BurgerFi + Trello

Là một phần trong phân khúc dịch vụ ăn uống đang phát triển nhanh nhất trên thế giới mang lại trải nghiệm như thế nào? “Rất bận rộn”, Steven Buckley, Giám đốc điều hành tại BurgerFi cho biết. Doanh nghiệp nhượng quyền kinh doanh burger ăn nhanh bình dân này đã mở gần 100 nhà hàng trên khắp nước Mỹ trong năm năm qua: “Chúng tôi liên tục gặp thách thức phải trở thành 'tốt nhất' - mục tiêu tối cao của chúng tôi là trở thành doanh nghiệp dẫn đầu phân khúc”. Nổi danh với món bánh hamburger “thương hiệu” đặc trưng và các nguyên liệu tuyển chọn, công ty có trụ sở tại Florida đã chủ đích tạo ra một trải nghiệm ăn uống đáng kinh ngạc thông qua thương hiệu công ty và chủ sở hữu nhượng quyền kinh doanh tại địa phương.

Trọng tâm hàng đầu của công ty là đổi mới liên tục và ứng dụng công nghệ tiên tiến với các sản phẩm thực phẩm và chế độ cung cấp dịch vụ của chúng tôi.

Là một doanh nghiệp nhượng quyền, mục đích và mục tiêu của BurgerFi cần được truyền đạt và thực hiện ở tất cả các cấp trong công ty, từ giám đốc điều hành cấp cao đến các cửa hàng trưởng. Việc chuyển thông tin qua các bộ phận và địa điểm nhượng quyền không hề dễ dàng khi có hơn 300 cá nhân cần kết nối xuyên quốc gia. Để đạt được kết quả tăng trưởng mà họ mong muốn, BurgerFi cần phải liên kết tất cả thành viên nhóm của họ xoay quanh cùng các ưu tiên.

Lý do Trello được chọn

Khi Steven tham gia nhóm vào đầu năm 2015, anh nhận ra sự cần thiết của một công cụ giao tiếp và tổ chức sẽ được áp dụng và sử dụng trên toàn bộ tổ chức. Công cụ này phải thân thiện với người dùng và dễ tiếp cận bất kể vị trí, năng lực kỹ thuật số hay thiết bị. Anh đã thấy Trello được sử dụng trong khi làm việc tại một tổ chức khác, và thích những gì anh thấy:

Chúng tôi quan tâm đến Trello lần đầu là vì khả năng tạo ra các mục tiêu cấp cao và áp dụng các mục tiêu đó vào những chiến thuật trên toàn hệ thống để thực hiện, với khả năng đảm trách đầy đủ ở tất cả các cấp của tổ chức.

Bằng cách đưa Trello vào BurgerFi làm phương tiện để cộng tác và quản lý dự án, Steven đã chứng kiến Trello trở nên rất quan trọng trong công ty khi các thành viên bắt đầu khám phá những khả năng của Trello cho các sáng kiến liên bộ phận, như đào tạo nhập môn cho bên nhận nhượng quyền, quản lý tài liệu tiếp thị và phát triển bất động sản.

Trên thực tế, ba điều quan trọng đã diễn ra khi BurgerFi liên kết tổ chức của họ xoay quanh một công cụ trung tâm:

1. Văn hóa công ty ghi nhận sự thay đổi tích cực về khả năng đảm trách và làm chủ các dự án.
2. Những nỗ lực cá nhân bắt đầu điều chỉnh tốt hơn theo các ưu tiên hàng đầu của công ty.
3. Sự giao tiếp giữa các bộ phận và với các bên nhận nhượng quyền trở nên đơn giản hơn và dễ quản lý hơn.

Trello là một công cụ tuyệt vời để cộng tác giữa các bộ phận.

Theo Steven, qua hai năm sử dụng, Trello đã trở thành một nguồn thông tin và kiểm soát mạnh mẽ cho các cá nhân ở mọi cấp độ trong tổ chức của họ. Với hơn 150 bảng đang được sử dụng tích cực bởi hơn 300 thành viên nhóm, Steven khẳng định Trello đã trở nên rất quan trọng trong văn hóa công ty. Nhân viên và bên nhận nhượng quyền của BurgerFi thường xuyên sử dụng Trello theo mọi cách:

• Tổ chức cơ cấu công ty
• Điều hành cuộc họp
• Tạo bài thuyết trình
• Thực hiện chương trình
• Đính kèm tài liệu
• Quản lý truyền thông xã hội
• Phát triển các chiến dịch tiếp thị
• Đào tạo thành viên nhóm mới
• Theo dõi phát triển ý tưởng
• Quản lý nhà hàng hàng ngày
• Tìm kiếm các địa điểm kinh doanh mới

Bên cạnh đó, trong khi tất cả mọi người tại BurgerFi đã có được cùng những lợi ích này từ việc sử dụng Trello, mỗi nhóm đã phát triển quy trình làm việc tùy chỉnh để ưu tiên các mục tiêu quan trọng trong sự phát triển của công ty.

Các bảng hàng đầu của nhóm BurgerFi

Khi sử dụng bảng Trello, BurgerFi đã khuyến khích nhân viên phát triển quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của họ. Để giúp bồi đắp tinh thần của nhóm trong môi trường đa dạng này, họ đã phát triển một vài nền tảng bảng mang thương hiệu BurgerFi tiêu chuẩn để nhân viên có thể lựa chọn. Từ đó, họ có một tập hợp bảng đa dạng nói lên các nhu cầu khác nhau của từng nhóm để đóng góp vào các mục tiêu tổ chức cấp cao nhất. Dưới đây là một số quy trình làm việc Trello hàng đầu của BurgerFi:

Danh mục công ty

Quy trình làm việc: Bảng danh mục công ty của BurgerFi là tổng quan cấp cao nhất về từng bộ phận và các bảng Trello tương ứng của các bộ phận đó hiện đang được sử dụng tại công ty.

Sử dụng bảng này cho: Toàn bộ tổ chức

Mẹo xây dựng bảng: Danh sách sắp xếp từng bộ phận theo thẻ, bao gồm các thành viên nhóm và liên kết đến các bảng đang được nhóm đó sử dụng. Nhân viên có thể tham khảo bảng này bất cứ lúc nào để xem trạng thái cấp cao của các nhóm và các dự án hàng đầu của họ.

Quản lý nhượng quyền

Quy trình làm việc: Một bộ bảng nhượng quyền được cung cấp cho mỗi chủ doanh nghiệp mới để hướng dẫn họ về các mục tiêu doanh nghiệp cũng như cung cấp cho họ một bộ đầy đủ các bảng quản lý để điều hành nhà hàng hàng ngày.

Sử dụng bảng cho: Nhóm phân tán

Mẹo xây dựng bảng: Giữ các phiên bản mẫu của bảng như "Nhật ký cửa hàng", ''Khiếu nại của khách hàng" và "Quản lý nhân sự" để giúp chủ nhà hàng mới dễ dàng thiết lập.

Chương trình họp nhóm

Quy trình làm việc: Steven sử dụng một bảng chuyên dụng làm chương trình làm việc cho các cuộc họp hàng tuần của mình. Danh sách và thẻ được sắp xếp theo các dự án khác nhau và các tác vụ cấp cao nhất mà họ đang theo dõi trên toàn công ty.

Sử dụng bảng cho: Nhóm điều hành

Mẹo xây dựng bảng: Ngày đến hạn là mấu chốt để duy trì thực hiện các cam kết đúng tiến độ. Các thành viên nhóm đã chỉ định được gắn thẻ trong nội dung bình luận về thẻ dự án và tinh thần làm chủ có được từ việc tham dự thường lệ nhờ các cuộc họp hàng tuần định kỳ.

Phát triển kinh doanh

Quy trình làm việc: Nhóm bất động sản của BurgerFi quản lý việc phát triển các địa điểm nhà hàng mới qua Trello. Các bảng được sử dụng để sắp xếp những tài liệu quan trọng như bản đánh giá, kế hoạch, hợp đồng và hợp đồng cho thuê cũng như hướng dẫn về các cuộc họp hành chính trên trang web.

Sử dụng bảng cho: Nhóm phát triển

Mẹo xây dựng bảng: Việc tích hợp với phần mềm xây dựng của nhóm bất động sản giúp đảm bảo các quy trình được sắp xếp hợp lý. Tài liệu phát triển trang web được sắp xếp theo thứ tự bổ sung cho quá trình họp hành chính về trang web, để họ có sẵn tất cả các tài liệu giúp việc tham khảo trở nên dễ dàng.

Ý kiến phản hồi của khách hàng

Quy trình làm việc: Ý kiến phản hồi của khách hàng về trải nghiệm BurgerFi được thu thập và chuyển tiếp đến một bảng cụ thể để phân tích thêm và hành động.

Sử dụng bảng cho: Nhóm hỗ trợ

Mẹo xây dựng bảng: Gửi email đến bảng là một công cụ hữu ích cho quá trình phản hồi: bất kỳ nhận xét nào của khách hàng đến qua email đều được chuyển trực tiếp đến bảng. Phần mở rộng CardCounter cho Trello giúp theo dõi số lượt bài gửi ở mỗi giai đoạn phản hồi.

Nước sốt bí mật? Đào tạo nhập môn

Hiện nay, không có một thành viên nhóm nào tại BurgerFi không sử dụng Trello cho một số khía cạnh trong công việc của họ. Mặc dù Trello đã trở thành phương tiện chính để cộng tác và quản lý dự án, Steven quan sát thấy quá trình triển khai đã diễn ra trong hơn sáu tháng để có được quy trình làm việc nhóm tối ưu hóa và hiệu quả như hiện tại.

Quá trình triển khai Trello diễn ra thành công nhờ việc đào tạo chi tiết cho tất cả nhân viên được hỗ trợ bởi cam kết nền tảng cấp cao.

Để tận dụng tối đa tiềm năng của Trello, một trong những bước quan trọng nhất mà họ đã thực hiện là tạo các video hướng dẫn tùy chỉnh để giúp đào tạo người dùng mới. Trong loạt video, họ đề cập đến những điều cơ bản của việc sử dụng công cụ Trello, cũng như cách họ sử dụng Trello cụ thể tại BurgerFi.

Họ cũng cung cấp các tài nguyên đào tạo nhập môn và bảng mẫu để chủ sở hữu nhượng quyền mới có thể thực hiện toàn bộ hoạt động với Trello, cộng tác trong các vấn đề như nhật ký cửa hàng, thanh tra y tế và an toàn thực phẩm, khiếu nại (và cả lời khen!) của khách hàng, ghé thăm cửa hàng của công ty và nguồn nhân lực—tất cả với việc những người liên hệ của công ty dễ dàng tiếp cận qua phần bình luận trên thẻ hoặc qua trang của nhóm.

Chúng tôi cam kết bao gồm việc đào tạo và truyền thụ về Trello là một thành phần của hệ thống hướng dẫn nhập môn và đào tạo về BurgerFi cho tất cả nhân viên doanh nghiệp và bên nhận nhượng quyền.

Sự phát triển thực sự là tư duy tập thể

Steven nói rằng nếu bạn đi bộ xung quanh trụ sở chính của họ, bạn sẽ thấy bảng Trello trên màn hình ở khắp mọi nơi. Anh nói thêm: “Tôi không biết chúng tôi sẽ làm công việc hiện tại bằng cách nào nếu không có Trello”.

Điều đó nghe vẻ như nói quá, nhưng số liệu cạnh tranh khẳng định ngược lại. Với dự kiến doanh thu của toàn bộ ngành công nghiệp nhà hàng sẽ đạt 780 tỷ đô la trong năm nay qua hơn một triệu địa điểm cung cấp dịch vụ ăn uống tại Hoa Kỳ, để “làm” công việc BurgerFi đang làm—phát triển một công ty năng động, có tư duy cấp tiến (và các món ngon!) —thì cần có sức mạnh đến từ việc liên kết mỗi một thành viên trong nhóm xoay quanh cùng các mục tiêu tăng trưởng.