McCorvey + Trello

Được thành lập vào năm 1925, McCorvey Sheet Metal Works có lịch sử phong phú về chất lượng tay nghề và khả năng đổi mới. Hãng thiết kế phát triển, chế tạo và lắp đặt tấm kim loại HVAC này đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kinh ngạc trong lịch sử 92 năm của họ, xây dựng một cửa hàng gia đình quy mô nhỏ tại địa phương thành một doanh nghiệp đa quốc gia hiện có các thành viên thế hệ thứ tư của gia đình McCorvey và hàng trăm nhân viên tận tâm. Với các cơ sở ở Houston, Orlando và Dallas, công ty sản xuất này là một ví dụ tiêu biểu về cách mở rộng quy mô một doanh nghiệp ổn định, thành công.

McCorvey Sheet Metal cũng có lịch sử hoạt động dựa trên giấy tờ trong thời gian dài—đó là những hệ thống sắp xếp lưu trữ trên giấy. Cho đến những năm gần đây, công ty hoạt động trên một hệ thống hành chính tương tự bao gồm phiếu viết tay được sử dụng nội bộ cũng như gửi đến các doanh nghiệp hợp tác. Điều phối viên công nghệ Chris Mondeau nhanh chóng quan sát thấy rằng đây là một truyền thống của công ty do gia đình điều hành và sẽ không mở rộng quy mô thành công với phần còn lại của công ty:

Giấy tờ bị thất lạc, và mọi người không thể theo dõi vị trí của các hạng mục công việc trong quá trình chế tạo hoặc thủ tục văn phòng.

Mục tiêu là chuyển các hoạt động sang một hệ thống không giấy tờ, dễ tìm hiểu, và hơn hết là dễ dàng duy trì bởi tất cả mọi người liên quan.

Xây dựng một trung tâm chính

Chris bắt đầu tìm kiếm một chương trình lên lịch có thể trực quan hóa số lượng tác vụ đang có ở mỗi giai đoạn trong quá trình chế tạo. Tuy nhiên, nhu cầu lớn nhất là một hệ thống phần mềm giúp mọi người dễ dàng tương tác tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình và ở mức độ khả năng kỹ thuật bất kỳ. Anh muốn có một chương trình sẽ là trung tâm kỹ thuật số, tập hợp các tệp và quy trình mà nhân viên McCorvey đang xử lý trong các chương trình như Word và Dropbox. Về mặt kỹ thuật hơn, việc có một API mở cho các tích hợp (như Trello đang làm) sẽ giúp việc áp dụng một công cụ tổ chức trung tâm luôn hợp thời khi nhiều công cụ kỹ thuật số cho nhóm cụ thể được giới thiệu trong quy trình làm việc của công ty.

Trong giai đoạn nghiên cứu, một loạt các công cụ định hướng cho nhóm đã được đưa vào thử nghiệm, bao gồm phần mềm Trello, Mavenlink, Wrike và CRM... Trello trở thành “lựa chọn thay thế giấy tờ” hàng đầu vì một vài lý do:

1. Các tính năng cộng tác, đơn giản nhanh chóng được người dùng trong công ty áp dụng.
2. Việc theo dõi tác vụ trong quá trình sản xuất trên một trình xem bảng rất đơn giản và hiệu quả.
3. Tính chất trực quan của quy trình làm việc giúp nhân viên cảm thấy tự nhiên.

Đầu tiên, thử nghiệm tại hiện trường với Trello

Trello được giới thiệu trong giai đoạn thử nghiệm với 15 người dùng trong quá trình chế tạo. Nhóm của họ đã ghi nhận sự tăng mạnh tức thì về mặt đảm bảo chất lượng: Công nhân tại hiện trường giờ đây có thể thấy tình trạng của các dự án trong cửa hàng theo thời gian thực và xác minh tất cả thông tin cần thiết đã được cung cấp. Lợi ích tăng thêm là gì? Họ không cần phải liên tục gọi điện thoại hoặc gửi email cho cửa hàng để kiểm tra và hỏi han vấn đề nhỏ nhặt.

Trello mang đến lợi ích cho các nhóm của chúng tôi vì công cụ này rất thân thiện với người dùng. Nếu bạn không thích cách hoạt động của quy trình trên bảng, bạn có thể thay đổi quy trình đó. Trello phù hợp chính xác với công việc chúng tôi đang làm trên cơ sở hàng ngày.

Nhiều nhóm hơn trong công ty bắt đầu thấy tác động của việc đưa các nhóm vào một trung tâm cộng tác kỹ thuật số:

• Khi Phó Chủ tịch Charlie McCorvey thấy được tác động Trello mang đến cho quá trình trong cửa hàng, anh đã áp dụng quy trình làm việc kỹ thuật số cho nhóm ước tính. Bằng cách theo dõi trực quan công việc trong quy trình, họ ghi nhận số công việc chưa giải quyết đã giảm đi. Họ cũng có thể thấy khi công việc đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến, và những người cần giúp đỡ để hoàn thành công việc của họ.
• Nhóm chế tạo bắt đầu xây dựng một nhật ký lịch sử vấn đề nảy sinh trong quá trình sản xuất. Sau đó, các báo cáo chế tạo hầu hết được chuyển sang hình thức không giấy tờ.

Nhìn chung, nhân viên thích việc có thể tìm và tiếp cận bất kỳ thông tin nào họ cần nhờ tính chất minh bạch của các bảng Trello. Ví dụ, nếu có vấn đề với khâu thiết kế, mọi người có thể để lại bình luận cho kỹ sư thiết kế trên thẻ của tác vụ đó, đồng thời vẫn có thể tiếp tục làm công việc khác.

Xây dựng văn hóa Trello tại công ty

Một trong những cách mà Chris đã kết hợp Trello vào sử dụng trong công ty hàng ngày là cài đặt trên các thiết bị ở chế độ quầy xung quanh mỗi cửa hàng và văn phòng, vì vậy nhân viên có thể đăng nhập và sử dụng Trello ở bất cứ đâu, vào bất cứ lúc nào. Các ứng dụng di động cũng cho phép thành viên nhóm tại hiện trường có cùng quyền truy cập từ mọi nơi.

Trello đã được nhân viên tại cửa hàng và văn phòng rất ưa chuộng.

Ngoài việc đào tạo Trello cơ bản (thường diễn ra trong nửa ngày), Chris cùng cộng tác với các nhóm McCorvey khác nhau trong một tuần, giúp họ xây dựng bảng dựa trên quy trình của họ. Bắt đầu từ một bộ danh sách “Cần làm”, “Đang làm” và “Đã xong” cơ bản lấy cảm hứng từ Kanban, sau đó anh giám sát và giúp nhóm phát triển quy trình làm việc bằng cách sử dụng các bố cục danh sách, nhãn và Tiện ích bổ sung tùy chỉnh hơn.

Một trong những mẹo hàng đầu của anh là tận dụng thư mục Mẫu Trello để lấy ý tưởng và bảng mẫu có thể tùy chỉnh thay vì bắt đầu từ đầu. Việc kiểm tra thường xuyên với các nhóm cũng rất quan trọng. Chris đảm bảo rằng anh ấy luôn sẵn sàng đơn giản hóa quy trình làm việc trên cơ sở liên tục nếu bảng và danh sách trở nên quá dài hoặc khó sử dụng.

Các bảng nhóm hàng đầu của McCorvey

Dưới đây là một số quy trình làm việc Trello hàng đầu của McCorvey Sheet Metal:

Nhóm xây dựng ý tưởng

Quy trình làm việc: Để giúp thúc đẩy tính sáng tạo trong công ty, một bảng xây dựng ý tưởng trung tâm sẽ khuyến khích nhân viên tạo thẻ có các ý tưởng để cải thiện hoặc thử nghiệm các quy trình mới. Bảng này được xem xét chung vài tuần một lần, khi những ý tưởng hàng đầu được chọn và đưa vào hành động.

Sử dụng bảng này cho: Toàn bộ tổ chức

Mẹo xây dựng bảng: Sử dụng Tiện ích bổ sung Bình chọn để phản hồi nguồn cộng đồng về từng ý tưởng.

Phân bổ khối lượng công việc đa địa điểm

Quy trình làm việc: Một bảng được chia sẻ giữa cơ sở Houston và Florida giúp trực quan hóa quy trình chế tạo. Người quản lý cửa hàng sử dụng bảng này để phân bổ khối lượng công việc nhóm giữa hai địa điểm, tùy thuộc vào công việc tồn đọng.

Sử dụng bảng cho: Người quản lý nhóm

Mẹo xây dựng bảng: Sử dụng nhãn để biểu thị trực quan các tác vụ nào sẽ đến địa điểm nào. Tính năng Gửi email đến bảng giúp những người ước lượng dễ dàng chuyển tiếp các yêu cầu của khách hàng qua email đến bảng và đưa công việc vào quy trình.

Nhắm tới mục tiêu cao hơn

McCorvey chắc chắn đã hưởng lợi nội bộ từ khả năng cộng tác và tính minh bạch mà Trello mang đến cho các hoạt động hàng ngày của họ, nhưng họ cũng đã trở thành công ty đầu ngành nhờ quá trình chuyển đổi kỹ thuật số.

Trong cuộc đấu thầu một dự án cơ sở y tế lớn, Trello đã giúp họ trở nên nổi bật giữa 14 công ty cạnh tranh giành dự án. Trong bài thuyết trình của mình, họ đã thiết lập một bảng chung để cả hai bên có thể giao tiếp và theo dõi quá trình chế tạo trong thời gian thực. Khả năng cộng tác mở mà họ sẵn sàng cung cấp đã gây ấn tượng với khách hàng. Như lời của Chris: “Tính minh bạch luôn là một yếu tố bán hàng quan trọng. Việc sử dụng Trello truyền đi thông điệp là chúng tôi muốn đảm bảo công việc được thực hiện đúng”.

Kỷ nguyên mới cho hiệu suất làm việc không cần giấy tờ

Khi Chris Mondeau bắt đầu tìm một chương trình giúp tổ chức các quy trình sản xuất, anh có thể không biết tác động thực sự mà chương trình đó sẽ mang đến cho toàn thể công ty. Hóa ra, Trello là chất xúc tác thúc đẩy các nhóm của họ chuyển sang môi trường làm việc thực sự không cần giấy tờ:

McCorvey là một công ty hoạt động dựa trên giấy tờ trong 60 đến 70 năm và nhanh chóng chuyển đổi kỹ thuật số hoàn toàn nhờ có Trello. Trello đã tạo nên tác động rất lớn và thực sự là một kết quả bất ngờ—và chúng tôi chắc chắn ưa thích sử dụng công cụ này.

Các mục tiêu ban đầu mà Chris đặt ra khi áp dụng Trello trong công ty—tăng cường cộng tác, tính minh bạch và giao tiếp giữa các nhóm—tất cả cũng đều đạt được với kết quả hữu hình, giúp văn phòng, cửa hàng và công trường của họ trên khắp Florida và Texas luôn kết nối. Đối với McCorvey Sheet Metal Works, việc giờ đây có một trung tâm kỹ thuật số giúp mở rộng quy mô cùng tổ chức của họ là một bước tiến vững chắc trong 100 năm phát triển thành công tiếp theo của công ty.