SwagUp і Trello

Нові бізнес-ідеї не матимуть успіху без надійної системи підтримки. Належне функціонування систем і робочих процесів може позитивно вплинути на здатність бізнесу стати на ноги та, особливо у випадку зі стартапами, у потрібний момент адаптуватися до нових можливостей.

Коли Майкл Марточчі почав виношувати свої підприємницькі плани в галузі рекламної (або сувенірної) продукції та заснував компанію SwagUp (прямо в материному гаражі в Нью-Джерсі), він хотів стати постачальником сувенірів для стартапів. Однак підприємницька жилка постійно підштовхувала його до пошуку нових ідей і можливостей для інновацій, і завдяки Trello йому це вдалося.

SwagUp знаходить свою нішу

Хоча асортимент сувенірної продукції вийшов за рамки фірмових чашок і пляшок води (досить згадати гігантські набори блоків для дженги та справжнісінькі говерборди), галузеві практики та постачальники роками лишалися незмінними. «Існує 20–30 компаній, яким належить половина загального прибутку галузі, а інша половина розподіляється між приблизно 30 000 дрібніших компаній», — пояснює Майкл.

Така фрагментація призводить щонайменше до того, що клієнти лишаються незадоволеними. Деяким із них доводиться співпрацювати з кількома постачальниками для отримання необхідних товарів, через що процес замовлення стає тривалішим, складнішим і менш координованим. Інші надають перевагу менш клопітному, проте затратнішому варіанту: доручають керування замовленнями маркетинговим агентствам.

Майкл усвідомив усю суть цієї недосконалої системи, коли до нього звернулася компанія щодо замовлення комплекту сувенірів (колекції фірмових товарів) для нових працівників. «Отримання такого комплекту потребує чималих зусиль, і тому ми подумали, що якщо одному клієнту знадобилася така послуга, можливо, іншим це також буде цікаво», — зазначає Майкл.

Це усвідомлення змусило Майкла переосмислити підхід до бізнесу та, як наслідок, змінити курс. Компанія SwagUp відійшла від старої незручної моделі й оптимізувала надання послуг клієнтам, запропонувавши просту процедуру замовлення та злагоджені процеси електронної торгівлі на додачу до послуг дизайну й можливості зібрати комплект товарів. Крім того, до кола її обов’язків було додано зберігання товарів, виконання замовлень і доставку. По суті, компанія SwagUp взяла на себе тягар логістичних послуг, який зазвичай лягав на плечі клієнтів, що позитивно позначилося на злагодженості процесів.

Для реалізації свого задуму Майклу довелося швидко розробити систему керування логістичними та пов’язаними з бізнесом робочими процесами, необхідними для втілення його інноваційної ідеї в життя.

Розробка робочих процесів для бізнесу від початку до кінця

Відкривши дошку Trello, можна відразу зрозуміти, як усе влаштовано. Не потрібно витрачати час на навчання.

«Я розповідаю людям, що створив цю компанію за допомогою Wix, Typeform і Trello. Ці три функціональні інструменти легко доступні й, здебільшого, безкоштовні», — зауважує Майкл.

Першим робочим процесом, який розробив Майкл, стала система конвеєра продажів для керування всім життєвим циклом клієнта: від надсилання замовлення до доставки сувеніра. Він обрав Trello через його наочність і орієнтований на процеси дизайн. Він також знав, що співробітники зможуть легко освоїти Trello, а це сприятиме швидкому впровадженню нової ініціативи. «Відкривши дошку Trello, можна відразу зрозуміти, як усе влаштовано, — зазначає Майкл. — Не потрібно витрачати час на навчання».

За допомогою Zapier Майкл автоматизував аспекти конвеєра продажів, щоб заощадити ще більше часу. Коли клієнт надсилав замовлення на вебсайті SwagUp, Zapier автоматично активував картку Trello, яка зі свого боку сповіщала працівників SwagUp. Картка призначалася дизайнеру, а потім передавалась у відділ роботи з клієнтами, і так далі. Завдяки переміщенню картки дошкою Trello команда могла бачити, на якому етапі перебував кожен клієнт, і розуміти подальші кроки.

Коли Майкл побачив, наскільки добре функціонував цикл продажу завдяки Trello, він переніс на платформу інші робочі процеси команди. Було створено дошку «Операції» для керування матеріально-технічним забезпеченням і закупками в постачальників. Виконання замовлень сувенірної продукції вимагає уваги до багатьох деталей, і Trello став центром моніторингу всіх процесів та керування ними. «Ми відстежували на дошці практично все: дату, коли замовник мав отримати сувенір, кольори тощо», — згадує Майкл.

На картках були контрольні списки, за допомогою яких ми перевіряли наявність усієї інформації, необхідної для команди з обробки замовлень.

З дошки «Операції» запити на замовлення надсилалися постачальникам, після чого запускався робочий процес виконання замовлень. Постачальники позначали на картках Trello, чи прийнято замовлення та коли його відправлено. Згодом робочий процес виконання замовлень став динамічнішим, і тут Майкл почав зважувати переваги доповнень, за допомогою яких можна додати на будь-яку дошку Trello більше функцій, інтеграцій та інших бізнес-інструментів.

Упродовж шести місяці компанія SwagUp користувалася безкоштовною версією Trello, але Майклу закортіло розширити функціональність інструменту, особливо додати до карток відомості про доставку. Доповнення «Відстеження пакунків» додає номери відстеження відправлень на картки Trello, завдяки чому можна переглядати актуальну інформацію про їх перебування та дати доставки прямо в Trello. «Ми щодня отримуємо й надсилаємо сотні пакунків. За допомогою карток дуже зручно дізнаватися, чи прибув пакунок і де він перебуває», — зауважує Майкл.

SwagUp є чим пишатися

Я не знаю жодного іншого інструменту, за допомогою якого ми б змогли досягти таких результатів. Ми б не вижили без Trello.

Через два з лишком роки інноваційна бізнес-ідея перетворилася на інноваційний бізнес, і значну роль у цій трансформації Майкл відводить Trello. Інвестування компанії в модернізацію надання послуг клієнтам в умовах нединамічної галузі принесло свої результати: SwagUp має 800 клієнтів, виконала майже 2 000 замовлень, і, за прогнозами, її річний дохід за 2019 р. сягне 8–9 мільйонів дол. США.

«Я не знаю жодного іншого інструмента, за допомогою якого ми б змогли досягти таких результатів. Ми б не вижили без Trello, — зізнається Майкл. — Завдяки ньому ми оптимізували робочі процеси та краще зрозуміли свої обов’язки, а також змогли автоматизувати важливі етапи. Тож тепер ми працюємо набагато швидше та можемо заробляти мільйони, хоча нас так само десятеро».