UNICEF і Trello

За менш ніж 30 годин до початку урагану Ірма понад 22 000 людей отримали життєво необхідну інформацію завдяки UNICEF.

Завдяки платформі взаємодії та спілкування з молоддю під назвою U-Report Глобальний центр інновацій UNICEF допоміг сотням спільнот завчасно підготуватися до руйнівного шторму.

Завдяки масштабуванню роботи та використанню U-Report троє із 17 учасників команди, яка цілодобово працює у різних куточках планети, від Бангкока до Копенгагена, від Панами до Сантьяго, змогли в рекордні терміни зв’язатися з 14 країнами, на яких насувавсь ураган. Більш ніж половина людей, котрим вони допомогли, зазначили, що це було єдина отримана оперативна інформація щодо підготовки до стихійного лиха та заходів безпеки, яких необхідно вжити спільнотам.

Завдяки інструменту Trello відділ інновацій UNICEF зміг швидко зреагувати на надзвичайну ситуацію.

Прозорість і можливість бачити ситуацію під різними кутами, які забезпечує Trello, допомагають нам послідовно надавати допомогу тій самій країні в межах кількох проєктів у різних її регіонах, якими опікуються різні люди.

Стислі чіткі повідомлення, надіслані людям, що проживали на шляху урагану, допомогли врятувати їхнє життя та життя їхніх родин. 89 % опитаних відповіли, що отримана інформація виявилася для них корисною, 80 % поділилися нею принаймні з однією людиною, а 57 % — переслали ці повідомлення щонайменше п’ятьом людям.

Зусилля заради дітей

Коли йдеться про організацію, якій уже 70 років, здається, що вона має бути бюрократичною та консервативною, однак UNICEF не вписується в цей шаблон. Уже майже століття вона залишається символом надійності, адже завоювала довіру людей як організація, що допомагала дітям під час кризи. Однак інноваційність уплетено в її ДНК. За кожною ініціативою та гуманітарною діяльністю стоїть палке прагнення впроваджувати реальні зміни, надавати щоразу ще кращі послуги та виносити уроки з досягнутих результатів.

Усі відділи UNICEF працюють заради однієї місії — створити кращий світ для кожної дитини, що б це не означало: ручні насоси для швидшого доступу до чистої питної води, процеси для точної оцінки стану дітей, що страждають від гострого недоїдання, чи усунення перешкод для появи технологій, які сприяють позитивним змінам.

Коли йдеться про усунення перешкод, справді новаторським підходом відрізняється команда Глобального центру інновацій UNICEF. Вона оцінює та впроваджує ідеї і технології, які можна масштабувати на державному та міжнародному рівнях для ефективнішого й істотнішого покращення життя дітей і їхніх родин. Також ці люди на власному досвіді досліджують, що означає бути розосередженою командою, яка співпрацює завдяки технологіям.

Таня Акроне, старший радник у питаннях інновацій, яка очолює команду Глобального центру інновацій, працює разом зі своїми 16 колегами з повною та частковою зайнятістю з 11 куточків світу над забезпеченням цілодобової підтримки в різних часових зонах і асинхронної взаємодії. Особливо в разі впровадження рішень щодо надання допомоги в надзвичайних ситуаціях команда має діяти максимально ефективно.

Ми не можемо марнувати час на розсилку електронних листів із подальшим порпанням у них для пошуку задач, коли йдеться про порятунок життя чи життєво важливу інформацію для спільнот. Завдяки Trello ми полегшили комунікацію та робочі процеси, підвищивши їхню ефективність.

У 2016 році ця невелика команда віддалених працівників із різних куточків планети активно взаємодіяла з 89 зі 193 країн, якими опікується UNICEF, для впровадження спільно з урядами та іншими організаціями нових ініціатив, спрямованих на допомогу в підготовці до руйнівних явищ та розробку нових методів діяльності, що сприяють реалізації ініціатив щодо покращення рівня здоров’я, безпеки та освіти дітей за підтримки UNICEF і партнерських організацій по всьому світу.

Новий рівень дистанційної роботи

Спочатку команда Глобального центру ініціатив була невеликою й налічувала всього сім людей, що працювали в Кампалі, Уганда. Вони почали використовувати Trello, щоб централізовано зберігати всі важливі відомості й мати єдине джерело правильної інформації, що забезпечує той рівень прозорості для всіє команди, якого неможливо досягти за допомогою громіздких ланцюжків електронних листів і документів на локальних комп’ютерах.

Trello допомагає нашій команді зосередити зусилля на наданні максимальної підтримки іншим як під час кризи, так і в повсякденній роботі, спрямованій на задоволення соціальних потреб.

Через потребу надавати підтримку іншим країнам незабаром обсяги роботи команди вийшли за рамки того, на що здатна модель співпраці з одного місця розташування. Команда стала мобільнішою, і її учасники подорожували по всьому світу, надаючи підтримку людям у різних країнах. Коли було вирішено розосередити команду по різних куточках планети для підвищення ефективності, це єдине джерело правильної інформації стало ще ціннішим. Дистанційна робота досягла максимальних масштабів, коли команда почала цілодобово працювати в асинхронному режимі та з’явилася потреба в наборі інструментів для співпраці, упорядкування роботи та запровадження єдиного спільного бачення діяльності незалежно від географічних координат.

Метою команди стало створення віртуальної робочої області, яка б дала змогу команді працювати так само ефективно й координовано в дев’яти часових поясах, як це виходило з одного місця розташування. І ось у 2016 році в рамках своєї місії із впровадження інновацій у принципи роботи UNICEF команда розпочала системне дослідження низки різних інструментів для командної співпраці, щоб знайти ідеальний комплект технологій для дистанційної роботи з річних куточків світу.

І знову Trello!

Упродовж 12 місяців команда Тані оцінювала та випробовувала 17 різних додатків для співпраці за такими критеріями, як керування проєктами, можливості спілкування за допомогою відеозв’язку, чату та електронною поштою. У рамках експерименту вони здійснювали робочі процеси за допомогою чотирьох різних інструментів для спільної роботи над проєктами.

Зрештою, було визначено набір із п’яти інструментів, які стали використовуватись у віртуальному офісі. Незважаючи на те, що команда вже мала досвід використання Trello, виявилося, що колективний вибір знову припав на цей інструмент через низку важливих причин.

• Проста структура на основі дощок, списків і карток легко адаптується під потреби учасників команди, які не вчилися керувати проєктами.
• Завдяки гнучкості та прозорості інструменту кожен може отримати доступ до необхідної інформації.
• За потреби можна створювати нові робочі процеси, а дошки — використовувати не тільки для відстеження завдань.
• Візуалізація в поєднанні з такими функціями, як мітки та фільтри, допомагають команді аналізувати інформацію в різних (і цінних) комбінаціях, як-от за країною, по всьому світу, за виконаними діями або рішеннями.

Ми можемо адаптувати Trello відповідно до ідей і дій організації, замість того, щоб намагатися підлаштувати свою команду та її потреби, що змінюються ледь не щодня, під сталу систему.

Як Trello допомагає забезпечити комплексну співпрацю на глобальному рівні

Для команди Глобального центру ініціатив UNICEF Trello — найважливіший інструмент внутрішньої координації, що є основою співпраці для продуктивної діяльності організації.

Працюючи з будь-якою кількістю країн у будь-який час, команда може стежити за необхідними регіонами, підтримувати зв’язок зі всіма контактними особами та мати доступ до всіх важливих документів завдяки спеціальним дошкам Trello.

Очолюючи одночасно кілька ініціатив в одній країні, команда може впорядкувати назви дощок за країною та за рішенням, яке реалізує. Під час кризи внаслідок урагану, що пронісся Карибськими островами, команда зосередила зусилля на дошці «Термінові дії щодо Урагану Ірма», тримаючи під контролем інформацію, пов’язану з іншими регіонами.

Між тим ми ніколи не забували про інші теми, які обговорювалися з цими 14 країнами щодо впровадження інших доцільних рішень, а також чітко розуміли, хто є контактними особами та де розміщено координаційні центри в кожній країні.

Водночас в інших частинах світу їхня команда працює над такими ініціативами, як UPSHIFT. Це програма підтримки молодіжного підприємництва та соціальних інновацій. Вона надає підтримку найбільш соціально відчуженим молодим людям, зокрема з обмеженими можливостями та тим, кому довелося покинути свій дім, у 8 країнах і регіонах задля розвитку в молоді навичок підприємництва та здатності впроваджувати рішення у своїх спільнотах. Основна діяльність із керування цими 8 проєктами та взаємодії з 20 країнами, які хочуть запровадити UPSHIFT (що характеризуються як однаковими компонентами, так і різними екосистемами й етапами реалізації) виконується за допомогою Trello.

Проте Trello — це лише частина їхньої мандрівки.

Результати, отримані завдяки перспективі високого рівня, яку забезпечує Trello, переносяться, наприклад, на програми в рамках UPSHIFT, як-от ініціатива Туана Нгуєна, студента з порушеннями зору з В’єтнаму, який створив онлайн-портал із працевлаштування для підтримки спеціалістів своєї спільноти.

Ще один приклад — Ріна Шабані, 16-річна мешканка Косово, яка наразі очолює освітній проєкт для молоді, присвячений питанням гендерної нерівності. Завдяки зусиллям таких новаторів із вирішення соціальних проблем, як Ріна, у Косово реалізовано рішення, які допомогли понад 200 000 людей.

Глобальний центр інновацій також допомагає філіалу UNICEF в Індонезії та уряду Індонезії керувати їхньою найбільшою кампанією з вакцинації, метою якої є забезпечення 70 мільйонів дітей вакцинами від небезпечних вірусів кору та краснухи.

Знову ж таки, основою для масштабного впровадження таких змін стали технології: інструмент комунікації з відкритим вихідним кодом RapidPro забезпечує доступ до корисної практичної інформації в реальному часі, на що не здатна система відстеження, яка базується на паперових носіях; він також дає змогу спілкуватися з людьми за допомогою мобільних телефонів, у цьому випадку через SMS. Досвід, отриманий у процесі реалізації цих ініціатив в Індонезії та Замбії, буде корисним для країн, зацікавлених у застосуванні RapidPro для досягнення їхніх цілей із вакцинації.

Хоча розробкою процесів RapidPro з підтримки охорони здоров’я за допомогою цифрових технологій у 15 країнах займаються всього двоє людей, фонд зі співробітництва Trello допомагає їм забезпечити прозору діяльність, щоб учасники команди могли самі оперувати необхідними відомостями, не відволікаючись від роботи для оновлення інформації. Це дає змогу команді створити (та розширити) мережу експертів у галузі охорони здоров’я, які можуть виконувати цю роботу в різних регіонах UNICEF.

Зусилля задля покращення життя дітей: з теперішнього в майбутнє

По своїй суті місія Глобального центру інновацій UNICEF полягає у визначенні ідей, що допоможуть тисячам людей у певному регіоні, і їх реалізації заради мільйонів дітей і їхніх родин у 190 країнах світу, якими опікується UNICEF.

На практиці це свідчить про те, що команда Тані надає перевагу принципам відкритості та цифрової інновації. Іншими словами, проєкти UNICEF створені для спільного використання, у тому числі й поза межами організації. Trello поділяє цей дух продуктивної прогресивної співпраці, і тому цей продукт став ідеальним робочим інструментом організації.

Ми створюємо інструменти так, щоб усе можна було легко налаштувати, адаптувати та дублювати, адже ми завжди пам’ятаємо, кому вони мають служити: дітям і їхнім родинам у найбільш важкодоступних місцях.

Як зауважує Таня, ми всі є частиною більшої, спільної екосистеми, що змінюється завдяки зусиллям, спрямованим на допомогу іншим: від командної гуманітарної діяльності на найвищих рівнях до розробки необхідних для цього інструментів, як-от Trello. Ці зусилля принесуть найкращі результати, якщо їх удосконалювати та розширювати відповідно до потреб спільнот.

Ми прагнемо бути ензимами, а не каталізаторами. Каталізатори пришвидшують хімічні реакції. Ензими ж підвищують темпи змін навіть швидше, ніж каталізатори; каталізатори перетворюють те, що трапляється в них на шляху, у щось нове, а ензими змінюються самі та розвиваються в результаті цих змін.

Загалом це означає, що портфоліо проєктів Глобального центру інновацій, як і дошки Trello, що використовуються для їх відстеження, через рік виглядатимуть інакше. І це надзвичайно тішить.

Ми б хотіли озирнутися назад і зрозуміти, що доклали руки до масштабування значних позитивних змін для дітей, працюючи разом із ними. Нам би хотілося перенести дієві ініціативи на те, як відбуваються робочі процеси на дошках. Загалом сподіваємося знову запропонувати нові рішення для вдосконалення нашого інструменту, які допоможуть змінити світ на краще.