Desk Plants + Trello

Lawrence Hanley trở thành một #ngườicóthúvuitrồngcây tận tụy khi đang là giám đốc quảng cáo tại một công ty công nghệ lớn.

Chuyện bắt đầu từ một niềm mong muốn đơn giản là có thứ gì đó để anh có thể chăm sóc sau khi được thuyên chuyển từ Boston đến Austin và không mang theo chú chó yêu dấu của mình (đừng lo—bạn gái của anh đã nhận nuôi chú chó). Cuộc sống mới của anh ở Austin không phù hợp để nuôi thú cưng, vì vậy Lawrence chọn trồng cây. Một vài cây biến thành rất nhiều cây, và rất nhiều cây biến thành... một khu rừng. Anh nói: “Trước khi kịp nhận ra, tôi đã có 40 cây trong căn hộ của mình".

Ở nhà, Lawrence tận hưởng niềm vui chăm sóc cây, trong khi tại nơi làm việc anh quan sát các xu hướng trong ngành liên quan đến niềm đam mê mới phát hiện của mình: “Tôi phát hiện rất nhiều khoản đầu tư được thực hiện với các công ty cây cảnh trực tuyến, và tôi biết đây là cơ hội lớn trong thị trường đó”.

Anh cũng nhận ra vườn ươm trực tuyến không tập trung vào những cây dễ sống—những cây có thể chịu được môi trường ít sáng và tưới nước không thường xuyên. Và do đó, sứ mệnh thành lập của Desk Plants— ra đời: Tất cả mọi người—từ người mới trồng cây đến #ngườinghiệntrồngcây không dứt—sẽ có thể tận hưởng lợi ích của cây trồng trong nhà. Lawrence đã cho ra mắt Desk Plants vào cuối năm 2018, mang đến cho khách hàng các lựa chọn cây cảnh thực sự siêu dễ sống.

Lòng nhiệt tình của anh vượt xa mức độ bình thường, nhưng anh nhanh chóng vướng vào những thách thức của việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Cụ thể là anh phải vật lộn để duy trì sự kết nối cho nhóm của mình với các thông tin mới nhất có sẵn về hoạt động kinh doanh, dù họ đang làm việc trong văn phòng, trong nhà kính, hay tại chợ của nông dân. Trello xuất hiện, trở thành giải pháp cho vấn đề ngày càng tăng này.

Sắp xếp (và duy trì) ngăn nắp với Trello

Chúng tôi chọn Trello bởi thiết kế phù hợp—đẹp mắt—trực quan, và thực sự đáp ứng được những gì chúng tôi cần để giải quyết công việc.

Lawrence nói: “Tôi sẽ là người đầu tiên thừa nhận điều này: Tôi sinh ra đã không có khiếu tổ chức". "Công việc tổ chức là một thách thức đối với tôi. Mà nếu đó đã là thách thức với tôi thì tình hình sẽ còn tệ hơn với nhóm của tôi, vì họ không thể đọc được suy nghĩ của tôi".

Lawrence và nhóm nhân viên cùng nhà thầu của anh đã quản lý Desk Plant bằng sổ sách giấy tờ và bảng trắng. Lawrence kể: “Chúng tôi từng sử dụng các công cụ lạc hậu. Mọi thứ đều được viết bằng tay, và chẳng tài liệu nào trong số đó được để ở nơi tập trung." "Mọi thứ thường cứ bị thất lạc hoặc biến mất." Hệ thống không hiệu quả này có thể khiến doanh nghiệp đi vào bế tắc; khi không có khả năng tiếp cận nguồn tin cậy duy nhất này, các thành viên nhóm không thể đưa ra quyết định. Việc tìm một giải pháp kỹ thuật số để thay thế hệ thống sổ sách thô sơ của Desk Plants đã trở thành mối ưu tiên chính.

Lawrence có chút quen thuộc với Trello trước khi cho ra mắt doanh nghiệp của mình, và tin rằng Trello có tiềm năng phù hợp với nhóm, vì vậy anh đã giới thiệu công cụ này cùng hai công cụ kỹ thuật số khác với họ. Họ dành một buổi chiều để khám phá từng lựa chọn và cùng nhau đưa ra quyết định. “Chúng tôi chọn Trello bởi thiết kế phù hợp—đẹp mắt—trực quan, và thực sự đáp ứng được những gì chúng tôi cần để giải quyết công việc”.

Để tạo ra một trung tâm tập trung, Lawrence trước tiên phải trích xuất thông tin từ sổ sách và xác định những chức năng hỗ trợ và kinh doanh cốt lõi cần bảng Trello. Anh giải thích: “Tôi đã thu thập năm cuốn sổ thường dùng của mình ở văn phòng, ba lô, xe ô tô và văn phòng tại nhà". “Tôi đọc hết chỗ sổ viết như gà bới và sắp xếp các lĩnh vực khác nhau của Desk Plants mà chúng tôi thường xuyên giải quyết".

Lawrence đã phát triển một bảng Trello để quản lý từng lĩnh vực cốt lõi:

• Sự kiện
• Bán hàng
• Tiếp thị
• Hoạt động của vườn ươm
• Dịch vụ khách hàng

Anh cũng tạo một bảng Tổng hợp để theo dõi các ý tưởng và dự án mới không thống nhất với nhau. Cách này giúp mọi người thấy được, theo thời gian thực, những tác vụ nào đang tiến hành và đã hoàn thành, bất kể họ đang làm việc ở đâu.

Ví dụ, Virginia Stroup, người quản lý nhà kính của Desk Plants, thường xuyên truy cập Trello từ điện thoại vì phần lớn ngày làm việc của cô ấy không ở gần máy tính. Lawrence khẳng định: “Điều rất quan trọng là phải đảm bảo mọi người làm việc đúng hướng bất kể chúng tôi ở đâu". “Trello đã xóa sạch rất nhiều điều kém hiệu quả, và điều đó rất đáng giá đối với doanh nghiệp”.

Từ chăm sóc cây đến chăm sóc doanh nghiệp: Lời khuyên từ một chủ doanh nghiệp nhỏ

Chúng tôi đã tăng 30% số đơn đặt hàng mỗi giờ trong sáu tuần qua. Và tôi không nghĩ việc chúng tôi đạt được kết quả này sau khi hợp lý hóa công việc kinh doanh với Trello là một sự trùng hợp.

Khách hàng đặt một loại cây dễ sống từ Desk Plant sẽ nhận được thẻ Chăm sóc cây giao kèm. Desk Plant đưa vào các thẻ này vì có quá nhiều thông tin chăm sóc cây trực tuyến, còn khách hàng lại muốn lời khuyên dễ hiểu về cách chăm sóc cây mà họ đã chọn làm thành viên trong cuộc sống của họ.

Lawrence cũng có lời khuyên dễ hiểu cho các chủ doanh nghiệp nhỏ mới. Anh nói: “Trello là một trong những công cụ bạn sẽ muốn sử dụng từ ngày đầu tiên để luôn sắp xếp ngăn nắp". “Khi bắt đầu kinh doanh, bạn rất dễ ngập đầu trong công việc. Trello giúp bạn theo dõi tất cả những việc bạn muốn làm, đồng thời hoàn thành tất cả những việc bạn phải làm."

Trong trường hợp của Desk Plants, chiến lược đơn giản này đã tạo nên tác động thực sự. Lawrence cho biết: “Chúng tôi đã tăng 30% số đơn đặt hàng mỗi giờ trong sáu tuần qua". “Và tôi không nghĩ việc chúng tôi đạt được kết quả này sau khi hợp lý hóa công việc kinh doanh với Trello là một sự trùng hợp”.