan2CAD.

Один інструмент — безліч можливостей використання

Якби не Trello, нам, певно, довелося б користуватися 10 різними додатками… Натомість ми спромоглися заощадити час і гроші та зберегти свої сили.

Координуючи роботу всіх команд, Люк поділився з ними можливостями використання Trello — від простих списків завдань до складних робочих процесів. Згодом працівники захопилися цими ідеями й почали використовувати їх самі. Так уся компанія організувала у Trello всі свої важливі процеси, зокрема продажу, прийняття на роботу, створення контенту, розробки програмного забезпечення та відстеження несправностей, і об’єднала кілька інструментів. «Якби не Trello, нам, певно, довелося б користуватися 10 різними додатками», — каже Люк. — Використовуючи лише один, ми спромоглися заощадити час і гроші та зберегти свої сили».

Наприклад, команда з розробки контенту Scan2CAD використовує Trello, щоб обговорювати ідеї статей розділу підтримки й ресурсів для клієнтів. Учасники команди створюють нову картку для кожної теми чи завдання, упорядковують картки за місяцями та призначають авторів. У процесі виконання завдання автори переміщають його на дошки «Чернетка», «Редагування» або «Запуск». Редактори також використовують доповнення Trello Повторювач карток і функцію «Контрольний список», щоб не пропустити жодну задачу з редагування.

Команда з продажу Scan2CAD використовує Trello в схожий спосіб. Коли потрібно виконати дії щодо нового ліда або наявного клієнта, представник команди створює для цього картку на дошці Trello «Угоди».

Розробники Scan2CAD пристосували Trello до своїх потреб, щоб не використовувати додаткових інструментів. Хоч вони використовують сценарії для автоматичного тестування, розгортання і досі часто потребує численних ручних операцій. Щоб виконувати кожне завдання з мінімальним навантаженням, команда з розробки створює картки Trello для кожного випуску, а потім використовує функцію «Контрольний список», щоб автоматично заповнити контрольні списки для розгортання та запуску.

За допомогою Trello розробники також відстежують і усувають несправності. Вони створюють картки для кожної несправності, призначають відповідальних за її усунення, полегшуючи таким чином роботу решти команди, і обговорюють проблему в коментарях до картки. Люк стверджує, що успіх команди цілком залежить від цього робочого процесу. «Без нього випуск був би неможливим, — стверджує він. — Учасники бачать лише призначені для них картки, тому можуть зосередитися на завданнях, за які несуть відповідальність. Так ми дотримуємося принципу відкритості, не переобтяжуючи учасників».

Проста й гнучка система для досконалого керування даними

Trello — наше єдине джерело даних.

Trello підходить для всіх робочих процесів Scan2CAD — як лінійних (наприклад, створення контенту), так і повторюваних (як-от усунення несправностей).

Крім того, завдяки Trello у компанії покращилась видимість і співпраця в повністю дистанційній команді, розкиданій по всьому світу. «Це наше єдине джерело даних, — пояснює Люк. — Усі учасники команди, зокрема нові працівники, мають доступ до всієї потрібної інформації в Trello».

Люк пояснює, що поширення та успіх продукту Scan2CAD зумовлені інтуїтивним дизайном і гнучкістю Trello. Незалежно від рівня технічної обізнаності можна швидко навчитися використовувати цю програму й налаштовувати дошки відповідно до конкретних потреб. Він каже: «За гнучкістю інструмент Trello можна порівняти хіба що з електронною таблицею, проте він безперечно набагато кращий. Його можна використовувати як простий маркований список або повноцінний додаток, інтегрований з іншими системами, що покращує кожен елемент бізнесу».

Почавши з однієї персональної дошки, компанія Scan2CAD перенесла всі робочі процеси в Trello, де Люк і його команда втілюють свої ідеї. «Платформа Trello стала знахідкою для організації роботи. Вона справді краща за всі інші, — каже Люк. — Ми використовуємо Trello, тому що це чудовий спосіб унаочнення даних. Марковані списки легко перетворюються на списки сумісних з іншими додатками задач, яким призначені реальні виконавці та дати завершення. Це просто фантастично».